Gestión de flota de vehículos

Por Cra. Florencia Peña, integrante de Advisory de EY Uruguay

Muchas son las empresas que cuentan con vehículos para la realización de sus actividades, ya sea que se trate de vehículos arrendados o propios, conducidos por el personal de la empresa o con choferes contratados, asignados a una persona o departamento en particular o de uso común. En todos los casos es de gran importancia que exista un adecuado control sobre los mismos.

Uno de los problemas principales compartidos por muchas de las empresas con flotas de vehículos es la falta de indicadores de gestión, careciendo así de elementos que les permitan monitorear el uso de vehículos.

Esta carencia suele encontrarse ligada a la falta de información para elaborar los indicadores (ya sea por no llevar un registro, por mantener registros incompletos o por contar con procesos básicamente manuales que favorecen la pérdida de información).

La incorporación de equipos de seguimiento en los vehículos, puede ser una fuente confiable a la hora de recabar información, permitiendo generar datos y estadísticas precisas e incluso tomar acciones en tiempo real, pero no sustituye la necesidad de implementar controles al interior de la organización.

Dentro de los aspectos de costos, el punto principal a considerar es el consumo de combustible y la razonabilidad del rendimiento de cada vehículo en función del tipo de traslado que se realiza y de las características particulares de cada uno de ellos.

Si bien muchas veces se cuenta con una aproximación general del consumo estándar de los vehículos, el análisis más en detalle posibilita identificar posibles desvíos por mal uso de los mismos, pudiendo implicar en ocasiones desvíos de los fondos de la empresa.

Además del combustible, un ítem a controlar es el referido a los neumáticos y el mantenimiento mecánico. Según los kilómetros recorridos mensualmente, la actividad de cada empresa y la conciencia de los conductores, este puede ser otro costo a relevar y seguir en detalle.

Por otra parte, otro de los posibles egresos de fondos que puede tener la empresa por causa de un mal uso de los vehículos corresponde a posibles multas por infracciones en el tránsito. Si bien en el caso de los vehículos que son asignados directamente a un funcionario es fácil contar con la trazabilidad para que dicha persona afronte el gasto (en caso de que esté así definido por la empresa), en los casos en que los vehículos son compartidos por varias personas, e incluso sectores, si no se cuenta con un registro e información adecuada, es casi imposible identificar al infractor, lo que deriva en que la empresa termina afrontando la multa.

Otro de los temas fundamentales es la disponibilidad de los vehículos. No siempre la flota con la que se cuenta es la óptima, ya sea porque hay una sobre demanda de vehículos, impidiendo que se realicen todos los traslados previstos, o que el porcentaje de utilización sea bajo, lo que implicaría tiempos ociosos en la utilización de los mismos.

En este último caso, analizar los datos referentes a utilización de la flota podría llevar a tomar decisiones que hagan más eficientes su uso, como aumentar/reducir la flota propia, cambiar las políticas de uso, contratar servicios de terceros para cubrir momentos puntuales, etc.

Debe considerarse que el número óptimo puede no ser el mismo durante todo el año, ya que puede haber temas estacionales o zafrales que determinen que los usos no sean uniformes a lo largo del año, lo que dificulta aún más la tarea de evaluar el desempeño de la flota y las medidas a tomar respecto a la misma.

En general, los controles anteriormente mencionados están más bien orientados a los vehículos utilizados directamente por el personal de la empresa, aunque muchos también aplicarían a los vehículos con choferes externos. En este caso debe tenerse en cuenta si los choferes son contratados de forma independiente o los vehículos con choferes son contratados como un servicio único prestado a la empresa. Sin importar cuál sea el caso, es importante recordar que si los choferes son contratados como un servicio tercerizado, se deberá realizar un adecuado control sobre el cumplimiento de la ley de tercerizaciones.

En síntesis, son varias las debilidades que suelen encontrarse en la administración de flotas a pesar de las evidentes ventajas derivadas de una adecuada gestión. Por lo tanto es recomendable definir un procedimiento de uso y control de los vehículos, incluyendo registros e indicadores adecuados y un monitoreo periódico.