Ya hemos conversado en este blog sobre cómo ha cambiado el panorama de la navegación por Internet en estos últimos años (linquear). En pocas palabras, pasamos del reino del Internet Explorer que todo lo dominaba hasta hace no tanto tiempo, a la democracia de los múltiples navegadores en la que cada usuario elige cuál le gusta más o cuál se adapta mejor a sus necesidades.

En este escenario, Chrome de Google se ha convertido en el nuevo favorito, tal vez tanto –o más, a juzgar por los números- que el muy versátil Mozilla Firefox.  Según las últimas cifras de W3schools (que ha medido el uso de navegadores desde 2002), el 51,7% de los internautas usan Chrome, frente al 28% que elige Mozilla Firefox y un decreciente 13% que navega a través de Explorer. Basta ver las cifras en este link para entender el cambio: en 2002 el navegador de Microsoft era usado por el 85% de quienes ingresaban a Internet.

Cada navegador tiene sus fans y adeptos, pero para los muchos que usan Chrome, estos consejos de uso les pueden ahorrar tiempo y evitar problemas:

1. Pestañas predefinidas. Cada vez que se accede a Chrome es posible abrir automáticamente los tres, cuatro o xxx sitios preferidos que se consultan a diario. Si el usuario es un economista tal vez comience con Bloomberg, el Financial Time o la Bolsa de Montevideo. Si el internauta está interesado en noticias podrá marcar los portales web que más le interesa consultar. Para hacerlo hay que cliquear en la esquina superior derecha (un ícono con tres rayitas al que también se accede con la combinación de teclas ALT+F) y allí ir a Configuración; luego, en “Al iniciar”, marcar “Abrir una página específica o un conjunto de páginas” y establecer las direcciones de los sitios que se abrirán cada vez que se acceda a Chrome.

2. Sincronización total. Chrome se aprovecha al máximo si se lo vincula con una cuenta de Google. Esto permite usarlo de la misma manera en cualquier PC, notebook, tableta o teléfono (ya hay versiones de Chrome para iPad, iPhone y por supuesto para Android, su plataforma “madre”). De esta manera se puede acceder a los mismos favoritos, extensiones y aplicaciones que se definieron en una computadora, desde otra computadora. Es más, si uno visita un sitio en su celular, Chrome lo registra y luego ese historial se puede duplica en la computadora o la tableta (eso se ve al abrir una pestaña nueva, abajo a la derecha, bajo el título “Otros dispositivos”). Para sincronizar hay que ir al menú principal de configuración (ALT+F) y allí ir a “Iniciar sesión en Chrome”.

3. Aplicaciones y atajos. Chrome permite instalar aplicaciones que se bajan de la Chrome web Store y que sirven para acceder con un solo click a un sitio web, sin tener que ir a los favoritos ni buscarlo en Google; también se usan para activar una herramienta o jugar un juego. Hay aplicaciones para cientos de servicios, desde YouTube hasta Evernote. Es posible ver las aplicaciones instaladas al abrir una nueva pestaña.

Pero incluso si el sitio web que se quiere tener a mano no desarrolló una aplicación para la Chrome Store, es posible crearse un ícono a medida en el escritorio o en la barra de tareas. Para eso hay que ir al menú de configuración (ALT+F o icono de la esquina superior derecha), Herramientas/Crear accesos directos a aplicaciones.

4. Administrador de tareas. Presionando SHIFT+ESC se pueden ingresar al "motor" del Chrome, para saber qué pestañas o extensiones están consumiendo más memoria. Esto es particularmente útil cuando el navegador va lento y cansino; eso es en general señal de que algún proceso se complicó o de que alguna extensión no está funcionando bien.

5. Chequear tiempos de carga. Más de un navegador permite modificar el código con el que se escribió un sitio web y Chrome no es una excepción: para hacerlo hay que presionar con el ratón sobre el sitio web que se está navegando, cliquear con el botón derecho y cliquear en “Inspeccionar elemento”. Una vez que se abre este cuadro inferior hay una función que puede resultar útil incluso para personas que no entienden nada de codificación web. En la pestaña Network (Red) se puede ver cuánto tarda en cargar una página, un elemento fundamental en esta época de banda ancha y velocidad de Internet supersónica. ¿El sitio web de mi competencia tarda más que el mío? Para saberlo presionar Network y recargar (con F5) el sitio a testear.

6. Búsqueda dentro de una página. Súper útil cuando no encontramos la palabra que estamos buscando. Presionar F3 y se abre un cuadro de búsqueda; al escribir el término se indican con color destacado todas las veces que se repite a lo largo del sitio.

7. Arrastra y suelta. Cuando se baja un archivo de Internet o un adjunto de un mail (ya sea un documento, una imagen o un video por ejemplo) Chrome lo deposita en una barra ubicada en la parte inferior del navegador. Para moverlo de lugar se puede abrir la carpeta que la contiene (generalmente la de Downloads o Descargas) y trasladar ese archivo al sitio en el que se lo desea almacenar permanentemente. Pero también se puede arrastrar (drag n drop) hacia el Escritorio, hacia Mis Documentos o hacia cualquier otra carpeta elegida.

La misma función de arrastrar y soltar funciona para pasar un archivo al Chrome: es posible arrastrar una foto, por ejemplo, y verla en el propio navegador. Ídem un audio o video.

8. Autorellenado. Se pueden programar una o más direcciones que luego se llenarán automáticamente en los formularios web que el usuario necesite completar. Para eso hay que ir a Configuración y allí presionar (debajo de todo) en “Mostrar opciones avanzadas”, para luego dirigirse a la sección “Contraseñas y formularios”. Marcar el cuadro “Habilitar la función Autocompletar para rellenar formularios web con un solo clic” y abrir el formulario que permite subir varias direcciones diferentes.

En ese mismo lugar es posible deshabilitar la opción de “Guardar contraseñas”, que a algunos internautas no les gusta porque simplemente no les parece confiable o porque comparten sus computadoras con otras personas en la casa o el trabajo. 

9. Administrar las pestañas. Desde aquellos años 90 en los que se abría una ventana del navegador cada vez que había que ingresar a un sitio web (y ni hablar de abrir muchas ventanas, porque terminaba “matando” al Windows), hemos evolucionado a un uso cada vez más intensivo de los navegadores. Es muy frecuente tener más de 10 pestañas abiertas al mismo tiempo. En algunos casos, y sobre todo cuando el Chrome tiene instalados muchas extensiones (pequeños programitas que permiten realizar un sinfín de funciones), el navegador puede cerrarse inesperadamente. Hay varias estrategias para evitarlo y una es descargar de la Chrome web store la extensión OneTab. Cuando se usa la decena de pestañas abiertas se transforman en una sola página en la que se ve cada una como un link; al cliquear sobre ellos se vuelven a abrir.
 
10. Por el camino más corto. Existen numerosos “atajos” de comandos para realizar diferentes funciones en Chrome. Uno muy útil es Ctrl + Shift + T, que permite abrir una pestaña que recién se cerró por accidente. Lo mismo se puede hacer ubicando el mouse sobre el espacio libre de las pestañas, cliquear con el botón derecho y luego “Volver a abrir pestaña cerrada”.

Otros “atajos” útiles:
Ctrl+Tab para ir cambiando entre una pestaña y la otra
Ctrl-1 para ir directo a la primera pestaña
Ctrl-2 para ir a la segunda pestaña
Ctrl-9 para ir a la última pestaña

Lista completa de atajos.

¿Qué elegirías llevar contigo a una isla desierta sí solo pudieras elegir, digamos, dos cosas y, además, supieras que vas a permanecer ahí durante mucho tiempo? De acuerdo, la pregunta es patética; suena a programa de entretenimientos, a adivinanza estéril…Porque seamos realistas: ni aun queriendo podría hoy uno encontrar una isla desierta en este planeta hiperdescubierto. Pero detengámonos un momento en el espíritu de la pregunta, que más allá de su inutilidad apunta a separar lo esencial de lo accesorio. Y eso sí que da problemas: ¿cuáles de los miles de objetos que pueblan una casa me llevaría conmigo? 

Y así surge la segunda pregunta que seguramente todos nos hemos hecho alguna vez, cuando inevitablemente nos permitimos fantasear con catástrofes “que acá nunca pasan”. Confiéselo: usted también alguna vez pensó qué objeto material lucharía por salvar de su casa en llamas, intentaría guardar si tuviera que evacuar porque se viene una tormenta, un terremoto o una guerra inesperada que lo haría dejar todo detrás. Yo lo he pensado y la verdad, nunca se me cruzó por la cabeza la computadora. Básicamente porque en un contexto de catástrofe, cualquiera sea la que “nunca sucede aquí”, se supone que no habría electricidad, ¿no es así?

La cuestión es que, en cualquiera de los escenarios que planteo en mis infrecuentes pensamientos apocalípticos, siempre pienso que salvaría dos o tres libros adorados y hasta me permito fantasear con la frivolidad de intentar rescatar mi par de zapatos favoritos. Pero ante todo –e incluso los libros por esto...y tal vez los zapatos- daría un brazo por recuperar las fotos de mis hijos.

Lo que lleva a la siguiente pregunta: ¿dónde se guardan nuestras imágenes más queridas? Antes tal vez habría bastado con cazar al galope dos o tres álbumes en los que cuidadosamente alguien había decidido contar la vida de una familia a través de fotografías amorosamente seleccionadas. Eran otros tiempos: había que comprar un rollo, sacar una foto, revelarla y todo eso tenía un costo nada despreciable. Consecuencia: no cualquiera imagen pasaba a formar parte del altar del álbum familiar.

Ahora casi todo el mundo guarda cientos y más bien miles de fotos en sus computadoras. Salvo escasas excepciones, casi nadie las imprime sistemáticamente para luego crear álbumes. Y de vuelta a la hipótesis de una catástrofe: si en medio de un incendio quisiera salvar mis fotos, ¿tomaría la computadora como el bien más preciado? La realidad demuestra que no es necesaria ninguna catástrofe para perder todas los recuerdos en imágenes de una vida. Basta un olvido, un robo, un desperfecto técnico que dañe el disco duro de la PC (algo que sucede mucho más frecuentemente de lo que las marcas nos quieren hacer ver cuando publicitan la nueva notebook maravilla). Zas. Adiós a las memorias en forma de píxeles.

Todo lo anterior fue una larga y tortuosa introducción para llegar al punto del post de hoy: ¿por qué en la mayoría de los casos –disculpas a los prolijos y metódicos, no hay más remedio que generalizar en estos temas- no realizamos un backup adecuado de lo que contienen nuestras computadoras? Y por backup definamos la o las copias de seguridad de lo que guardamos en el disco duro de la PC. Sea sincero: ¿lo  ha hecho? Y si la respuesta es afirmativa, ¿cuándo fue la última vez que lo hizo? Y una más: ¿dónde guarda esa información que supuestamente salvaría antes que nada?

Primero lo primero. Es posible realizar una copia de respaldo tanto dentro como fuera de la PC. La primera opción es útil en caso de que accidentalmente borremos algún archivo o carpeta importante y luego no se pueda recuperar en la papelera de reciclaje. Para eso tanto Windows como Mac tienen incorporadas herramientas de respaldo; bastan unos pocos pasos para activarlas. (En Windows vaya al Panel de Control y busque la función de Backup and Restore)

Pero el respaldo –o los respaldos- más convenientes son los que se hacen fuera de la PC, para lo cual puede usarse un dispositivo externo (disco duro portable, por ejemplo) o la propia nube. Los discos duros portables son ahora una opción relativamente económica y sencilla de usar. Lo ideal es comprar uno que al menos equipare la capacidad de memoria de su PC, pero si se tiene en cuenta que los precios de estos aparatos han bajado mucho en los últimos años, es mejor invertir en uno que la duplique. El espacio de un disco portable es igual al de un ropero: siempre se llena, aunque al principio parezca enorme; en el mercado se consiguen aparatos de entre 500 y 750 MB por precios que van de los 90 a los 150 dólares. 

Para hacer un backup prolijo y sencillo, hay que seguir los pasos que ofrece el propio Windows. La primera vez que se conecta el disco con un cable USB, Windows te pregunta si querés usarlo como backup. Esto permite crear una copia espejo del disco duro de la PC, que respeta las mismas carpetas y archivos creados allí. Si Windows no abre esta opción automáticamente ir al menú de Inicio, tipear “backup” en la ventana de búsqueda y eso lleva a la herramienta.Luego de hacer la primera copia de respaldo del sistema Windows seguirá haciendo otras regularmente. Si alguna vez el usuario necesita recuperar algún archivo de esa copia debe abrir la función “Backup and Restore” y cliquear en “Restore My Files.

Luego sólo hay que acordarse de guardar ese o esos discos duros portables en algún lugar seguro. Lo ideal es dejar uno en casa y otro fuera. Siempre lejos de la PC que estamos copiando. El escenario más probable en un robo, por ejemplo, es que el ladrón marche con todo aparato que pueda revender. Y eso incluye los portables. Lo cual nos lleva a la segunda opción de backup, que se ha hecho popular en los últimos tiempos con el avance de la “nube”. Hay diversos servicios que permiten guardar nuestros archivos allí, y muchos los hemos repasado en este blog, pero para recordarles rápidamente: Dropbox, Skydrive, Google Drive, Box. Estos son servicios de almacenamiento pero no de backup. La diferencia principal es que no funcionan automáticamente; el usuario debe recordar guardar sus archivos cada determinado tiempo, mientras que otros servicios que veremos a continuación nos sacan este peso de la memoria a través de automatismos que se pueden programar. 

En cualquier caso es casi seguro que si eligen uno de los servicios de almacenamiento en la nube deberán comprar espacio extra al que se ofrece gratuitamente (que no suele pasar de los 10 GB). Los planes varían según la empresa y conviene informarse en las web de cada una de ellas. Dropbox cobra por ejemplo entre 200 y 500 dólares por año según se elijan planes de 100, 200 o 500 GB. Si saca las cuentas obviamente es más económico comprar varios discos duros portables. Pero también es cierto que estos aparatos se pueden romper, perder, robar, etc. Del otro lado, quienes desconfían de la nube han argumentado –con razón- que tampoco es improbable que un día revienten los servidores de la empresa que guarda la información y  todo se pierda. Conclusión: intente guardar en los dos lados.

Una opción interesante –pero con costo- es CrashPlan, una de las varias herramientas que permiten organizar todas las copias ya sea en un disco duro o en sus propios servidores. La aplicación, que funciona para Windows, Mac y Linux, puede bajarse gratuitamente pero tiene un costo que varía entre los cinco dólares por mes (para una sola computadora) y los 10 dólares mensuales (para un plan familiar que incluye entre una y 10 máquinas). La gran ventaja que tiene este servicio sobre otros es que una vez que el usuario lo programa, puede realizar copias de seguridad hasta cada un minuto, automáticamente, de manera que cada vez que se modifica un archivo o se agrega uno nuevo, todos esos cambios pasan a formar parte de la copia. Una vez que se instala el programa éste le indica cuáles son los directorios que debe incluir en el backup, aunque estas especificaciones también se pueden dejar de lado y elegir manualmente las carpetas y discos a copiar.

El espacio de un disco portable es igual al de un ropero: siempre se llena, aunque al principio parezca enorme

Crashplan ofrece cuatro opciones de destino para realizar la copia de seguridad de sus archivos (se accede a través de la pestaña Destinations), que pueden utilizarse de forma separada o combinada. Es decir, puede elegir realizar una copia en un disco externo, en otra computadora y también en los servidores de la empresa. Y en cada uno de ellos puede poner los mismos o diferentes contenidos. Crashplan solo cobra por la opción online (el resto puede utilizarse gratuitamente). 

Una opción interesante que ofrece es la posibilidad de hacer un backup en otra computadora que idealmente debería estar en un lugar físico diferente a la del usuario en cuestión. Es como pedirle a tu madre que te deje guardar en su garaje o sótano lo que no te entra en tu apartamento. Depende de la buena voluntad del amigo o pariente, pero si –por ejemplo- tu madre o padre tienen una tremenda computadora con 500 GB de memoria de los que usan 50GB en unos pocos archivos, tal vez podrían prestarte temporalmente unos 250GB (para no abusar). Si acceden sólo hace falta que bajen CrashPlan y el sistema podrá hacer un backup de tus archivos, a través de Internet, en la computadora “prestada”.

Una vez realizada la primera copia de seguridad el usuario puede restablecer cualquier archivo que grabó allí. El sistema guarda duplicados de todos los archivos, incluso si éstos luego se borran (a menos que se disponga que se deben borrar). Aquella foto del novio que decidiste por fin alejar de tu vida y que por lo tanto borraste de tu disco duro con incólume decisión, ya no está en tu computadora pero sí en los servidores de CrashPlan. El respaldo reconforta, porque se sabe que el destino es aún más caprichoso que el disco duro de una compu. 

Incluso si ahora, cuando están terminando de leer este post, creen que todo lo anterior es producto de una mente hiper e innecesariamente ordenada, les hago perder otro minuto: existe un día dedicado al backup. Sí, como el día del maestro o el día de la papa frita, pero para las copias de respaldo de lo que guardamos en nuestras computadoras. El 31 de mayo se celebra el World Backup Day, o al menos lo celebran quienes decidieron que era hora de invertir unos minutos en asegurar la supervivencia de alguna de nuestras posesiones virtuales más queridas. Quienes crearon este sitio web creen que no es pavada esto del respaldo, si se tiene en cuenta que cada año se están generando 1,8 zetabytes de información que –para qué intentar calcular cuánto es- equivale a la información que podrían almacenar 57.000 millones de iPads.

Bonus track: otros servicios de backup online a explorer

Carbonite

Mozy

Jungle Disk

Crédito imagen: Flickr (CC)

Cuenta la leyenda –y esto de Internet es pródigo en leyendas, aunque sean pocos los años de historia para cosecharlas- que el primer mail lo mandó un señor llamado Ray Tomlinson. Bueno, es una leyenda confirmada, al menos por él, aunque luego surgieron los infaltables disputadores, incluyendo alguien que hace ahora exactamente 30 años inventó algo que bautizó e-mail (que es como que si a quién se le ocurrió la palabra vino hubiera intentado disputarle el invento a quien efectivamente hizo por primera vez una bebida alcohólica con uvas fermentadas).

Pero de vuelta a Tomlinson, el señor mandó lo que hoy se considera fue el primer mail mucho antes de que existiera incluso un sitio web. Fue en 1971, como parte del trabajo que estaba haciendo Arpanet, un producto de la Darpa, la agencia que había sido creada por el departamento de Defensa de Estados Unidos para que los sistemas de comunicación evolucionaran para resistir una todavía bastante probable debacle atómica. El resultado inesperado al que llegaron los científicos de esta agencia fue Internet, pero esa es ya otra historia. Y aunque el temor al invierno nuclear se disipó a medida que el "enemigo" ruso se fue hundiendo por la presión de su propia hoz y martillo, Arpanet es hoy protagonista de lujo en la evolución de Internet. 

Una tarde Tomlinson estaba aburrido y decidió intentar mandar un mensaje a otra computadora (no eran las notebooks de ahora, cada una ocupaba mucho espacio), de hecho una que estaba al lado de aquella en la que él escribía. Empezó a escribir letras y caracteres sin sentido. Luego de varios intentos logró mandar ese primer e mail, en el que escribió -y esto sí que parece leyenda, pero podría ser ehh!- QWERTYUIOP”. No fue original: escribió automáticamente la sucesión de letras que integran la primera línea de un teclado. Y sí, también en eso se origina la denominación que se le suele dar a los celulares QWERTY, que son los que incluyen teclados físicos y no -o no solo- táctiles.

Pero vuelvo al email. Esto es lo que tiene la historia; te pesca la curiosidad, no te la suelta cuando comenzás a descubrir relaciones que te hacen entender fenómenos y hechos del presente...pero también es posible que te desvíe del objetivo primario, que en este caso era describirles algunas herramientas y trucos que pueden ayudarles a mantener a raya al hijo no buscado de Tomlinson: el correo elecrónico. El hombre creó el e-mail pero nunca imaginó que el “niño” iba a terminar cambiando la forma misma en que nos comunicamos, los procesos de trabajo y en particular, la productividad del ser humano conectado. Y es que el mail es un grande -quién podría vivir sin él- pero como todo genio...cómo joroba a veces.

Se estima que hay unos 3.300 millones de cuentas de email en todo el mundo; cada día se envían 145.000 millones de mensajes que atraviesan el planeta en todas las direcciones (datos de Radicati Group). Cinco años atrás se calculaba que existían 543 millones de cuentas. Los números, que a veces agobian, en este caso sirven para discutir la hipótesis que algunos han manejado luego de la llegada y auge de las redes sociales: el e-mail está lejos de morir y, de hecho, parece ser el medio favorito para enterarse incluso de las novedades que se generan en las redes sociales.

Pero una herramienta tan útil como el mail también puede derivar en una relación amor odio. Te amo porque me dejás comunicarme al instante, solucionar en pocos minutos problemas que antes requerían cinco llamadas telefónicas, desestimar proveedores insistentes y tantas otras cosas. Te odio porque no puedo dejar de mirarte y atenderte, porque me interrumpís cada minuto cuando salta esa ventanita que indica que alguien me está buscando, alguien requiere de mi respuesta, alguien creerá que si no le contesto ya no lo quiero/atiendo/considero.

Los gurúes de la productividad aconsejan olvidarte del mail y chequearlo en determinados períodos, por ejemplo cada dos horas y durante 15 minutos. Si alguien alguna vez lo logró, que avise. No creo que exista la fórmula perfecta para impedir que el mail nos interrumpa a cada paso (sobre todo si consideramos que ahora nos acosa desde la PC, el smartphone y la tableta), pero si utilizamos algunas de las herramientas disponibles para amainar a este gran aliado, tal vez cada usuario podrá desarrollar con él una relación más inclinada hacia el amor que hacia el odio. Les paso algunas de las claves, al menos aquellas que yo estoy explorando (y confieso que todavía sigo en el eje amor-odio, inamovible, pero hay que perseverar):

Interrumpir. Un reporte de McKinsey Global señaló que las personas ocupan el 28% de su tiempo laboral escribiendo, leyendo y contestando correos electrónicos. Muchas de estas acciones son poco productivas, porque lo que genera el mail es algo así como un desafío inútil que nunca se logra resolver a favor del usuario; el imperativo suele ser “tengo que vaciar mi bandeja de entrada”. Es como un videojuego en cuanto al nivel de adicción: el mail no me va a ganar. Cada vez que contestamos, archivamos, borramos o enviamos un correo a una categoría en especial, sentimos que es una pequeña batalla ganada. La cuestión es a quién se la ganamos; al tiempo indudablemente no. Inboxpause es una nueva herramienta que permite lo que su nombre promete: pausar la bandeja de entrada y devolver el control al usuario. Cuando se comienza la pausa el sistema envía todos los mails que llegan a una carpeta especial, y luego los devuelve a la bandeja de entrada, cuando el usuario decide terminar la pausa. Cuando esta se activa es posible personalizar un mensaje que recibirá automáticamente quien le mandó un mail, advirtiéndole –por ejemplo- que usted no está disponible y que no le contestará hasta dentro de xx minutos u horas.Si es efectivo o no, ya me lo contarán ustedes. Yo lo instalé en mi Gmail y hasta lo usé una vez, luego de mirar de reojo y con desconfianza el gran botón turquesa que promete “Pausa”, sin muchas ganas de presionarlo.

El sistema funciona, sobre todo cuando uno debe concentrarse en algo para terminarlo de una vez por todas. Entre sus desventajas es que sólo puede utilizarse en Gmail, aunque seguramente pronto habrá desarrollos para otras plataformasPero hay otras herramientas y técnicas que permiten amigarnos con el e-mail y usarlo aún más para nuestro provecho.

Simplificar. Gmail ofrece las llamadas “Respuestas almacenadas”.html (en inglés Canned Responses) que son algo así como formatos prehechos que el usuario puede generar y que salen en segundos, sin necesidad de escribir cada respuesta. Es cierto, no sirven para muchos casos. Las que uso yo son: “Gracias por la información. Me contactaré a la brevedad”. “OK. Voy” (simple pero efectivo, ¿cuántas reuniones hay que confirmar por día?) Para generarlas hay que crear un mensaje en Gmail y cliquear en Respuestas Almacenadas (debajo del campo de Asunto, a la derecha). Allí se pueden generar nuevas respuestas que luego quedan disponibles para el futuro. Si no las encuentran tienen que activar esta función en Google Labs (Configuración/Labs y allí cliquear en Respuestas Almacenadas).

Discriminar. Si, discriminá y eliminá todos los correos que recibís porque alguna vez creíste que el contenido de aquel blog te iba a interesar, o que te vendría bien recibir las ofertas de la tienda remeritas.com, o el catálogo de aquel supermercado que nunca mirás. Buena parte de la pérdida de productividad que sufrimos como consecuencia del e-mail superpotenciado deriva de nuestra curiosidad malsana de querer saberlo todo. O intentarlo, al menos.

No todo el mundo es adicto a las newsletters; de hecho conozco mucha gente que defiende su dirección de correo electrónico como si fuera un castillo medieval. “Ni loco le doy mi mail”, contestan cuando la empleada de un comercio se los pide para incluirlos en una base de datos. Tal vez hacen bien. Esa evidente muestra de antipatía ante un desconocido al menos les evitará mails indeseados con ofertas, promesas y pichinchas que en la mayoría nunca llegarán a leer porque se acumularán en alguna carpeta del e-mail.Para los que no somos así y ofrecemos nuestro mail ante cualquier solicitud, hay herramientas que permiten administrar esta superproducción de newsletters y mails institucionales. Tanto Unroll.me como Swizzle hacen un escaneo de todos los mails contenidos guardados en una cuenta (no importa si están en la carpeta Spam o si crearon una especial para Masivos), detectan aquellos que tienen toda la pinta de ser newsletters y permiten que el usuario decida, desde un solo lugar, cuáles quiere seguir recibiendo y cuáles cortar, para lo cual elimina suscripciones en masa. 

Espiar. Ya que contestar cientos de mails por semana nos lleva tanto tiempo, no hay derecho a que alguien no abra alguno que costó minutos, tiempo y esfuerzo. Bananatag y Toutapp permiten traquear qué mails fueron abiertos, para que la próxima vez que el compañero de trabajo se haga el sota cuando le preguntás –después de un día sin novedades- si va a solucionar ese problema que le planteaste por mail, no pueda decir con cara angelical “yo no recibí nada”. Atrapado! Se lo que leíste el… al menos se que abriste mi mail, ergo lo recibiste. Tal vez no lo leíste pero ahí ya no culpes a la red, la tecnología o al malvado webmail del laburo en el que todo se tranca. Ambos servicios tienen planes gratuitos y pagos, según el tipo de funciones que se utilicen.

Ahorrar. Hay muchas formas de ahorrar tiempo con el correo electrónico. Algunas ya las hemos visto en este blog. Pero lo que permite hacer Attachments.me todavía no lo había detectado. Mientras que cada vez se hace más común guardar materiales, documentos y archivos de todo tipo en servicios “en la nube” como Google Drive, Dropbox, Skydrive, Box y otros, esta nueva herramienta permite utilizar este material como adjunto de un mail que se envía desde Gmail. Hasta ahora, cada vez que quería adjuntar una foto o documento que había archivado en Dropbox, por ejemplo, debía copiar ese archivo en el disco duro de la computadora para luego poder incluirlo en un mail. Con Attachments.me se puede adjuntar directamente desde uno de estos cuatro servicios (Dropbox, Google Drive, Skydrive y Box), que además son los más populares. Basta instalar la extensión para Chrome y cualquier archivo que se guardó en la nube se convierte en adjunto.

Lo que es incluso más útil es que cualquier adjunto que se reciba en un mail (foto, documento, ppt, cualquier archivo) se puede luego cargar directamente a uno de los servicios en la nube. Al instalar la extensión para Chrome se genera un pequeño cuadro que, cuando en un mail se adjunta un archivo, permite subirlo al servicio deseado (o a varios).

Imagen: Flickr

Antes para editar un video había que ser un profesional. O al menos un amateur muy preparado: cursos de fotografía, edición, efectos especiales. Ahora para editar un buen video también hay que ser un profesional o al menos un amateur dedicado. Pero para disfrutar un video doméstico –familia, amigos, deportes, las cosas de todos los días- basta con dominar los secretos de YouTube.

De la mano de Google, que la adquirió en 2006, la red social de videos más potente del planeta ha evolucionado a un ritmo asombroso, adaptándose a lo que su inmenso público quiere: ver videos de otros, pero también subir los propios para compartir con sus seres queridos.
Al principio Youtube apenas permitía subir videos de unos pocos minutos, para lo cual había que cargar archivos digitales de determinado peso y formato. Hoy en día es posible subir casi cualquier formato de video (avi, mov, mp4, flash, son sólo algunos de los permitidos) porque el objetivo de esta empresa es, clara y explícitamente, evitarle a su usuario común y corriente cualquier tipo de complicaciones.

Para allanarle el camino a esta usuario “medio”, Youtube debió primero entender cómo actuaba y qué quería de la red. Así se dio cuenta de que un usuario promedio tiene una cámara que le permite grabar video (probablemente una de fotos compacta, que sin embargo genera imágenes de buena calidad) o una pequeña cámara de video (una Flip o Kodak Zi8, por ejemplo). Ese señor no tiene idea – en la mayoría de los casos- de en qué formato graba video su cámara (¿AVI, MOV, qué es eso?). Es bastante probable que tampoco sepa cómo transformar esas imágenes sueltas en una pequeña historia familiar, a través de cortes y pegues que pueden terminar conformando un video casero.

Por eso Youtube se asegura de que el usuario común y corriente sólo deba aprender a hacerse una cuenta en la red social y a subir un video. El resto está casi todo comprendido entre las cuatro paredes virtuales de la red de videos.

Entre las tantas buenas noticias que ha dado Youtube en los últimos meses, y que muchas veces pasan desapercibidas por la avalancha de información, está la funcionalidad que permite editar un video ya subido, la que hace posible cambiarle la música, subtitularlo y hasta nublar los rostros de personas que no deseamos que sean identificadas. Estos son sólo algunos de los “secretos” de Youtube que hacen la vida más fácil al “videógrafo” amateur:

-Desde fines de 2011 Youtube agregó un editor de videos que si no exhaustivo permite realizar varios tipos de cambios en el archivo ya subido. Antes, si se quería modificar un video que ya se había cargado no había más remedio que hacerlo con un programa de edición instalado en la computadora, lo que generaba un nuevo archivo digital que había que volver a subir a la red. Ahora es mucho sencillo: en la página de inicio de YouTube hay que cliquear sobre el usuario (arriba a la derecha) y elegir en el menú que se despliega debajo la opción “Gestor de videos”. Al ingresar se ven todos los videos que uno cargó y debajo de cada uno el botón “Editar”, al lado del cual hay una flechita. Al presionarla se ofrecen varias opciones. Para acceder al editor hay que elegir “Mejoras”, que lleva a una nueva pantalla en la que se pueden explorar las diversas opciones que ofrece YouTube:

1) Recortar. Es posible “cortar” partes del video que se desean eliminar en el producto final. En el visor de edición se puede ver a la izquierda el video original y a la derecha un preview del nuevo, que se genera a partir de los cambios que se le van haciendo.
2) Girar el video 90 grados a la derecha o izquierda
3) Estabilizar la imagen. Uno de los errores más comunes del camarógrafo amateur es el constante temblor que genera en la imagen movimientos tales como caminar o incluso respirar. Esta herramienta ayuda a mejorar el video final y evitar los “temblores”
4) Voy a tener suerte. El botón es el mismo que Google estrenó primero en su buscador y que ahora ha comenzado a incluir en otros de sus servicios. Siempre vale la pena probarlo y ver el resultado final, que además es reversible en caso de que se prefiera el video original. En términos generales este botón arregla problemas de iluminación, temperatura de color y también estabilización. A veces los cambios son tan pequeños que pueden resultar casi imperceptibles, pero siempre colaboran con la calidad final del video y al final, el espectador lo agradecerá.
5) Colores y luz. A la derecha del editor hay cuatro botones que permiten graduar la luz de relleno, el contraste, la saturación y la temperatura del color. No somos profesionales, así que lo mejor es probar con diversas medidas y quedarse con la que a uno le gusta más.
6) Debajo del editor de video está el botón “Opciones adicionales”, que hace pocos días incorporó la función “Difuminar todos los rostros”. Con ella se pueden nublar todos los rostros incluidos en un video, para evitar que sean reconocidos. Youtube generó esta opción pensando sobre todo en los países y lugares del mundo en los que activistas muestran sus movilizaciones y otros videos de denuncia, pero que no quieren ser identificados por su propia seguridad. Eventualmente se podría usar hasta para ocultar rostros de niños.

Es posible experimentar con todas estas funciones y volver a intentarlo cuantas veces se nos ocurra. Nada cambiará el video original hasta que no se presiona el botón Guardar. En el caso de “difuminar rostros”, se puede crear una nueva copia del video que será la que se modifique, pero todavía se mantiene el original.

Además de estas ediciones, también se pueden aplicar Efectos al video subido (colores, blanco y negro, Antiguo, Dibujos animados, Años 60, etc). Y, en la pestaña vecina a “Efectos” se puede modificar el audio. Esta función es particularmente útil cuando a Youtube se le ocurre estampar el molesto cartel de que la música utilizada tiene copyright. Entonces es posible cambiarla en esta pestaña, eligiendo entre más de 150.000 tracks categorizados por género (también se puede buscar una canción en particular por su nombre).

La edición es una de las nuevas funciones que ha sumado YouTube, pero en la pestaña “Editar” a la que se accede en el Gestor de Videos, también se listan otras opciones que pueden resultar útiles dependiendo de los objetivos. Una de ellas son las llamadas “Anotaciones”, algo así como pequeños señaladores que se insertan en un video para incluir una información en texto, un mensaje y hasta un link. Es particularmente útil para docentes y profesores, aunque sirve para cualquiera que necesite comunicar algo más que la simple imagen. Aquí se puede ver un buen ejemplo de videos con anotaciones: el interactivo Hug the World. Y este es el tutorial del propio Youtube para usarlas.

Las aplicaciones de esta funcionalidad son múltiples; sólo por dar un ejemplo: si alguien sube un video en el que promociona sus nuevo negocio, podría insertar una anotación sobre cada uno de los productos que vende, en la que se verá su precio y el link en el que se puede comprar ese producto.

La posibilidad de agregar subtítulos es otra de las funciones útiles que ofrece Youtube. A ella se accede igual que al resto, a través del gestor de videos y eligiendo “Subtítulos” en el menú de Editar cada video. Si bien hay algunas complejidades extras para llevar adelante esta funcionalidad –hay que generar un archivo especial de subtítulos en formato SUB o SRT, ver aquí la explicación- vale la pena intentarlo. No es tan difícil, aunque requiere un poco más de paciencia y dedicación.

Existen mil y un pequeños secretos que hacen de YouTube un depósito de muy buenas funcionalidades, pensadas para que los amateur del video puedan mejorar sus producciones. Con un poco de tiempo se encuentra un buen uso para casi todas. Y la familia y los amigos, agradecidos de ver un video un poco menos amateur.

La vida era sencilla cuando no había que acordarse de tantas contraseñas. ¿O tal vez no? Entonces había que ir al banco para hacer cualquier tipo de trámite que hoy se puede liquidar en dos minutos en la web (próximo post de Toolbox sobre bancos online, promesa). Había que pagar las cuentas en cada uno de los entes que generaban esas cuentas, mientras que hoy se pagan también por la web en la mayoría de los casos. Y algunas otras complicaciones burocráticas de las que ahora nos salva Internet.

No vale la pena comparar si tiempos pasados fueron mejores, pero la realidad es que el presente puede resultar complicado a la hora de administrar las múltiples contraseñas que se necesitan para ingresar a las cuentas online que se han vuelto imprescindibles en nuestra rutina. Una persona “poco tecnológica” tiene al menos una clave para ingresar al correo electrónico, otra para alguna de las redes sociales que usa (seguramente Facebook, de acuerdo a las cifras de lo que prefieren la mayoría de los uruguayos), y tal vez una tercera para su tienda online favorita. Con cada grado de sofisticación tecnológica que una persona suma, seguramente agregue una nueva contraseña. No me animo a contar todos los servicios online que uso con frecuencia –y menos aquellos en que me inscrito y que apenas uso-, pero si sumo  solamente los de los bancos, correos electrónicos y redes sociales, ya supero la decena.

Cuando Internet comenzó a masificarse, a fines de los 90, bastaba con una palabra clave “cantada”: el nombre del hijo, del perro, el del chalé de veraneo, el de la abuela preferida. Pronto los expertos en seguridad informática nos dijeron que todos esos datos eran muy fáciles de adivinar y, por lo tanto, de piratear. Cuando la cuenta que se podía piratear contenía unos pocos mails sin importancia, nadie perdía el sueño. Ahora, si hackean tu cuenta del banco, o de la tarjeta de crédito, o incluso la de Amazon, podrías perder mucho dinero. Y seguramente si el pirata se mete en tu cuenta de Twitter, Facebook o You Tube, te regalará un mal momento y te afectará la reputación.

Por eso ahora, con decenas de cuentas online pendientes de la frágil memoria humana –a la que, según demuestran los estudios, Internet no ayuda a fortalecer- es casi imprescindible generar una organización mínima a la hora de usar contraseñas. Los consejos básicos de los expertos en seguridad, incluyen:

1)    Generar tres tipos de contraseñas. La más sencilla (ej: observador) compuesta únicamente de letras, sin mayúsculas ni minúsculas, debe usarse para los servicios en los que se guardan los datos menos importantes.  Si alguien me roba por un rato la cuenta de Flickr, la de Vuvox, o la de Animoto, que las disfruten. Cero estrés. El segundo nivel de contraseña debe incluir una combinación de letras mayúsculas y minúsculas (ej: ObservadOr) sirve para cuentas que guardan información un poco más sensible, entre las que están las redes sociales. Un tercer nivel de seguridad se debe aplicar para las cuentas más sensibles,  aquellas en las que se maneja dinero: bancos, servicios de pago y tiendas online. En estos casos es mejor elegir una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, más números y hasta símbolos (ej: ObservaOr_2012, aunque pensándolo bien, esta sería muy evidente en mi caso, ¿no?)

2)    Las contraseñas más seguras siguen estos parámetros
-no se pueden encontrar en el diccionario (los hackers también lo usan para intentar con todas las palabras posibles, y no lo hacen a mano, una a una, claro está)
-contienen tanto caracteres especiales ($%&) como letras y números
-usan mayúsculas y minúsculas
-tienen un mínimo de 10 caracteres
-no se pueden adivinar averiguando información pública del usuario (cédula, fecha de nacimiento, número de teléfono, etc).

3)    No usar las mismas contraseñas para todos los servicios. Luego de que un hacker piratea la cuenta de Linkedin, intentará seguramente usar la misma palabra clave para ingresar en Facebook y hasta en el correo de Gmail.

4)    Asegurarse de que todas las contraseñas que se usan se puedan recuperar en caso de que éstas fueran pirateadas. Así, si alguien comienza a postear tonterías desde tu cuenta de Facebook podrás cambiar rápidamente tu contraseña. Para eso hay que asegurarse de asociar siempre una cuenta de correo electrónico principal a estas cuentas, y también una alternativa. Muchos servicios permiten además ingresar un número de celular (entre ellos Facebook y Google), lo que permite resetear la contraseña rápidamente luego de que te envían mensaje de texto. La mayoría de los servicios también permiten generar preguntas de seguridad, que deberían ser lo más particulares y privadas posibles. Es decir, no preguntes cómo se llama tu hijo. Tal vez cómo se llamaba tu maestra de segundo año.

5)    Probar el nivel de seguridad de la contraseña elegida. Esto se puede hacer usando herramientas online tales como The Password Meter. La palabra clave que estoy usando ahora tiene un 66% de efectividad, según este servicio. Luego de cambiarle una minúscula por mayúscula, subió a 99%.

6)    Cambias las contraseñas periódicamente. Es cierto, es una pesadilla. ¿A quién se le ocurre tener que pensar contraseñas nuevas cada 90 días? Pero es así señores. Hay que intentarlo, al menos.

7)    Mantener copia de sus contraseñas en un lugar seguro. Ante este consejo, me niego a tener una libretita de papel con las palabras clave anotadas. ¿Para qué tanto progreso tecnológico si tengo que volver al papel? Para evitarlo existen diferentes servicios online (para activarlos se necesita una contraseña, siiii!!) que actúan como administradores de contraseña.

Algunas de estas herramientas guardan esta información “en la nube”, como lo hace LastPass. Otras almacenan la información en la propia computadora, y para usarlas hay que bajar una aplicación, como por ejemplo Keepass, un software de código abierto sencillo de instalar.

Uno de los últimos en lanzarse es Dashlane, disponible para PC y Mac, que funciona en conjunción con Chrome, Firefox y Safari (Internet Explorer llegará amigos, como siempre, después). Este administrador almacena no sólo contraseñas sino también información que evita que uno tenga que volver a llenar esos pesados formularios que piden nombre, teléfono, dirección, fecha de nacimiento y hasta medida de la cintura. El sistema “recuerda” estos datos (con previo permiso del usuario) y los sugiere automáticamente cada vez que hay que incluirlos en un formulario online. Luego de que se instala en la computadora, es posible indicarle qué contraseñas debe guardar y cuáles no. En mi caso elegí que Dashlane recuerde los passwords de casi todos los servicios cuya privacidad no me preocupa, y en cambio no administra mi Gmail ni mis cuentas bancarias. Para estas últimas hago trabajar cada tanto a mi memoria.

Si todo lo anterior le resulta pesado y tedioso, tiene razón. Aunque, si se tome unos minutos para repasar las últimas brechas de seguridad en grandes compañías –Linkedin, Yahoo, Best Buy, Formspring- , todas las cuales han dejado al descubierto miles de contraseñas, tal vez haga la ecuación y decida que es hora de asegurar las suyas.