Tres pasos para liberarse de los e-mails "tóxicos"

Cómo gestionar los correos electrónicos para que no afecten la productividad
Se pueden ignorar un rato, pero la bandeja de entrada está siempre ahí, y, tarde o temprano, hay que abrirlos. La producitivdad de la jornada laboral de muchas personas depende de cómo logren gestionar sus mensajes de correo electrónico.

En lugar de pensar que los mensajes convencionales son la forma más fácil de estar en contacto o de intercambiar documentos importantes, es posible usar las últimas tecnologías que permiten obtener los mismos beneficios, pero de forma menos estresante, se señala en una nota de The Wall Street Journal, destacada por Expansión

"Lo peor de los correos electrónicos es la idea de que los mensajes se van a leer y responder cuando lleguen. Eso está bien para los que requieren más atención y una respuesta urgente, pero hay muchos en los que aparecemos en copia o que se nos envían "a título informativo" que se pueden ignorar. (...) Una vez que dejas de lado la obsesión de que tu bandeja de entrada debe estar vacía, empiezas a centrarte en las tareas que son más importantes para tu éxito profesional, como redactar informes, documentarte en profundidad", se explica en la publicación.

No es algo que se consiga de la noche a la mañana, pero el proceso de "liberación" puede acelerarse si se siguen los siguientes pasos:

1)Intención

Decidir cuánto tiempo se va a emplear en el correo electrónico. Fijar un límite es lo más difícil, pero también lo más importante. Por ejemplo pueden ser dos horas al día revisando e-mails, y determinar que si estamos trabajando en algo que requiere especial atención, no miramos correo hasta que acabamos el trabajo.

2)Contención

Se establecen reglas y filtros que reduzcan la bandeja de entrada a un volumen manejable. Estos filtros escanean la bandeja de entrada mediante palabras clave para archivar la mayoría de los mensajes en carpetas que son "bandejas de entradas alternativas", y que se revisan una vez al día, a la semana o cuando queramos. Con el tiempo, los mensajes que entran son los que necesitas o quieres ver.

3) Educación

Enseñemos a nuestros compañeros, familia y amigos a usar canales más eficientes. Esto consiste en mostrar a las personas de nuestro alrededor a trabajar con filtros. Así lo explica Alexandra Samuel, colaboradora de Harvard Business Review y WSJ: "cuando dirigía mi propio negocio, mis empleados añadían la palabra 'hoy' en el asunto si era un tema urgente, lo que hacía que se filtraran en una carpeta diferente. Mi madre creía que estaba enviando sus mensajes de una a otra carpeta, así que empezó a comunicarse conmigo por SMS. Y la mayoría de mis amigos ahora lo hacen por Facebook, donde hablamos de forma más informal y nos separamos del ambiente de trabajo asociado al clásico e-mail".
Fuente: (Expansión/RIPE)

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