Claves para optimizar el tiempo y mejorar la productividad

Estudios aseguran que solo el 8% de las personas cumplen con sus resoluciones de año nuevo. ¿Por qué? En gran parte se debe a los objetivos poco realistas y mal planteados en cuanto a un recurso fundamental: el tiempo.

La gestión del tiempo y la productividad, son dos grandes desafíos de esta época. ¿Cómo concentrarse en un mundo plagado de distracciones continuas? ¿Cómo mantener el foco? ¿Cómo utilizar el tiempo que tenemos de forma más eficiente? Fue haciéndose estas preguntas que los periodistas argentinos Martina Rua y Pablo Fernández, ambos especializados en productividad, tecnología e innovación, decidieron volcar años de investigación y prueba en La Fábrica del Tiempo (Conecta) un libro donde brindan "técnicas para optimizar el tesoro más preciado de la vida moderna" a través de ejercicios y propuestas. Estas son algunas recomendaciones que pueden ayudar a mejorar la productividad, la organización y ganar tiempo tanto en el trabajo como en la vida.

"Hay una idea que está muy de moda que es que el multitasking es productivo. Eso es totalmente falso. En la sociedad de hoy se ve bien estar ocupado, hacer muchas tareas a la vez y en la realidad que no se puede. El cerebro no está preparado para hacer varias tareas a la vez. Hay que generar la cultura de hacer una cosa a la vez", explica. "Hoy tener foco es un súperpoder. En una sociedad con tantas falsas urgencias, si te podés concentrar media hora vas a poder hacer mucho más que otro", destaca. "Cada vez que te desconcentrás de lo que estabas haciendo tardás más de 2 minutos en retomar una tarea, el foco es difícil, no es una pavada", subraya.

"Armar la lista de pendientes lógica para empezar el día y seguirla a lo largo de la semana. Es clave empezar por lo más pesado, sacarse de encima lo que más molesta, porque así empezás el día de con más energía", explica. "Es fundamental tener en claro cuál es el norte, definir los objetivos y después descomponer esos objetivos en tareas simples que podamos realizar en no más de dos horas. Esas tareas hay que anotarlas y ponerles fecha de realización, de esa forma sacamos esas tareas de la cabeza y la usamos para pensar, no para retener pendientes", explica.

"El Smartphone es una tecnología todavía muy nueva que ocupa una enorme parte de nuestro tiempo. Detrás de una notificación que te engancha hay alguien que pensó en eso, nada es al azar, es diseño. Creemos que en los próximos años vamos a aprender a usarlo mejor", destaca. Para combatir las distracciones, proponen tomarse un rato para desactivar las notificaciones de los grupos de whatsapp y redes sociales y recomiendan descargarse apps como Quality Time que te dicen exactamente cuánto tiempo pasás con el celular.

"Hay que tratar de reducirlas, no es que no son necesarias, pero es importante que las personas que estén en la sala, tengan un propósito. Hay que definir de antemano que tiene que pasar al final de esa reunión con eso que fuimos a buscar. Es útil elegir a alguien que lidere la reunión", sostiene Fernández. En la Fábrica del Tiempo, recomiendan distinguir dos tipos de reuniones. "Hay que separar las que son para generar acciones y las que son para discutir temas. A la primera hay que ir con un plan y en las otras son debates, por lo tanto no se espera un resultado concreto. En empresas donde las reuniones se multiplican, ver cuánta plata y tiempo se pierde – multiplicando los sueldos de quienes participan por el tiempo que llevan- es una buena manera de hacer reuniones solo si son necesarias. Si se puede ser un mail que no sea una reunión", concluye.

"Que sean cortos, al punto. Resulta útil hacer un punteo, numerado, así cuando las personas contesten se pueden referir a un punto determinado", explica Fernández. En este punto, señala algo que considera fundamental destacar: el manejo de la ansiedad. "En el libro citamos un estudio acerca del nivel de urgencia y se descubrió que muchos mails no eran tan urgentes como se pensaba pero al no saberlo eso genera ansiedad porque sentimos que estamos atrasados. Conocer bien el nivel de urgencia hace que no contestemos todos los mails sino solo los necesarios hoy", explica. Otra recomendación es organizar la bandeja de entrada automáticamente o con etiquetas como permiten tanto Outlook como Gmail para poder distinguir las prioridades. "Apagar las notificaciones te lleva menos de 20 minutos, armar la bandeja de entrada te lleva 30 minutos, pero es todo tiempo que recuperás al día siguiente", concluye.