Días de "tecnología reducida" para ayudar a empleados a enfocarse

En ese día los empleados no visitarían los hogares ni las oficinas de los clientes. "Cuando un cliente solicita un servicio, es difícil resistir. Pero una vez que les explicas la situación, los clientes entienden", dice Sapone. En lugar de abandonar a la compañía, los clientes se adaptaron, enviando solicitudes los domingos por la noche o antes del fin de semana.

Consideraron introducir un día libre de tecnología, pero decidieron que eso sería draconiano; después de todo, tenían una compañía de tecnología. Así que decidieron instituir un día de 'tecnología reducida', alentando al personal a no usar sus teléfonos, y a desconectarse del correo electrónico y de otros programas de mensajería instantánea. Todo el personal fue instado a dejar de usar Slack, el sistema de mensajería interno, y se les pidió que prepararan las publicaciones para los medios sociales el día anterior.

Al instituir un día cada semana de uso reducido de tecnología, Hello Alfred espera encontrar una solución a un problema generalizado: la falta de concentración, debido al tiempo que pasa el personal oscilando entre las redes sociales y los sistemas de mensajería electrónica.

Su política puede alentar a los empleados a tomarse un descanso de estar "constantemente conectados". Martin Talks, consultor de cultura digital para las empresas, lo explica de esta manera: "En un momento de creciente inteligencia artificial, todos debemos desarrollar nuestra inteligencia emocional, la cual es una habilidad que los robots no tienen. No se puede desarrollar al revisar nuestros teléfonos constantemente en busca de correos electrónicos, alertas y actualizaciones de estado, como autómatas".

Otras compañías prohíben los teléfonos en las reuniones. Algunas, como Menlo Innovations, con sede en Michigan, no permiten las comunicaciones electrónicas entre los empleados en el trabajo. "Nos sentamos en una habitación grande y usamos lo que llamamos 'Tecnología de voz de alta velocidad'", dice el cofundador Richard Sheridan.

La tecnología en sí misma no necesariamente genera malos hábitos. Los gerentes que esperan respuestas instantáneas a los correos electrónicos en cualquier momento del día (y de la noche) pueden causar estrés en los empleados. Mucho depende de las personas; algunas son perfectamente capaces de concentrarse en el trabajo, sin ser molestadas por las redes sociales o por Slack.

En Virgin Management, que supervisa las diversas marcas del grupo, el correo electrónico se apaga en los dispositivos de cada uno de los 200 empleados todos los miércoles por la tarde durante una hora (en Londres y Nueva York). Josh Bayliss, director ejecutivo, cree que este tiempo de inactividad electrónica ha alentado a las personas a levantarse de sus escritorios y compartir ideas. "Inicialmente la gente estaba muy insegura", admite.

Sapone de Hello Alfred dice que, al inicio, la política de tecnología reducida enfrentó resistencia. "La gente sentía que estábamos imponiendo nuestra voluntad. Fue muy importante enmarcarlo de manera positiva. Les explicamos a los empleados la intención detrás de la iniciativa". El lenguaje es clave, para que sea una "invitación" y no una "imposición".

Inicialmente, los ingenieros de software de Hello Alfred se burlaron de la idea, dice Sapone, pero descubrieron que les daba la oportunidad de trabajar en problemas como el reclutamiento. Y los ingenieros, señala ella, aún pueden codificar ese día. Ahora exaltan las virtudes de poder concentrarse en el trabajo profundo sin distracciones.

Claire Morris, directora de diseño de Founders Factory, una empresa de consultoría para startups en Londres, ha trabajado en compañías con regímenes de tecnología reducida. "Si todos no están de acuerdo, la iniciativa falla". Los líderes necesitan practicar lo que predican, dice, de lo contrario "desciende al caos".

Sapone está de acuerdo: "Si empiezo a utilizar Slack, los demás podrían volver a sus estaciones de trabajo y seguir con Slack. Entonces no puedo hacerlo". Las reuniones sin teléfonos móviles también pueden ser problemáticas, dice Morris. "La gente tiene relojes de Apple y pueden hacer trampa". La cultura es importante, agrega.

En las reuniones de innovación del equipo de productos, los participantes ignoran sus teléfonos mientras disfrutan una discusión creativa.

El personal de Hold, una aplicación que incentiva a los estudiantes a mantenerse alejados de los teléfonos inteligentes y concentrarse, usa su propio producto. En su reunión semanal, el empleado que ha usado menos su teléfono es recompensado con un premio, como un almuerzo gratis. Maths Mathisen, el cofundador, dice: "Si estás constantemente en línea y constantemente pensando en el trabajo, se agotará tu batería mental".

La empresa alienta a los empleados a ver su correo electrónico sólo dos veces al día, y ellos prometen responder a los mensajes dentro de cuatro horas. Sin embargo, no prohíben las redes sociales ni bloquean los correos electrónicos.

"Debería ser una opción positiva", dice Mathisen. "Las reglas son punitivas".