Tips para tener reuniones de trabajo altamente efectivas

De acuerdo al gerente de DNA Human Capital, Mauro Canevaro, "en el 84% de los casos, las reuniones tardan más del 30% del tiempo previsto inicialmente, disminuyendo la productividad de los colaboradores; y en el 34% se hablan de temas que no están relacionados con el objetivo de la reunión. El 90% de los ejecutivos llegan tarde, dando inicio con por lo menos 15 minutos de atraso o más; y el 85% consideran que tienen demasiadas reuniones. Por su parte, el 8% de las reuniones deben ser agendadas nuevamente por falta de asistentes"

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Por ello, es clave entender su importancia, y de allí aprender a organizar reuniones efectivas que se conviertan en fuente de motivación del equipo. Canevaro enseña 11 pasos para tener reuniones altamente efectivas.

1. Revisar la agenda de la reunión y los temas que se tratarán

Partir de los objetivos detrás de la reunión y tener claridad sobre los temas a tratar para lograrlos. Durante la reunión, discuta los temas que están en la tarjeta de puntuación del equipo. Enfóquese en lo importante.

2. Revisar la lista de asistentes

¿Todas estas personas realmente necesitan asistir? ¿O podrían algunos recibir un breve resumen por correo o una llamada rápida? Si puede reducir la lista de asistentes con cuatro personas menos, que no son esenciales en reuniones de media hora, por ejemplo, podría estar regresando dos horas de tiempo productivo a los colaboradores sin esfuerzo adicional.

3. Programar la reunión para que dure la mitad del tiempo inicial

Las reuniones se adaptan a la cantidad de temas a discutir y se extienden naturalmente de acuerdo al tiempo que se les otorgue. Si programa una reunión de una hora, probablemente se tomará todo el tiempo asignado, incluso si incluye conversaciones amistosas fuera del tema. Seguramente, si programa la misma reunión de 30 minutos, el equipo se enfocará en lograr sus objetivos en ese período de tiempo de una manera más estricta.

Pruebe hacer reuniones de dos horas en una hora, de una hora en 30 minutos y de 30 minutos en 15. Instale un reloj grande de pared en los espacios donde las haga para que todos puedan verificar la hora sin perder el foco de la cita.

4. Empezar puntual, aunque no hayan llegado todos los invitados:

No esperes a los que llegan tarde y empieza la reunión en la hora programada. Así darás un mensaje importante sobre la puntualidad. Puedes probar una opción más severa denegando la entrada a quienes lleguen 10 minutos después del inicio de la reunión, así lo pensarán dos veces antes de llegar tarde.

En promedio los colaboradores pueden perder 31 horas al mes asistiendo a reuniones poco productivas.

5. Optar por hacer reuniones de pie para que sean más eficientes

Estudios señalan que los grupos que desarrollan reuniones de pie toman aproximadamente un tercio menos de tiempo para tomar decisiones que aquellos que están sentados. Esto sin perder la calidad de las medidas tomadas.

6. Hacer reuniones regulares

Los equipos saludables usan las reuniones para discutir decisiones importantes. Por eso, no estaría de más definir dos fechas por mes, una de inicio y otra de cierre. La ultima más rápida para entender los logros alcanzados, definir expectativas y establecer puntos de mejora para próximos objetivos, así como definición de nuevos retos.

7. Diferenciar las reuniones de acuerdo a los objetivos

Los equipos exitosos tienen diferentes reuniones de acuerdo a los objetivos. No mezcle los aspectos administrativos (qué reuniones de grandes clientes tiene esta semana) con los tácticos (cómo va a implementar el nuevo plan de ventas) con los estratégicos (qué implica exactamente el nuevo plan). La mayoría de las personas no son tan hábiles para pasar, rápidamente, de un tipo de información a otro.

8. Asignar un moderador

Que pueda dirigir la reunión de manera discreta pero firme, no necesariamente tiene que ser el jefe. Esto puede ser una buena estrategia para no parecer autoritario. En equipos saludables (aquellos que han desarrollado habilidades en las áreas de confianza, conflicto, compromiso, responsabilidad y resultados), las personas están listas, dispuestas y son capaces de señalar cuándo un equipo está fuera del tema de discusión y no tomarlo personalmente.

Elija un líder de reunión que se sienta cómodo guiándolo en el buen camino.

9. Recapitular

Dedique los últimos cinco a diez minutos de la reunión a recapitular las decisiones tomadas y acciones por ejecutar, así como la información a comunicar a su equipo directo sobre lo que se discutió.

El final es tan importante como el comienzo. No permita que la gente salga con un desacuerdo silencioso; si el líder no tiene claro el compromiso de alguien, pregúntalo. Es importante que todos estén en sintonía sobre lo que quieren y lo que ganan con la reunión. La comunicación puede que no se dé estrictamente en el momento, y eso está bien, siempre y cuando todos encuentren información dentro del mismo marco de tiempo.

10. Organizar las reuniones al inicio de la jornada laboral, suelen ser más efectivas

Reúnase al inicio del horario laboral, e incluso piense en hacerlas antes de que comience la jornada para contar con la inspiración de sus colaboradores y recolectar buenas ideas.

11. Evitar celulares y otras distracciones

El 95% de los ejecutivos comentan que hacen uso de su celular durante reuniones, y a veces hasta contestan llamadas durante la cita. Además de falta de foco, es una actitud de falta de respeto con los colegas que están dedicando su tiempo para estar alineados con el motivo de la reunión. Prohíba aparatos electrónicos innecesarios.