Expedientes de la intendencia serán electrónicos desde hoy

Se busca eliminar uso de papel y demoras innecesarias en trámites
Desde hoy, la Intendencia de Montevideo comenzará un proceso para eliminar el uso de papel dentro de la administración. Así, cuando se inicie un trámite, todos los expedientes nuevos serán ingresados vía electrónica, lo que permitirá hacer un mejor seguimiento de los reclamos y eliminará demoras innecesarias.

Con este nuevo sistema, el reclamo o trámite se ingresa y llega directamente a la dependencia de la comuna que debe gestionarlo como si fuera un mail. Desde la bandeja de entrada ese expediente se puede modificar y firmar, y reenviarlo hacia la siguiente oficina. Los archivos del expediente se escanean y envian como adjunto. En tanto, los que requieran muestras de material o la presentación de planos con firma serán enviados como paquete.

"Lo importante del expediente electrónico es que elimina el papel y sobre todo la agilización de los procesos", dijo a El Observador la directora de Montevideo Ciudad Inteligente, Cristina Zubillaga.

Esto se debe a que al ir directamente a la persona que debe resolverlo, se eliminan las demoras en el traslado de papel entre dependencias en la administración, que muchas veces se realiza en auto.

"Eso da una gran agilidad a los procesos internos que redunda en beneficio de la población directamente porque se eliminan tiempos improductivos", agregó la jerarca.

Además, el almacenamiento es más eficiente; y la digitalización facilita a la hora de tener que realizar búsquedas, y lo mismo para la recuperación de los expedientes.

Si bien en la comuna ya funcionan unos 100 sistemas informáticos, todavía quedaban trámites y reclamos sin digitalizar, por lo que ese método se empezará a utilizar desde hoy en todas las dependencias de la comuna y también en los municipios.

Para ello se capacitó a unos 4.000 funcionarios, que son los pasibles de intervenir en un expediente.

Menos demoras


En la intendencia se generan entre 40 y 50 expedientes por día. En el nuevo sistema quedará registrado exactamente el momento en que el expediente llega y sale de una oficina, por lo que se puede medir en forma eficiente la demora que tiene la persona en responder.

Esa trazabilidad permite saber cuántos expedientes se manejan por puesto de trabajo, cuánto tiempo están en cada puesto y si hay desvíos. Es decir que ayuda a identificar dónde están los cuellos de botella, y corregirlos, explicó Zubillaga.

Por otra parte, se eliminan las "zonas grises de responsabilidad", ya que cada acción queda registrada en el sistema.

Según dijo a El Observador la directora de Monevideo Ciudad Inteligente, dentro de seis meses se espera tener "resultados significativos", tanto en los tiempos de resolución como en los gastos.

Esa baja en los costos, en papel y traslado de documentos, podría hacer a una baja en el precio de los trámites, dijo la directora de Montevideo Ciudad Inteligente.

"La gestión documental es un gran paso para digitalizar toda la gestión interna", dijo Zubillaga. Con ese proceso se incorporó además la firma electrónica avanzada, que es requerida para quienes tienen "facultades delegadas" y firman a nombre de la intendencia o del intendente de Montevideo, y
son unas 180 personas.

Se aspira a que la firma electrónica pueda extenderse también a futuro a los profesionales que trabajan con la IMM y eliminar también el papel que ingresa a la comuna.

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