Gestión de activos fijos

Cra. Mónica Aguiar – Senior de Advisory en EY Uruguay

En la actualidad existe aún mucho desconocimiento sobre el buen manejo de los activos que conforman parte de una empresa, también sobre qué es un activo y qué no. En cumplimiento con la NIC 16 (Norma Internacional de Contabilidad), las propiedades, plantas y equipos son activos de la empresa para usarlos en la producción de bienes y servicios, los cuales pueden ser arrendados a terceros y de los cuales se espera una duración de más de un período contable.

Es por ello que los activos fijos tienen importancia en los negocios, ya que si se posee la información correcta de los mismos, se puede analizar el pasado, monitorear el presente y programar el futuro de las inversiones, tanto a corto como a largo plazo. Para lograr esto, es necesario considerar las necesidades propias de la empresa y evaluar las políticas con las que cuentan para la planificación o gestión de sus activos.

En la administración de sus activos fijos, es preciso que las empresas identifiquen las necesidades con el fin de analizar la relevancia económica y determinar un plan estratégico que les permita estar en armonía con el cumplimiento normativo y el reporte interno, así como establecer mecanismos de control para verificar la existencia real del activo fijo y si dichos datos podemos cotejarlos contablemente en cualquier momento o período con la tranquilidad de que todo está en orden y al día.

Es recomendable documentar políticas y procedimientos para los procesos de adquisición, validación física, mantenimiento, capitalización, transferencias, mejoras, bajas, registro y actualización de los activos fijos de la empresa, en las cuales se establezcan, entre otros:

• Niveles de aprobación, roles y responsabilidades de las partes involucradas en los procesos relacionados a los activos fijos de la empresa

• Criterios y controles definidos para la adquisición, identificación, mejora y baja de activos fijos

• Parámetros definidos para el registro y control de los activos fijos a nivel contable

• Codificación de los activos

• Recuentos periódicos

En línea con lo anterior, es necesario identificar (mediante etiquetas) y contar con la información precisa de los bienes que lo componen, disponiendo de sus principales datos, por ejemplo: código (incluso a nivel del número de parte/componente), descripción, estado, ubicación física, valor, vida útil, depreciación y valor residual, entre otros.

Por último, las Gerencias o los representantes de las empresas deben tener presente que el hecho de administrar adecuadamente esta área de oportunidad, puede traer mejoras financieras, fiscales y operativas. Gestionar mejor los recursos que ya se poseen es una estrategia de bajo costo de implementación, de rápido resultado y sostenible en el tiempo.