Recibos de sueldo en formato electrónico

Cr. Renzo Mionetto – Senior del Dpto de Asesoramiento Impositivo de EY Uruguay

Cr. Matias Franco – Senior del Dpto de Asesoramiento Impositivo de EY Uruguay

El 29 de junio de 2015, el Poder Ejecutivo emitió el Decreto N° 173/015, que habilita a las em­presas a expedir recibos de suel­do en formato electrónico.

El nuevo Decreto, que modifica lo dispuesto en el Decreto N° 108/007 del 22 de marzo de 2007, forma parte del proceso que sur­ge de la Ley de Inclusión Finan­ciera y responde a necesidades de ahorro de papel y de espacio de archivo físico por parte de empresas con una gran cantidad de empleados. A su vez respon­de a una adaptación a los cam­bios tecnológicos e informáticos actuales y también significa un avance en cuanto a la seguridad de la información.

De acuerdo a lo que se estable­ce en el mencionado Decreto N° 173/015, las empresas que opten por expedir los recibos en for­mato electrónico deberán contar con un sistema informático que permita la visualización remota de los recibos por parte del tra­bajador, para lo cual se le debe proporcionar a éste un usuario y una contraseña a los efectos de su consulta y control.

La información debe estar dis­ponible por el término de pres­cripción de los créditos laborales (5 años según lo establecido por la Ley N° 18.091) y debe ser pre­sentada ante requerimientos del MTSS y BPS. Adicionalmente la empresa tiene la obligación de suministrar el recibo en papel ante la simple solicitud del traba­jador, o bien facilitar su impre­sión con terminales e impresoras dispuestas en lugares accesibles a todos los trabajadores.

En cuanto al formato del reci­bo electrónico, debe contener los mismos datos que el recibo emitido en formato papel, agre­gando la siguiente información de acuerdo al método de pago utilizado:

-Si el pago de los haberes se realiza a través de dinero electrónico, el recibo deberá indicar el instrumento utili­zado y su identificación.

-Si el pago se realiza por me­dio de depósito en una cuen­ta bancaria, el recibo deberá indicar el nombre y sucursal de la institución, el número de cuenta y transacción, así como la fecha e importe de las partidas depositadas.

En lo que se refiere al momen­to del pago, el Decreto estable­ce que se considera como fecha efectiva de pago aquella en la cual el dinero depositado que­de efectivamente a disposición del trabajador. Esto es particu­larmente importante, dado que no se considera como válida la fecha en que el empleador depo­sita o realiza la transferencia al trabajador sino cuando efectiva­mente el dinero se encuentra a disposición de éste, por lo que en caso de que el dinero no esté dis­ponible en el plazo establecido por el Decreto N° 14.159 del 21 de febrero de 1974, podría ame­ritar la aplicación de sanciones a la empresa.

Por otro lado, por medio del Artículo N° 38 del Decreto N° 108/007 se exige que el emplea­dor entregue el recibo al trabaja­dor, y que éste debe suscribir una copia firmada del mismo, que quedará en poder de la empresa y servirá como constancia laboral y como medio de prueba a efec­tos de evitar posibles sanciones que pudiera aplicar el Banco de Previsión Social en caso de que dicho Organismo compruebe la omisión de esta obligación.

Entendemos que, de igual mane­ra, en el caso de que la empresa opte por la expedición del recibo en formato electrónico, el em­pleador debería conservar una prueba del pago, situación en la que distinguimos dos escena­rios:

-Un primer caso es que ade­más de expedir el recibo electrónico, la empresa abo­ne el sueldo por un medio de pago electrónico, por lo que se puede considerar que la constancia de pago sería el comprobante bancario que justifique que los fondos están a disposición del em­pleado.

-Un segundo caso es que la empresa pague las remune­raciones en efectivo, en este escenario el empleado debe dejar constancia de que re­cibió el pago por parte del empleador, por lo que en­tendemos que una forma de dejar constancia del pago sería imprimir en papel el recibo y hacerlo firmar por el empleado, tal cual se rea­liza hoy en día.

En relación al segundo caso mencionado anteriormente, se debe tener en cuenta que a par­tir del 1° de octubre de 2016, el pago de remuneraciones, benefi­cios sociales y otras prestaciones obligatoriamente deberá reali­zarse a través de algún medio de pago electrónico. Aunque es im­portante señalar que los trabaja­dores que lleguen a un acuerdo con su empleador podrán cobrar sus haberes por medios de pago diferentes a los electrónicos has­ta el 30 de abril de 2017, de acuer­do a lo establecido en el artículo N° 20 del Decreto N° 263/015. El mencionado Decreto N° 263/015 establece el cronograma me­diante el cual será obligatorio el pago de las remuneraciones, beneficios sociales y otras pres­taciones a través de medios de pago electrónicos.