Claves para ser productivos en la era de la continua distracción

El profesor del IESE, Conor Neil, subraya la importancia de generar rutinas que potencien la auto-consciencia

Cuando el irlandés Conor Neill llegó como profesor al IESE en Barcelona hace unos de 15 años se veía a sí mismo como una persona muy productiva. No fue hasta que se tuvo que enfrentar a escribir sus primeros artículos que se dio cuenta de que no era ni siquiera consciente de su productividad. Pasaban los meses y no lograba completar ni un artículo. Las cosas empezaron a destrabarse cuando finalmente decidió que escribir era importante y empezó a buscar herramientas para lograr concentrarse.
Fue así que dio con la técnica del tomate o pomodoro. Creada por un italiano que usaba un cronómetro que tenía en su cocina con forma de tomate, consiste en dedicar el tiempo a una sola tarea por 25 minutos. Cualquier distracción (como levantarse a buscar un café o revisar las redes sociales) hace que el cronómetro vuelva a cero. "Esta técnica me permitió darme cuenta del nivel de distracción que tenía", recordó Neil en conversación con Café & Negocios.

Los siguientes años Neill, que es profesor de Dirección de Personas en las Organizaciones del IESE, los ha dedicado a observar a los líderes eficaces, y ha concluido que lo que los diferencia del resto es "el nivel de auto-consciencia que viene de los momentos de pausa y reflexión".
Además se dio cuenta que casi todas las personas exitosas tienen una rutina en la mañana. Rememoró cómo en 2008 el experto estadounidense en management Ken Blanchard le contó qué hacía por las mañanas: "En lugar de mirar el móvil", se incorporaba, posaba sus manos sobre las piernas y escuchaba a su mente. Durante varios minutos sentía "de que venía el día", qué quería hacer. Luego giraba sus manos y se hacía una pregunta: "¿al final del día de qué quiero estar agradecido?"

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Convencido de la importancia de las pausas para la productividad y del reto que significa implementar en lo cotidiano lo que hacen los más eficaces, Neill se decidió a hacer un esfuerzo especial para vigilar dónde iba su tiempo. Tomando la idea de Blanchard, empezó a dedicar los primeros diez minutos del día a escucharse y tener una intención para el día. Luego colocó una alarma en su computadora que cada hora le remitía a dos preguntas: "¿Lo que estás haciendo ahora te hace feliz? ¿Te sirve en el largo plazo". "Si las dos respuestas son no, hay que levantarse e irse a caminar", subrayó entre risas.

En particular se dio cuenta que las respuestas eran siempre negativas si la tarea que estaba desarrollando era responder correos electrónicos. Se propuso no volver a pasar más de media hora al día con los e-mail. Probó varias estrategias, pero la que produjo un cambio radical fue la de automatizar mediante reglas que los correos irrelevantes vayan a una carpeta llamada "potencial". Ahora solo el 10% del correo que le llega va a la bandeja de entrada.

Neill visitó Montevideo para el programa focalizado Liderar Hoy del IEEM y para los cursos en español y en inglés de Personal Leadership Planning en el marco del Latam Outlook.

Algunas diferencias entre las personas ocupadas y las Productivas

1 Muchas prioridades versus pocas prioridades
En uno de sus post en LinkedIn titulado Diferencias entre personas ocupadas y productivas, Conor Neill cita el principio de Pareto de que el 80% de los resultados deseados provienen del 20% de la actividad. Opina que nadie está realmente tan ocupado como para no hacerse tiempo para algo que le interesa. "La vida es cuestión de prioridades. Si tienes tres prioridades, tienes prioridades. Si tienes 25, tienes un desastre", agrega.

2. Decir sí rapidamente versus decir sí lentamente
Para que uno no se vea arrastrado por las prioridades de otras personas, se hace necesario decir no a la mayoría de las cosas, explica Neill. Recuerda que esa es precisamente la definición de integridad del famoso empresario Warren Buffet. Para Neill, integridad es que los propios valores estén claros y que nuestro tiempo sea dedicado a ellos. Según el experto, las personas ocupadas responden rápidamente los e-mails mientras que los eficaces son selectivos y no se sumergen durante mucho tiempo en una tarea dictada por las prioridades ajenas.

3. Multitarea versus foco
Las personas productivas saben enfocarse. Para desarrollar esa capacidad Neill recomienda la técnica del tomate (que se describe más arriba). Según el experto, para enfocarse uno debe clarificar cuáles son las actividades que tiene que llevar adelante. "El mejor recurso para guiarse es la propia experiencia personal, si está bien documentada. Tristemente la mayoría de las personas hoy documenta su vida solo en las actualizaciones de FacebooK", lamenta Neill, quien recomienda llevar un diario y tomarse cinco minutos para reflexionar sobre lo que funcionó y lo que no durante el día.

4. Hablar de estar ocupado versus resultados
El profesor del IESE reconoce que cada vez tiene menos interés en las personas que le cuentan lo que van a hacer. A éstos les pregunta qué es lo que ya hicieron. "El rendimiento pasado es el único buen indicador del rendimiento futuro", sostiene. Otro punto de diferencia resaltado por Neil es que la gente ocupada habla sobre el poco tiempo que tiene, mientras que las personas productivas se hacen tiempo para lo que consideran importante. "Las productivas no usan el tiempo como excusa", sentencia.

5. Aparentar versus tener una misión
Mientras las personas ocupadas "esconden sus dudas actuando con confianza a cada pequeño paso que dan", aquellas productivas "permiten que los demás vean sus dudas en los pequeños pasos porque tienen claro el destino a dónde quieren llegar". Según Conor Neill, los ocupados quieren que las otras personas también estén ocupadas. Los productivos, sin embargo, buscan que los demás sean efectivos.

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