Ocho consejos para sacarle partido al tiempo
¿Terminar una tarea antes de pasar a la siguiente es la mejor receta?
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21 de junio de 2018 a las 15:47
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Mucho se ha escrito sobre la gestión del tiempo. Detenerse, diferenciar entre el 'quiero' o 'tengo que hacer', definir las intenciones, identificar lo urgente y saber decir 'no' son cinco acciones para ganar tiempo sin perder un minuto. Y aún se puede añadir mucho más.
Uno de los últimos análisis para ganar la batalla al tiempo es el que ha realizado la compañía de recursos humanos Nexian. A partir de un estudio interno ha llegado conclusiones del tipo que solo el 50% de la jornada laboral es 100% rentable o que un 15% de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etcétera. También que consultamos el e-mail cerca de 20 veces por hora. Basta con sumar los minutos para llegar a la conclusión que apenas aprovechamos 40 minutos de cada hora completa.
Con estos datos, Nexian ha elaborado seleccionado ocho recomendaciones para incrementar los resultados de nuestro trabajo:
- Tome conciencia del problema e identifique las causas de su pérdida de tiempo. En algunos casos se debe a la falta de orden, o de planificación, y a no saber decir 'no' a los compromisos o no evitar las distracciones.
- Planifique y organice. La falta de orden y de planificación es la primera responsable de dejar tareas sin terminar o sin entregar a tiempo. "Un minuto invertido en organización, ahorra hasta diez en la ejecución". Defina objetivos y establezca prioridades antes de empezar.
- Ataje a los ladrones de tiempo. "Estos pueden venir disfrazados de amables compañeros que vienen a invitarnos a un breve café, como una reunión mal planificada, o son los 200 e-mails que recibimos a diario". Asigne un tiempo justo a cada tarea.
- Urgente Vs. importante. Asegúrese de establecer las prioridades. Realice las tareas urgentes e importantes. Continue por las importantes, pero no urgentes. Deje para el final las no importantes ni urgentes.
- Aprenda a delegar. Supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados.
- No postergue aquellas tareas que menos le gustan. Procrastinar significa en muchos casos hacer mil cosas para sentirnos más tranquilos, y tener una excusa para afrontar la tarea verdaderamente necesaria.
- Concentre su mente. La multitarea no vale para todas las actividades y los últimos estudios demuestran que reduce el nivel de concentración, de rendimiento intelectual y es una amenaza para la calidad del trabajo y la productividad.
- Controle el correo electrónico y las reuniones. Consultamos el mail unas 20 veces por hora y destinamos más de una hora al día a conversaciones, o reuniones, inútiles.
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