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La urgencia del coronavirus: ¿cómo trabajar desde casa?
"El coronavirus provoca el mayor experimento de teletrabajo en la historia", se titulaba un artículo de Expansión (España) escrito el 15 de febrero. En aquel momento el virus estaba lejos de Uruguay. A poco menos de un mes, ya está en los países vecinos, e imaginar al 100% de los empleados de una empresa trabajando desde sus casas ya no parece tan ajeno a la realidad.
Varias ya empezaron el "experimento" en Uruguay. Una nota publicada el martes señala que el teletrabajo es una de las medidas que las compañías están tomando para aquellos trabajadores que regresan de un viaje por zonas críticas.
Sin embargo, el fundador de la plataforma argentina Jobing -dedicada a potenciar el trabajo fuera de la empresa-, Fabio Boggino, cree que "hay que estar preparados para lo peor". "Si esto sigue avanzando, todas las empresas van a tener que impedir que sus trabajadores vayan a la oficina a trabajar, porque es una fuente de contagio inevitable. Hay empresarios que priorizan el negocio e igual van a hacer ir a trabajar a los empleados, y ahí es cuando tiene que intervenir el Estado" obligando a cerrar las oficinas, remarcó.
Ante esta posibilidad inminente, varias empresas ya están preparadas para que la totalidad de sus empleados trabaje desde casa. Estas son las empresas que, según Boggino, se verán menos afectadas por el virus. "A las empresas con tareas teletrabajables que ya estén desde hace unos años con modelos aptos para liderar por objetivos, con personas aptas porque tienen autonomía y tecnología de virtualización de puestos de trabajo, las agarra mejor paradas y pueden expandir el teletrabajo en todos sus empleados sin perjuicio de la rentabilidad, eficiencia y operación del negocio", apuntó.
Por otro lado, muchas otras se toparon con la urgencia a causa del virus. "Es una lástima que se vean obligadas a implementar el teletrabajo cuando hace años la tendencia es que es un camino inevitable. No hay que esperar a estos casos para que evalúen el teletrabajo", lamentó Boggino. El experto en teletrabajo realizó varias reestructuras para empresas en Uruguay.
Teletrabajo express
El teletrabajo es, según Boggino, "una transformación cultural" que requiere de su tiempo y preparación; es "mucho más amplio que mandar a la gente a su casa". Hay aspectos como la tecnología, el liderazgo a distancia, el compromiso y voluntad de los empleados, que se deben tener en cuenta y que cuando el tiempo apremia, pueden pasarse por alto.
De todas formas, Boggino aclaró que la aplicación de "teletrabajo express" puede servir como base para que "cuando todo esto termine", se genere la transformación cultural. "Esto no es transformación cultural. Es una urgencia", recalcó.
La primera recomendación que hace Boggino es priorizar la salud por encima del negocio.
El siguiente paso, es identificar los procesos teletrabajables y aquellos que no lo sean, ya que en este caso "no hay tiempo de preparar tecnología, liderazgo, habilidades y competencias". Cree conveniente ir reduciendo poco a poco la cantidad de personas que se trasladan a la oficina.
¿Cómo empezar?
Una vez que por cualquier motivo -como regreso de un viaje o decisión de la empresa- el trabajador se vea ante la necesidad de trabajar desde su casa, el experto cree que lo mejor para comenzar, es cumplir con el mismo horario de oficina. Y si puede seguir cumpliendo sus tareas como si estuviera en la empresa, mejor aún.
"Lo que sugerimos al inicio es que cambie solo el lugar, que todo lo demás se mantenga igual: horario, tareas, jefe. Como es un cambio cultural, en la medida que el jefe aprenda a liderar por objetivos y el empleado aprenda a trabajar por proyectos, todo irá llevando a que no importe el horario, sino que cumplas con la tarea en tiempo y forma", subrayó.
Gianella D’Angelo, responsable de recursos humanos y comunicaciones institucionales de Unilever, contó que en la empresa se trabaja por proyectos y cumplimiento de objetivos. "Se confía en que sus empleados realicen sus tareas desde donde y cuando, sean más productivos", indicó. Aclaró que "más allá de la libertad horaria, se les solicita que manegan conexión con el resto de la empresa dentro del horario de trabajo habitual".
Otro aspecto importante es el entorno. El trabajador debe encontrar un lugar donde pueda concentrarse, y debe hablar con su familia o las personas con las que conviva para dejar claro que durante esas horas, necesita estar concentrado.
Tecnología
Para Boggino, en tecnología hay que considerar aspectos como la seguridad, las herramientas de comunicación y el acceso a la información.
La directora de Quatromanos, Silvina Rocha, explicó que en la empresa "hace muchos años" cuentan con toda la información respaldada en un servidor del exterior, que los empleados tienen One Drive y pueden acceder a todos los archivos desde su casa. "Para nosotros, trabajar desde casa o la oficina es lo mismo. De hecho, tenemos guardias de fin de semana que se trabajan desde el domicilio", detalló.
También contó que la mayoría cuenta con laptops y equipos que pueden trasladar y mediante los que pueden acceder a la red de la empresa.El fundador de Jobing señaló que las empresas preparadas en general tienen dispersión de laptops en la compañía y que están "100% customizadas" para que el empleado pueda hacer su trabajo.
Desde Unilever señalaron que los empleados ya tienen incorporado el "agile working, que establece que desde el primer día se les entrega una laptop y un celular para que puedan desarrollar sus tareas desde cualquier lugar físico dentro de la empresa y un día a la semana fuera de la misma desde el lugar que ellos elijan", dijo D’Angelo. Tanto en Unilever como en Quatromanos se manejan otras herramientas que permiten comunicarse a distancia, como Zoom y Outlook.
Boggino alertó sobre la seguridad informática. Dijo que se debe tener un antivirus potente y que hay que evitar utilizar conexiones de internet abiertas.
En cuanto a las herramientas de comunicación, cree que las de videoconferencias son las predilectas, ya que permiten detectar tono de voz, lenguaje corporal y contenido. Skype y Zoom son dos de ellas.
Liderazgo a distancia
La líder regional para las prácticas de talento y liderazgo de Deloitte, Lucía Muñoz, sugiere que las "cabezas de equipo" elaboren unos cuatro o cinco pasos necesarios a explicitar y demandar. "¿Cuáles van a ser los horarios en los que nos van a poder ubicar, hasta qué hora te puedo mandar un mensaje?", considera relevante preguntarse, según Muñoz.
A la hora de planificar una reunión virtual, la ejecutiva puso hincapié en la planificación. Dijo que se debería pensar previamente a quién convocar, los roles de cada uno y establecer una agenda de temas. También, cree necesario crear reglas para asegurarse de que todos los integrantes estén presentes y atentos, ya que una reunión por videollamada puede prestarse para el "multitasking", es decir, que el trabajador en realidad realice otras tareas en ese momento.
