Las ventajas de dejar el papel y pasar al formato digital
La empresa uruguaya de software Integradoc se especializa en la gestión de trámites y documentos de manera electrónica para que compañías privadas y organismos públicos abandonen el papel y los cartuchos de tinta
Integradoc, una empresa uruguaya de software dedicada a la gestión de trámites y documentos de forma electrónica, tuvo razones para festejar últimamente: la Dirección Nacional de Bomberos, uno de sus clientes, superó las 120.000 actuaciones sobre trámites 100% electrónicos. Antes de la aparición de la solución de Integradoc, para la comúnmente conocida "habilitación de bomberos" se utilizaba un promedio de 12 hojas por trámite, por lo que el ahorro para la dependencia gubernamental es de cientos de miles de hojas.
Integradoc nació en 2001, pero recién en 2008 tomó el nombre actual, cuando empezaron a desarrollar un nuevo producto homónimo y decidieron centrar toda la estrategia de la empresa en él.
"Comenzamos a trabajar en la tecnología de gestión de documentos electrónicos cuando en Uruguay prácticamente no había ninguna otra herramienta que lo hiciera", contó el director de Integradoc, Juan Moreno. De gobierno electrónico, según Moreno, recién se empezó a hablar en Uruguay con la aparición de la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información (Agesic), que inició sus actividades en 2006.
En el sitio web de la Agesic se define al gobierno en red "como el resultado de la búsqueda de un gobierno integrado, que posicione cada vez más a la tecnología como una herramienta estratégica y como un facilitador para la innovación del servicio público y el crecimiento de la productividad".
El objetivo detrás de la adopción del gobierno electrónico es, según Moreno, "hacer un gobierno más transparente, más eficiente y cercano al ciudadano". Su empresa está enfocada en hacer de forma electrónica lo que antes se hacía en soporte papel.
"Nuestras soluciones apuntan a que esos trámites tengan soporte electrónico, un soporte medible en cada una de las etapas, que se pueda dar trazabilidad, saber quién tiene el documento, por cuánto tiempo lo tiene y, sobre todo, que involucre al ciudadano", explicó el director de Integradoc.
Solución que reduce costos
"La reducción en los costos es totalmente cuantificable", manifestó Moreno. No se gasta en papel ni en impresoras. Tampoco hay que preocuparse por el almacenamiento de esos papeles -ni por su eventual deterioro. "Hay otra parte que son los costos en eficiencia: cuánto pierde el organismo por ser ineficiente en el trasiego de papeles", se preguntó el director de Integradoc.
Moreno indicó otros elementos, "no cuantificables", como la mejora hacia el ciudadano o la transparencia.
Los principales clientes de Integradoc están dentro del área gubernamental, tanto a nivel nacional como internacional. La Corporación Nacional para el Desarrollo (CND), la Administración de Servicios de Salud del Estado (ASSE) y la Corte Electoral son algunos de los organismos que han adoptado sus soluciones.
A pesar de esto, el director de Integradoc señaló que el producto está orientado a "grandes empresas", sean públicas o privadas.
Actualmente, Integradoc se vende, además de en Uruguay, en Chile, Colombia, Panamá y Ecuador. En esos países tienen "representaciones comerciales activas", de acuerdo a Moreno. También han concretado ventas puntuales a otros destinos, como España o Costa Rica.
Seguir avanzando
En el último ranking que confeccionó la ONU sobre gobierno electrónico, Uruguay se ubicó en la posición 50 (de 193 estados miembros que tiene la ONU), cuando en 2010 había estado en el lugar 36. "Se puede decir que estamos peor, es una lectura, pero creo que no es la acertada", sostuvo Moreno. "Uruguay, desde 2010 hasta 2012, ha seguido avanzando, lo que sucede es que hay otros países que lo han hecho más rápido", agregó. Indicó que un dato interesante que se desprende del ranking es que muchos países se han visto obligados a acelerar sus procesos de gobierno electrónico debido a la crisis financiera.
Sin vuelta atrás
Para el director de Integradoc, "no hay vuelta atrás" con el gobierno electrónico. "La Agesic está haciendo las cosas muy bien y hay un punto importante que es que todos los países del mundo están yendo hacia allí".
