Consejos de empresarios para hacer más productivo al día
¿Qué convierte a una rutina en productiva? Café & Negocios consultó a seis destacados empresarios y ejecutivos locales para saber cómo se organizan
Bill Gates y Warren Buffett (el primer y el tercer hombre más ricos del mundo, respectivamente, según el último ranking de Forbes) se conocieron en 1991. Buffett, 25 años mayor que el “niño genio” que creó Microsoft, le mostró a Gates una pequeña agenda que llevaba en su bolsillo. Las páginas, pudo ver Gates, estaban casi vacías. Debes tener control de tu tiempo, le aconsejó Buffett. Y esto no se logra, agregó, al menos que digas “no”. La anécdota refleja que ni siquiera dos de los empresarios más influyentes del globo escapan al problema de cómo hacer rendir sus días.
Para todos el día tiene 24 horas. Entonces, ¿cómo es posible que algunos terminen la jornada sintiendo que no hicieron nada mientras otros son capaces de mostrar una orgullosa lista de todas las tareas que lograron llevar a cabo? La clave parece estar en la planificación, y en cómo esta es la llave para alcanzar la anhelada productividad.
Ríos de tinta han corrido –y corren– acerca de la productividad personal y de cómo lograrla. El asunto es tratado por gurús laborales y también es materia de investigación para la academia.
En un terreno donde no hay verdades absolutas y sí tantas fórmulas como personas, Café & Negocios decidió consultar a varios empresarios y ejecutivos uruguayos para conocer cómo hacen para sacarle jugo a su día.
Dentro de las consultas, se hizo especial hincapié en dos aspectos que frecuentemente son señalados como los que más consumen tiempo en lo relativo al trabajo: cómo lidiar con el volumen de mails recibidos cada día y de qué manera encarar las reuniones.
Consejo experto
Una investigación reciente de la Universidad de Stanford concluyó que la productividad por hora de una persona decae cuando se exceden las 50 horas de trabajo a la semana, según puede leerse en un artículo publicado en LinkedIn –y recogido por la publicación Business Insider– firmado por Travis Bradberry (autor de best sellers y cofundador de TalentSmart, una firma especializada en tests de inteligencia artificial, que trabaja para más del 75% de las compañías que aparecen en el ranking Fortune 500.
Ese fenómeno se acentúa a medida que aumentan las horas de trabajo, al punto de que, de acuerdo al estudio, quienes trabajan 70 horas o más a la semana logran lo mismo que quienes trabajan 55 horas.
Por su parte, el denominado “gurú de la productividad”, Rory Vaden, autor de varias obras sobre el tema y fundador de una consultora focalizada en liderazgo y ventas (con clientes como Chevrolet, Morgan Stanley y Avon) acuñó el concepto de “dilución de la prioridad”. Esto –diferente a posponer– ocurre porque la persona no visualiza dónde poner la energía primero.
La revista Forbes recoge las cinco herramientas que Vaden ofrece en su último libro para sobreponerse a este fenómeno. En primer lugar, eliminar: darse permiso para ignorar determinadas tareas. Automatizar es otra de las sugerencias, lo que se alcanza dedicando tiempo a armar un sistema que permita ahorrar tiempo en el futuro.
La tercera máxima de Vaden es delegar. “La razón por la cual la mayoría no delega es que tememos que alguien más no sea capaz de hacer las cosas tan bien como uno o que le llevará más enseñarle que hacerlo uno mismo”, explica Vaden.
En cuarto lugar, Vaden fomenta el posponer a propósito. Leer mails cada dos horas puede ser una manera. Para el experto, la multitarea es un “mito”. “Cada vez que cambias entre dos actividades te cuesta tiempo extra”, argumenta.
Finalmente, Vaden postula que hay que darse permiso para “proteger” el foco. Para esto, hay que aprender a manejar la culpa que puede generar delegar o negarse a determinados pedidos. “El gerenciamiento del tiempo no es solamente lógico, es emocional”, sentencia Vaden.
