Google Calendar: consejos para aumentar tu productividad

El consejo inicial es de pura lógica: es ideal utilizarlo tanto en la computadora como en el celular. Para esto alcanza con instalar la aplicación e ingresar al servicio con tu cuenta de Google, que es válida para todos sus servicios (Gmail, Drive, etc.)
Además, es posible ahorrar tiempo y paciencia con estas simples funciones.

Arrastrar y reagendar eventos.

Si una cita cambió de día y hora no es necesario borrarla y crearla de nuevo. Basta con arrastrarla (con el mouse o el dedo, si el dispositivo es táctil) hasta el día y hora correcto. El mismo procedimiento sirve en caso de que hayas creado una cita en un día equivocado, un error bastante común.

Usar atajos.

Si usás el calendario de Google en la computadora, es posible ahorrar tiempo con los atajos de teclado.

T. Lleva al día de hoy.
A o 5. Muestra el modo Agenda, con un resumen de los principales eventos de la semana laboral.
K o P. Retrocede un rango de fechas (si elegiste ver el modo semana te llevará una semana atrás y así respectivamente con otros rangos como día o mes).
J o N. Adelanta un rango de fechas.
C. Crea un nuevo evento.
/. Despliega el buscador.

Crear varios calendarios.

La funcionalidad resulta muy útil para separar dos trabajos o para compartir uno con un equipo de personas, por ejemplo. Para crear un nuevo calendario basta con dirigirse a la columna de la izquierda, cliquear sobre el signo + en Otros calendarios y elegir Crear un calendario nuevo, al que se le debe dar un nombre (Vacunas de los chicos, por ejemplo), una descripción opcional y hasta una zona horaria diferente de la región en la que uno se encuentra. De esta manera se puede crear un calendario para un viaje al exterior con el horario de ese lugar. Luego de creado este calendario se puede compartir con otras personas a las que es posible darles diferentes permisos; algunas podrán solamente ver los eventos creados, otras realizar cambios en ellos y otros hacer cualquier tipo de modificación.

Crear una agenda

Se envía todas las mañanas a las 5 a la casilla de e-mail, con un resumen del día. Para eso hay que presionar sobre la rueda de ajustes, elegir el calendario del que se quiera el resumen (si se configura en la versión de computadora, sobre la columna izquierda), ir a Notificaciones generales y elegir en Agenda diaria la opción de envío de e-mail.

Organizar un evento 

Para hacerlo más detalladamente, es posible ir al apartado de Tareas (en la interfaz de escritorio, hay que buscar un ícono azul en la columna de la derecha) que genera un listado en el cual luego se pueden marcar las tareas definidas como completadas.

Usar una versión incrustada de un calendario en un sitio web o blog

Para eso hay que ir a Ajuste, elegir el calendario que se desea utilizar, buscar Incorporar código (en el apartado Integrar calendario). Se puede, además, personalizar la estética y tamaño, eligiendo color de fondo, variando el ancho y altura, así como otras variables. Es ideal para compartir, por mencionar una posibilidad, un calendario de cursos.

Reunir a un equipo 

Otra buena función para quienes trabajan en equipo es la de buscar una hora disponible entre varias personas para que participen de un evento. Si los integrantes de tu equipo comparten contigo un calendario laboral, o cualquier otro, es posible crear un evento (signo de +) e ir a la pestaña Buscar un horario. En este apartado se ve la disponibilidad propia y la de otras personas.

Agregar un documento adjunto a una cita

Sirve para tener todo el material a mano. Esta función es útil para reuniones, para que todos los participantes tengan de antemano un documento o planilla de cálculo. Para eso hay que buscar el típico ícono de clip en la parte inferior de la cita y adjuntar el documento deseado, que puede venir directamente de Google Drive o compartirse desde la computadora.