¿Pueden las reuniones híbridas estar a la altura de las reales?

Conforme miles de personas comienzan a reunirse en Glasgow para la cumbre del clima COP26, desafiando multitudes, protestas, amenazas de huelga y arrendadores que inflan los precios, se ha planteado la pregunta: ¿por qué simplemente no se reúnen en Zoom? Es más beneficioso para el medio ambiente, ellos han tenido meses de práctica forzada en su uso, y — quizás, sólo quizás — es un uso más eficiente de su tiempo.

Pero no todo el mundo lo ve de esa manera. Cuando hay que superar "serias cuestiones de confianza", el contacto humano es indispensable, según un alto diplomático con quien conversé durante el verano. En ese momento, a él le preocupaba que los negociadores de las naciones más pequeñas tuvieran que participar en las conversaciones sobre el clima por vídeo. "Es muy difícil hacer estas cosas de forma virtual y llegar al entendimiento necesario".

Numerosos miembros de juntas directivas, cuyo hábitat natural, como el de los diplomáticos, es una sala de reuniones, parecen estar de acuerdo.

"Cualquiera que diga que lo virtual es más eficiente para una reunión se está creyendo sus propios disparates", comentó David Cote, expresidente y ex director ejecutivo de Honeywell, y actualmente presidente del grupo de infraestructuras Vertiv. En persona, la gente "habla e interactúa, todas esas cosas que los humanos llevan haciendo desde hace 10,000 años para llegar a mejores decisiones".

Él pudiera haber añadido que hay una cosa peor que reunirse en línea, y es reunirse medio en línea y medio en persona. Estos encuentros híbridos son una realidad, conforme los empleados se esfuerzan por alinear lugares y horarios. Ese tipo de reunión resulta ser exactamente la dantesca mezcla que incluye deficiencias tecnológicas, organizativas y humanas que muchos han predicho.

Los primeros días del confinamiento ya habían sido bastante malos. En Japón, los informes sugirieron que los desventurados técnicos informáticos intentaron preservar en línea las intrincadas normas de rango corporativo, para darles a los presidentes y a los directores ejecutivos recuadros más prominentes en la pantalla.

Las reuniones híbridas también juegan engañosos trucos con la jerarquía. Si las cámaras están mal situadas, la persona que se sienta en la cabecera de la mesa, en lo que tradicionalmente es el ‘trono’ del presidente, puede aparecer ante los que están en línea como un pequeño e inescrutable punto. Mientras tanto, en las pantallas gigantes, los participantes virtuales aparecen como aterradoras cabezas parlantes de dos metros de altura.

Una solución es asegurarse de que todos los que estén alrededor de la mesa tengan su propia computadora portátil abierta, lo cual le brinda a cada participante su propio mosaico en la videollamada. Pero esto puede resultar poco práctico, sobre todo en reuniones improvisadas. La retroalimentación, las conversaciones secundarias y el ruido de fondo son problemáticos, y algunas de las ventajas del contacto en persona quedan neutralizadas.

El cazatalentos de ejecutivos Kit Bingham, quien lidera la sección británica de Heidrick & Struggles, se ha topado con una junta directiva extremadamente internacional que se divide entre tres reuniones en persona, cada una en una región diferente, conectadas virtualmente. Pero él está de acuerdo: "Todo en persona es óptimo, todo en Zoom es factible, y el desajuste de unos en la sala de conferencias y otros en la línea ocupa el tercer lugar".

Las reuniones son el eje central de una buena gobernanza. Obligados a conectarse en línea para celebrar reuniones más frecuentes durante la crisis, los miembros de la junta deberían haberse convertido en expertos en Zoom. Una encuesta realizada en abril por Board Intelligence, una consultora cuyo objetivo es mejorar las prácticas de las juntas directivas, sugirió que dos tercios de las juntas continuarían reuniéndose en línea más de la mitad de las veces. Una mayoría de los directores valoraba la disciplina en relación con el tiempo y el comportamiento positivo que el formato en línea parecía fomentar.

Aun así, a Jennifer Sundberg, la codirectora ejecutiva de Board Intelligence, no le ha sorprendido que también quieran volver a reunirse en persona. Muchos de los miembros de la junta directiva son ejecutivos que "eligen seguir participando en la vida corporativa porque normalmente les agrada la gente", dijo ella.

“Todos dijimos cuánto valorábamos y lo agradable que era estar de nuevo juntos”, confirmó una directora del banco central, después de asistir a su primera reunión de la junta directiva en persona desde que comenzó el confinamiento.

El enfoque de usar lo mejor de ambos es el camino a seguir, dijo Sundberg, pero las juntas directivas inteligentes funcionarán con un "calendario híbrido", en lugar de reuniones híbridas. Los directores se reunirán virtualmente para las tareas de supervisión (seguimiento de planes y objetivos, por ejemplo) y en persona para las conversaciones de "dirección" sobre cultura o estrategia. Las reuniones de dirección pudieran ser más largas y menos frecuentes que antes de la pandemia, con más debates virtuales entre ellas. La perspectiva de un menor número de viajes más largos al extranjero pudiera incluso ayudar a las compañías a atraer a un grupo más diverso de directores internacionales.

Si esto requiere que los presidentes se adapten, que así sea. El largo régimen de reuniones en línea durante el confinamiento ya ha condicionado el comportamiento de los participantes. En línea, es más fácil para los presidentes darse cuenta de cuándo los individuos no han hablado. Herramientas como las ventanas de chat, las pantallas compartidas y los levantamientos de mano virtuales ayudan a que la discusión sea más fluida e inclusiva. Incluso en Japón, la practicidad en línea parece haber superado, a la larga, los intentos de replicar la jerarquía fuera de línea.

Si la mayoría de los presidentes y directores de las juntas emergen de la crisis con nuevas habilidades, habiendo reconocido que nunca fueron tan versados en el manejo de las reuniones de las juntas directivas como pensaban, eso será bueno para la gobernanza en general.