Cómo organizar tus contactos y cómo migrarlos de un dispositivo a otro

En cualquier caso, la mayoría de los usuarios confían en sus smartphones para almacenar decenas, cientos y hasta miles de contactos. La gran ventaja es que suelen guardarse en la nube que cada sistema operativo usa como pilar de almacenamiento: Drive en el caso de Android y iCloud si el celular es un iPhone.

Otra gran ventaja es que dejaron de ser solo números de teléfonos para convertirse en verdaderas fichas en las que además del nombre del contacto se incluyen todos sus teléfonos, direcciones de email y postal, cargo, empresa, redes sociales y más datos.

Pero también hay algunos problemas que, con algo de orden y un poco de maña tecnológica, se pueden resolver fácilmente. En algunos casos no es tan sencillo pasar, ordenadamente y sin complicaciones, todos los contactos de un celular a otro cuando se cambia de sistema operativo. Migrarlos de un iPhone al siguiente modelo de Apple o de un Android a otro (cualquiera sea la marca) es pan comido; no tanto cuando el pasaje es de iPhone a Android, sobre todo.

El segundo problema tiene que ver con los duplicados y el tercero se presenta cuando los contactos incluyen información que no está actualizada o cuando se guardan contactos que ya ni siquiera sabemos a quién corresponden.

Dónde guardarlos

La primera decisión que hay que tomar es dónde se desean almacenar todas estas fichas de información. Por defecto solemos guardar nuestros contactos en la nube del sistema operativo móvil que usamos. Si estás convencido de que toda la vida vas a usar iPhone, o Samsung o Huawei (todos tienen sus sistemas propios de almacenamiento) entonces no hay problema en dejar todos tus contactos en esos ecosistemas. Si en cambio no sos un fanático de un sistema en particular o considerás que el mundo de la tecnología cambia demasiado rápido –y que lo que ahora es dominante puede no serlo en pocos años– entonces conviene que tomes recaudos.

Hoy en día la plataforma más extendida es la de Google, por lo cual una medida razonable es almacenar todos tus contactos allí. Si disponés de una cuenta de Gmail solo hace falta ir al área de Contactos para guardar todo ahí. El sistema de Google tiene varias ventajas:

• se sincroniza en todos los dispositivos que uses, no importa la marca o sistema operativo. Funciona en móviles y computadoras.
• tiene una función para unificar duplicados, que permite poner al día la agenda virtual y que ayuda a evitar confusiones.
• realiza sugerencias para completar las fichas de contacto con información que se incluye, por ejemplo, en un email. Si José López tiene un nuevo celular que no tenías agendado, Google te sugerirá que lo agregues a su ficha de contacto.

Si tu teléfono es Android lo más seguro es que tus contactos ya estén sincronizados en Google. Si usás iPhone pueden estar almacenados en varios servicios. Hay que ir a Ajustes y luego Contraseñas y cuentas para ver qué cuentas tenés en ese celular para guardar Contactos; esto puede incluir iCloud, Gmail, Yahoo, Outlook, entre otras.

Para poder unificar todo en Google hay que deshabilitar el almacenamiento en iCloud y dejar solamente habilitado el de Gmail. Pero antes conviene exportar los contactos que estaban guardados en la nube de Apple, para evitar pérdidas. Para eso lo más sencillo es ingresar al iCloud desde una computadora, con tu usuario y contraseña, cliquear sobre el ícono de Contactos, seleccionar uno y luego presionar las teclas Ctrl+A para incluir tantos como desees en la selección. Luego hacer clic sobre el ícono de tuerca (abajo a la izquierda), elegir la opción Exportar VCard y los contactos quedarán guardados en la PC como un archivo.

Después hay que ir Contactos de Google y en el menú de la izquierda, presionar sobre Importar y elegir ese archivo.

A partir de ese instante todo está en un mismo lugar, por lo cual es el momento para ir al iPhone y desactivar la opción de iCloud para guardar contactos, y dejar solo la de Gmail.

Kondo contactos

La vida cambia. Si en tu lista hay cientos de fichas de contactos, es posible que un buen porcentaje esté desactualizado o directamente ya no tenga ningún interés. Algunas personas prefieren guardar todo, porque nunca se sabe cuándo se necesitará. Otras eligen el orden.

Así se pueden ordenar los contactos en cada sistema:

• Android. En cualquier dispositivo con Android hay que presionar sobre un contacto y mantener la presión para que se active el modo Selección, que permite elegir muchos al mismo tiempo para borrarlos todos juntos.
• iPhone. El celular de Apple es menos cómodo en este aspecto; para borrar un contacto hay que entrar a cada uno y seleccionar Editar para luego ir a Eliminar, en la parte inferior de cada ficha.
• Google. Por eso lo mejor es borrar contactos en Google. Desde la PC es posible hacer clic a la izquierda de cada nombre, en un pequeño cuadro que se genera, para luego cliquear en los tres puntos del menú superior y elegir Eliminar para borrarlos todos juntos.

Duplicados

Pero el orden en tu lista de contactos no solo supone borrar los que ya no usás sino también eliminar los muy frecuentes duplicados que se van guardando. Así, el carpintero que tan bien trabajó en tu casa puede ser “Carpintero bueno” o “Jorge Pérez”, dos fichas de contactos con el mismo número. En la libreta de Google es posible elegir la opción Duplicados (menú a la izquierda); automáticamente el sistema detecta las fichas con información repetida, ya sean nombres, números u otros datos tales como direcciones de email y luego solo hay que presionar sobre Combinar. El proceso se puede realizar frecuentemente (una vez por mes, por ejemplo) para mantener la casa en orden.

Un poco más de organización

Ahora que todo está perfectamente organizado, es posible avanzar un casillero más. Si no la usás aún, la función de marcar Favoritos entre tus contactos (familia, amigos y compañeros de trabajo con los que más te comunicás, por ejemplo) es muy buena para que pasen a formar parte de una lista corta que es más fácil de manejar en el día a día. Este sistema funciona tanto en iOS como en Android y además permite que quienes integran esa lista sean excluidos de la función No molestar que a veces es útil activar en el celular para evitar tantas interrupciones.

Bonus track

Si elegís usar el sistema de contactos de Google también podrás acceder en cada una de las fichas a las últimas interacciones que tuviste con esta persona, con base en mails o llamadas.