Desafíos tecnológicos de la prestación de servicios legales a las empresas

Los profesionales especializados en el área legal de Deloitte tuvieron recientemente la oportunidad de dialogar con el autor y llegar a diversas conclusiones sobre el futuro de la oferta de servicios y su impacto en las empresas.

Lo primero que cambió (y va a seguir cambiando) es la forma en que trabajan los abogados a partir del advenimiento de la tecnología, mejorando su labor, siendo más eficientes y pudiendo manejar transacciones de gran tamaño en tiempos impensados con la ayuda de programas diseñados a la interna de la firma. La segunda faceta se da en cómo las distintas transacciones entre empresas e individuos están siendo objeto de una mutación notable donde se necesita que la regulación acompañe los avances.

Juan Bonet, socio de Deloitte y líder de la práctica legal en Uruguay comenta al respecto: “Desde Deloitte es impactante ver las sinergias que se generan entre el sector legal y las áreas de consultoría, ciberseguridad, asesoría en riesgos e incluso auditoría. Lo que le da un nuevo rumbo y toda una serie de posibilidades totalmente innovadoras y que transcienden a todo lo que se haya podido ver en el pasado. Eso lo da el tener toda la tecnología de una consultora del tamaño de Deloitte, ahora enfocada al sector legal como una de sus prioridades estratégicas. Cada día empezamos a interactuar en nuestra red viendo en tiempo real cómo estamos avanzando en esta materia a escala global, y eso es realmente excitante y desafiante al extremo”

Innovación en la contratación

Muchas veces la digitalización implica el uso de tecnología para otorgar actos y contratos que tradicionalmente se hacían presencialmente o mediante el uso de papel. Ahora, las empresas se vinculan con sus clientes, proveedores y demás grupos de interés a distancia, de forma electrónica y generalmente a través de redes abiertas.

Para Bonet “estos cambios presentan desafíos desde el punto de vista legal. Pasan por adoptar las medidas técnicas y jurídicas que permitan autenticar al contratante, utilizar un medio electrónico válido para la manifestación del consentimiento obligacional, generar registros íntegros que servirán como prueba en caso de un desconocimiento o repudio, asegurar la confidencialidad de la información y evitar fraudes. Esos desafíos son superables”

Desde el año 2009, Uruguay cuenta con la Ley 18.600 y su Decreto Reglamentario 436/2011, que reconocen la admisibilidad, validez y eficacia del documento y la firma electrónica, a la vez que sienta una serie de principios a aplicar a las relaciones telemáticas, como la inalterabilidad del derecho prexistente, la equivalencia funcional y la neutralidad tecnológica.

Esos cimientos son clave para soportar toda estrategia que implique la digitalización contractual o de relacionamiento con clientes, proveedores, etcétera.

“Hay soluciones tecnológicas más robustas que otras desde el punto de vista legal y que tienen distinto efecto jurídico.  Los efectos de una firma electrónica común no son iguales a los de una firma electrónica avanzada. Ambas son válidas, pero con distinto efecto probatorio” asegura el experto.

Innovación en el tratamiento de datos

El uso de cloud computing, la automatización de procesos y la aplicación de otro tipo de tecnologías implica muchas veces el tratamiento automatizado de datos personales, lo que hace necesario considerar la ley de protección de datos personales.

Bonet destaca que el desafío de la digitalización en materia de tratamiento de datos personales es “buscar un equilibrio entre seguridad/privacidad y tecnología/funcionalidad. En la búsqueda de tal equilibrio las empresas no solo deben incorporar en sus procesos empresariales medidas tendientes a proteger la privacidad de sus clientes, proveedores, colaboradores, etc., sino también a demostrar tal protección”

El uso de cloud computing implica muchas veces la transferencia de datos personales al exterior, para lo cual la ley impone una serie de limitaciones o condiciones a cumplir para que tal transferencia sea permitida.

Innovación en la Industria financiera

Las empresas supervisadas por el Banco Central tienen desafíos adicionales en cuanto al manejo de datos personales, considerando que a muchas de ellas les aplica el secreto bancario. Sobre este aspecto Bonet considera que “hay que considerar el régimen de tercerización de servicios vinculados al procesamiento externo de datos en el exterior, reglamentado por normas bancocentralistas”

¿Cuáles son las soluciones tecnológicas que existen y que se ofrecen a las empresas?

Bonet considera que existen muchas, pero destaca las principales:

• “Software de gestión de gobierno: sistemas que permiten calendarizar, compartir información, comentar y dejar registro de sesiones de directorios, asambleas, comités, etc. y recabar el voto.
• Sistemas de gestión de contratos durante su generación, firma y ejecución del mismo.
• Sistemas que permiten controlar políticas internas, realizar capacitaciones, y requerir información mínima para el control de ley de tercerizaciones laborales, realizar denuncias, etc.”