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Auditoría de Sanidad Policial advierte "riesgos extremos" en control de medicamentos

Una auditoría interna revela que la Sanidad "no cuenta con las instalaciones adecuadas para el almacenamiento y conservación de los medicamentos"
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02 de enero de 2023 a las 05:00

Una auditoría a la Dirección Nacional de Sanidad Policial del Ministerio del Interior, responsable del Hospital Policial, detectó varios hallazgos sobre el control del stock de medicamentos de su Departamento de Farmacia. "Los controles implementados no garantizan que el proceso de administración de medicamentos se lleve a cabo de manera eficaz y eficiente", concluye el informe del Ministerio de Economía al que accedió El Observador.

Los medicamentos manejados por Sanidad Policial, que en 2021 costaron un total de $ 212.959.650, no cuentan con controles "suficientes" y tampoco "se cuenta en todos los casos con evidencia de los realizados". Además, "el sistema informático utilizado" por la Farmacia del organismo "no se ajusta a las necesidades" requeridas, por lo que los funcionarios del área deben tener una "mayor intervención", llegando incluso a duplicar sus tareas.

Tampoco "se dispone de indicadores suficientes que permitan medir la racionalidad del consumo de medicamentos", y "las planillas empleadas para realizar el seguimiento" de canje y destrucción "no son íntegras y la documentación que las respalda es incompleta".

"El SLM (Servicio Logístico de Medicamentos) no cuenta con las instalaciones adecuadas para el almacenamiento y conservación de los medicamentos", sentencia el documento.

La auditoría recomienda a las autoridades de la Sanidad "realizar una evaluación integral del proceso que identifique riesgos a fin de diseñar e implementar actividades de control".

Cinco hallazgos "extremos"

El informe cuenta con siete hallazgos de irregularidades en el proceso de control del stock de medicamentos de la Dirección, cinco de ellos de riesgo "extremo", que implica debilidades de nivel "muy significativo" que deben solucionarse "a la brevedad", y dos de nivel "alto", que muestra debilidades de un nivel "importante" para el proceso.

Medicamentos vencidos

El primer hallazgo de la auditoría es que "los controles implementados por SDAM (Servicio de Dispensación Ambulatoria de Medicamentos) no son suficientes para asegurar una dispensación adecuada de medicamentos, ni se cuenta en todos los casos con evidencia de los controles realizados".

En una muestra del 20% de los medicamentos brindados en un día por el servicio se comprobó que uno de cada cuatro medicamentos eran entregados sin alguna de las "formalidades" necesarias, como por ejemplo "prescripciones médicas realizadas de manera manual sin fecha, vencidas, sin identificación plena del usuario, sin el código institucional y/o firma del médico".  Esto puede llevar a que se entreguen "medicamentos que no condicen con la prescripción médica" y al robo de estos insumos.

Para subsanar esta situación, el informe recomienda implementar "controles cruzados" para que "todo movimiento que se genere en el sistema cuente con la documentación de respaldo correspondiente".

Control del stock

La auditoría a Sanidad Policial también detectó que no existe "un adecuado control y monitoreo del stock de medicamentos". 

Entre otros problemas, la investigación halló que "no existe una política de controles de inventario sorpresivos", tampoco "se utiliza un código específico para registrar faltantes o sobrantes", lo que impide diferenciar "diferencias de stock oportunamente y eventuales responsabilidades", y no se realizan controles de stock en la Policlínica Gaboto.

El trabajo recomienda "jerarquizar la Unidad de Gestión de Stock" del Departamento de Farmacia para atribuirle mayor incidencia a sus decisiones, realizar un "monitoreo global del stock de medicamentos", rediseñar los controles y adecuar la identificación de los faltantes y sobrantes en el sistema.

Sistema sin funcionalidades "básicas"

Según el informe, el sistema "Zorrito" del Departamento de Farmacia, encargado de registrar "la distribución, dispensación y control de stock de medicamentos", no cuenta con las "funcionalidades básicas" que le permitan contribuir a "una gestión eficiente de los medicamentos".

El servicio no tiene una "alerta de stock" para informar cuando se llega a un mínimo o máximo de medicamentos, ni permite "conocer el lote y vencimiento" de estos de manera tal que se pueda mantener su trazabilidad en el sistema.

Tampoco "cuenta con módulos para generar pedidos de compras, seguimiento de canjes y destrucción", y en la dispensación de medicamentos "no exige el ingreso de la fecha de emisión de la receta" para garantizar su vigencia ni "el ingreso del número de receta" para "impedir su reutilización".

Estas fallas generan que no se cuente con medicamentos "en tiempo y forma", que se dispensen "sin contar con receta u orden de policlínica válida", o con los requisitos que piden estas recetas, todo lo cual pone "en riesgo la salud del paciente".

Depósitos inadecuados

La auditoría informa que las instalaciones de depósito de almacenamiento y conservación de medicamentos no cuentan con una refrigeración completa ni cámaras de seguridad, y disponen de espacios "reducidos para el tránsito de productos y personal vinculado al área".

Tampoco cumple con los requisitos de seguridad previstos por la ley en el manejo de los medicamentos, ya que "por razones de conservación" los funcionarios declararon que "se han visto en la necesidad de dejar la puerta abierta de la habitación donde se almacenan, en especial los días de extremo calor y en los horarios que el depósito está cerrado".

Esto puede llevar al "daño" o al "robo" de medicamentos, por lo que la investigación recomienda "cumplir con lo establecido en la normativa" y brindar más "recursos materiales" al personal del área.

Información sin respaldo

La auditoría advirtió que los respaldos de información del control de los medicamentos "se encuentran almacenados en las propias instalaciones del hospital" Policial, lo que puede llevar a perder "información crítica necesaria para la prestación del servicio" si ocurre un incidente.

Para solucionar esta situación la auditoría recomienda que se genere a la brevedad una copia de la información que se ubique "fuera de las instalaciones" actuales.

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