Escritorios ordenados obstaculizan la creatividad desordenada

Desde en la producción de neumáticos en Michelin hasta en las plantas menos evidentemente industriales –como el centro Mount Pleasant de distribución de correo del Reino Unido– la pulcritud ha pasado de ser una virtud a ser una necesidad.

La automatización ayuda a reducir el desorden: cuanta menos gente haya en una planta, más fácil es mantenerla limpia. Pero los avances más interesantes en la mentalidad de ser pulcro en los talleres de trabajo han sido los avances humanos.

Un gerente de operaciones de un pequeño fabricante de componentes me recordó la semana pasada que la eficiencia y la felicidad de un sinnúmero de equipos de fabricación dependen de la aplicación de técnicas básicas inspiradas por los productores japoneses en la década de 1980.

Las cinco 'eses' originales eran japonesas ("Seiri", "Seiton", "Seiso", "Seiketsu" y "Shitsuke"), y se han traducido al inglés como "Sort " (clasificar), "Set in Order" (organizar), "Shine" (limpiar), "Standardize" (estandarizar) y "Sustain" (mantener [la disciplina]).

El objetivo es garantizar que los espacios de trabajo y las herramientas se organicen y se mantengan limpios, lo cual permite que el trabajo comience de inmediato y que los trabajadores puedan realizar un inventario visual instantáneo de su estación.

El gerente de operaciones lo comparó con el sistema que les permite a los ingenieros de Fórmula Uno organizarse y trabajar de forma consistente, sin importar si su Gran Premio se lleva a cabo en Bakú o en Barcelona.

Los padres han instado a sus hijos a que mantengan sus cosas ordenadas desde que comenzó la crianza de los hijos. Las raíces del sistema 5S tal vez se remonten al patriarcal Henry Ford, quien instituyó hace un siglo el sistema "CAN DO", por las iniciales en inglés de "Clean" (limpiar), "Arrange" (ordenar), "Neatness" (pulcritud), "Discipline" (disciplina), y "Ongoing Improvement" (mejora continua).

Pero para la década de 1980, los buenos hábitos de fabricación occidentales habían decaído, con graves consecuencias para la gestión, la coherencia, la eficiencia y la seguridad (la cual ahora a menudo se agrega como una sexta 'S') de la cadena de suministro.

Un gerente de planta de ABB le dijo al New York Times en 1992 que su primera impresión al observar a los trabajadores japoneses era que estaban decayendo.

Luego se dio cuenta de que "todo lo que hacían era trabajo de valor agregado. No había nadie deambulando en busca de piezas o de instrucciones". No es sorprendente que el orden de la línea de producción siga siendo una de las medidas indirectas para una buena gestión.

¿Hacia dónde vamos ahora? Una nueva frontera, en gran parte inexplorada, es tu propio escritorio.

La "oficina esbelta" ya está aquí. El concepto a menudo se combina con el trabajo ágil. El personal ágil necesita librar una guerra en contra del desorden aunque sólo sea para permitirle a la siguiente persona que use su espacio sentarse y abrir su computadora portátil.

Pero como mi colega Tim Harford claramente escribió en su libro El poder del desorden, el escritorio ordenado puede reducir la creatividad, el bienestar y el rendimiento.

Él citó investigaciones que mostraban que los trabajadores lograban menos en espacios estériles preparados según los estándares del sistema 5S, y más en oficinas que no sólo estaban decoradas, sino en las que el ocupante podía arreglar las decoraciones.

Organizar tu escritorio, escribió, "puede simplemente ser una manera artística de sentirse ocupado sin hacer nada terriblemente útil", razón por la cual el desorden de mi escritorio aumenta a medida que yo me sumerjo más en un proyecto (ésa es, al menos, mi excusa).

La automatización está ayudando a los trabajadores de oficina y de producción desordenados. Parte de la montaña de mi material de investigación ahora está organizada, y está organizándose, a través de herramientas como Gmail y Evernote, las cuales destacan los elementos más importantes mientras yo hago búsquedas en línea.

Mientras tanto, los métodos que se están poniendo a prueba en el impecable Centro de Investigación de Fabricación Avanzada de la Universidad de Sheffield ayudan a crear orden a partir del desorden para el beneficio de los trabajadores de las líneas de producción.

Uno de los experimentos incluye un "coche kit", o "kit car", deportivo, el cual es ensamblado por un lado con la ayuda de una combinación de técnicas robóticas y de realidad virtual, y por el otro utilizando un anticuado folleto de instrucciones.

Una computadora guía a los humanos a elegir la pieza correcta de la caja correcta, y detecta a dónde van a buscarla. Un fabricante de cocinas ya está interesado en utilizar este sistema para rastrear tus hábitos de preparación de alimentos y así ajustar los gabinetes de tu cocina y tu alacena según lo descubierto.

La historia de la mejora de los procesos enseña que cada avance les plantea a los gerentes un nuevo reto.

Puede que este sea el mayor reto al que se hayan enfrentado.

En teoría, la automatización debiera liberar a las personas para que agregaran más valor. Pero también pudiera hacer que sus trabajos sean cada vez más impersonales, una acusación que fue dirigida a Henry Ford durante su apogeo.

La digitalización pudiera quitarles cuatro de las cinco 'eses' de las manos a los trabajadores, absolviéndolos de la necesidad de tener pulcritud al darle sentido al caos en su nombre.