¿Cómo serán las oficinas del futuro?

Entrás a trabajar y sentís el aroma a café en la recepción; los baristas caminan de un lado a otro, mientras que el sonido ambiente proviene de una cascada. Inmediatamente, tu asistente personal te recomienda dónde ubicarte hoy y con qué compañeros, en base a las tareas que tenés que realizar. Obedecés a esa voz y te sentás en un sofá para comenzar a trabajar. Cerca del mediodía abrís una aplicación para contactar a los compañeros que se muestran libres para ir a almorzar.

Esto es solo parte de lo que en el futuro será natural para cualquier trabajador, en cualquier oficina de Uruguay y el mundo.

Si bien la vigencia de las oficinas se vio cuestionada por la tendencia del trabajo remoto o freelance, la epidemia de la soledad que apareció como consecuencia -y su efecto negativo en la salud que diversos estudios demostraron- fue motivo suficiente para que las empresas, grandes y pequeñas, decidieran volver a captar a sus trabajadores ofreciéndoles espacios más atractivos. 

Evolución

Que el individuo es un ser social es el principal argumento de los expertos para defender la importancia y necesidad de las oficinas. “Las oficinas nunca van a desaparecer porque esto se trata de personas, y son más productivas cuando se relacionan”, indicó el director del estudio 3g, Pablo Rodríguez.

Sin embargo, la manera en que estos espacios se construyen fue transformándose a lo largo del tiempo y continuará haciéndolo.

Pocos años atrás se derribaron paredes y se consolidó la tendencia de oficinas abiertas. Espacios de trabajo como los de Google, con CEO’s y demás empleados compartiendo una misma gran oficina, se convirtieron en la norma e inspiración de empresas de todo el mundo.

En julio, un nuevo estudio de la Universidad de Harvard cuestionó esta tendencia. Demostró que, lejos del objetivo buscado, las oficinas abiertas disminuyeron las interacciones cara a cara y aumentaron las electrónicas, y dejó sobre la mesa las preguntas: ¿qué le sigue entonces a la tendencia de oficinas abiertas? ¿Cómo serán las oficinas del futuro? Diversos expertos en arquitectura de oficinas y futuro del trabajo brindaron sus predicciones.

70% fue lo que disminuyó el volumen de interacciones cara a cara en las oficinas abiertas según un estudio de Harvard de julio de este año.

 

Vuelta a la tradición

Para el socio de LGD arquitectos, Leonardo García Dovat, se puede predecir cómo serán en dos aspectos: el interiorismo y la localización. Según el arquitecto, las oficinas evolucionarán de forma contradictoria, evolucionando por un lado, pero volviendo también a conceptos más antiguos.

“Las oficinas con espacio integrado se van a seguir desarrollando pero siempre integrando espacios de cubículos, y aumentando los espacios de amenidades”, avizoró. Agregó que se profundizará la tendencia de humanizar el espacio de trabajo. “Se favorecerá la integración de las personas, pero probablemente se vuelva a la work station -estación de trabajo-”, por lo que se regresará a áreas de trabajo más reservadas.

56% fue lo que aumentaron los correos electrónicos y 67% los mensajes en aplicaciones, que además crecieron 75% en extensión.

Esto, según García Dovat, no quiere decir un retorno a las oficinas privadas, sino que el concepto será de open office, pero conformado por mamparas altas, dando lugar a mayor privacidad. “Estamos hablando de una evolución de acá a diez años. Ahora estamos en pleno auge de la oficina abierta y colaborativa, pero estudios marcan que la gente en espacios abiertos tiende a recluirse y sentirse más expuesta”, señaló. Agregó que en el futuro habrá “un híbrido” en el que serán fundamentales los espacios para que los trabajadores puedan distenderse fuera de sus espacios de trabajo.

Sin puestos fijos

El consultor y escritor en tecnologías emergentes y su impacto en el trabajo y las oficinas, Philip Ross, describió cómo suelen ser, todavía, las oficinas tradicionales: “Construimos un contenedor para las personas, la gente va a ese contenedor a cierto horario, tiene su escritorio, su teléfono y computadora, papeles y una silla propia. Prende su computadora y pasa la mayor parte del día sentada allí o en la sala de reuniones. No es mucho más que eso”.

Pero la tecnología generó que ya no sea necesario tener un teléfono fijo, ni un escritorio propio. “La comunicación se mueve muy rápido y pasó a ser de lugar a lugar, a persona a persona”, indicó.

Según Ross, los escritorios propios son ineficientes. “En cualquier oficina del mundo, solo el 48% de los escritorios están en uso. Estudios demostraron que un 52% de los lugares en cualquier momento del día laboral estará vacío”.

El experto señaló que las oficinas suelen ser el segundo gasto más grande de las empresas, luego de los salarios.

“Las compañías gastan miles de millones de dólares en oficinas vacías en días laborales. Y sin embargo, los trabajadores igual dicen que les cuesta usar la sala de reuniones cuando la necesitan. Esto es un gran problema de las oficinas de hoy”, dijo.

“Igual que el trabajo ha invadido nuestras casas, la vida personal también puede invadir las oficinas”, dijo Eduardo Oppenheimer, expansion manager de Globant en el evento Worktech.

Indicó que en el futuro lo natural en cualquier empresa será dar la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar de la oficina. “Podremos a través de la data ver cómo la gente está trabajando, quiénes se envían más mensajes y en base al flujo de mails entre personas, recomendar quiénes se deberían sentar juntos. Si hay seis personas involucradas en el mismo tema y dos están en un piso y las otras cuatro en otros, conviene que trabajen juntos esa semana”, agregó Ross quien visitó Uruguay la semana pasada para participar de la conferencia Worktech 2018, organizada por Contract.

El espacio de trabajo basado en actividad será la norma, según Ross. “Si estás en un ambiente ruidoso no vas a concentrarte, y se dificultará hacer una videoconferencia. Pero si querés hablar con gente, está bien que estés allí”, agregó.

Para el experto, en cinco años la inteligencia artificial ya podrá, cuando el trabajador ingrese a la oficina, recomendarle dónde sentarse y por qué. Además, a futuro habrá cámaras que leerán los rostros de los empleados y se generará data sobre niveles de distracción, felicidad y satisfacción o aburrimiento.

García Dovat, por su parte, opinó que los puestos de trabajo serán versátiles pero que, sin embargo, las posiciones serán más reservadas.

En la opinión de Rodríguez de 3g, la cantidad de metros cuadrados de espacios de trabajo irá cayendo: “Las empresas van a encontrar mejores rendimientos en sus alquileres”. Apuntó que los escritorios subutilizados son una pérdida para las empresas, por lo que la tendencia será que las empresas tengan menos metros cuadrados para albergar a la misma cantidad de gente, en espacios flexibles.

Por su parte, el socio del estudio Martínez Rudolph, Nicolás Rudolph, dijo que en Noruega -país donde vive y trabaja para el estudio Dark Arkitekter- ya es corriente que los empleados tengan un locker y que puedan loguearse en cualquier computadora. Otra tendencia, dijo, son los escritorios elevables, que permiten trabajar sentados o de pie.

Sede y satélites

Las oficinas, según García Dovat, seguirán ubicadas en las grandes ciudades. Sus sedes centrales se continuarán desarrollando como espacios principales e imagen de la comunidad, “pero van a crecer con oficinas satélites, a través de oficinas colaborativas”, dijo.

Señaló que “en plan de favorecer la interacción y que la gente salga de su casa a los trabajos” las empresas mantendrán sus sedes corporativas, con expansión a través de las satélites en distintos barrios.

El socio del estudio Veldhoen, Louis Lhoest (Países Bajos), dijo en su conferencia en Worktech que las oficinas tienen que incentivar el sentido de comunidad y de creatividad. Para el experto, será clave a futuro “empoderar a las personas para que elijan cómo quieren trabajar”. Para eso se necesita confiar en los empleados, expresó. Según Lhoest, los escritorios y las salas de reuniones no son ideales para todas las actividades que se desarrollan durante una jornada laboral. “¿Y si necesitamos concentrarnos?”, se preguntó e hizo un paralelismo: “Un escritorio asignado puede limitar a las personas. En casa tenemos una cama pero a veces dormimos en el sillón. Hay que aplicar estos principios a la oficina”.

Los coworks, según García Dovat, se seguirán desarrollando, debido a que cada vez habrá más startups que requieran contratos flexibles y no una inversión inicial en oficinas.

Oportunidad de negocio

Para atrapar a la “generación Starbucks”, dijo Ross, un punto clave en las oficinas deberán ser la comida y la bebida. Señaló que en oficinas de Microsoft en Singapur ofrecen helados en recepción, al igual que en Facebook.

“En Boston Consulting Group tenían una oficina muy tradicional en Park Avenue (Nueva York), buscaron atrapar a la generación Starbucks y construyeron una oficina donde la recepción es un gran café. Entrás a ese ruidoso café y no hay escritorios de recepción ni salas de espera. Es como un café que elegís al salir”. Esta oficina está ubicada en el edificio Hudson Yards, uno de los desarrollos inmobiliarios más grandes en la historia de Estados Unidos.

En este sentido, agregó que existe una “oportunidad enorme” para las cafeterías, restaurantes y otro tipo de negocios “cool” de instalarse en estas empresas. Mencionó como ejemplo las oficinas del banco Macquarie (Australia): “Vas y sentís que estás en el lobby de un hotel. Tienen cocinas abiertas, cafés geniales. Eso es lo que buscan las personas. Un 40% de su fuerza de trabajo es tecnológica y tienen que captarla”, señaló.

Agregó que las empresas deberán pensarse a sí mismas como un club: “Las grandes compañías pensarán que no pueden simplemente meter gente en un cowork, sino que tendrán que construir sus propias versiones de ese cowork”. KPMG abrió recientemente una oficina en Londres que, según Ross, se siente como un club. No hay escritorios ni oficinas, predominan las facilidades para reunirse como bares y restaurantes.

Coincidió con él García Dovat: “¿Cómo me imagino las oficinas internamente? Muy abiertas, descontracturadas, con cafeterías y marcas tercerizadas, gimnasios y áreas de encuentro y trabajo colaborativo, espacios para trabajar de pie”, apuntó. El arquitecto cree que también hay una contradicción en este sentido, ya que las cafeterías y bares están dando espacios para el trabajo y las reuniones.

Oficina de bolsillo

Rodríguez, del estudio 3g, añadió que en el futuro habrá una interacción entre la oficina y los espacios públicos. "Veremos una oficina desfragmentada en la ciudad. La ciudad dará soluciones a las personas según sus necesidades diarias". En ese sentido, agregó que se podrá pasear por el parque y encontrar un pequeño espacio de cowork, o un phonebooth -cabina telefónica- donde se podrá tener una reunión de una hora sin tener la necesidad de desplazarse a la oficina. 

"Nuestros clientes deberán entender que en el futuro la oficina se llevará en el bolsillo, afectando directamente el área de los espacios de trabajo en las oficinas, que serán más reducidos", apuntó. Agregó que la inteligencia artificial optimizará los recursos, y que los clientes pedirán que sus espacios tengan una simbiosis con la tecnología. "Las tendremos que entender como un todo, donde tecnología, arquitectura y personas sean la misma cosa. Deberán transformarse en espacios sin fronteras", recalcó. 

Biofilia

El CEO de Contract Workplaces, Víctor Feingold, dijo en el evento Worktech que tras la revolución industrial, las personas pasaron a ser confinadas en espacios artificiales. “Nuestra cabeza y nuestro cuerpo no están preparados para eso”, dijo. De allí surge la biofilia, una de las tendencias del futuro de las oficinas. Feingold la describe como “una oficina amigable para lo que estamos seteados genéticamente”. “Cuando el cuerpo es metido en un lugar para el que no fue diseñado, se generan una cantidad de trastornos, como el estrés, alergias por absorber toxinas en el ambiente, dolores musculares, obesidad y problemas cardíacos”.

Los estudios de arquitectura, debido a esto, comenzaron a utilizar colores tierra, a promover las vistas al exterior, el contacto con la luz natural, las formas orgánicas. Nicolás Rudolph, socio del estudio Martínez Rudolph, comentó que esta tendencia está más desarrollada en Noruega, -con un invierno más largo- ciudad en la que vive.