¿Sufres de "exceso de reuniones"?

Antes de la pandemia, Phil Libin, cofundador y presidente ejecutivo de mmhmm inc., una compañía de videocomunicaciones, tenía un promedio de 9.5 reuniones diarias en persona, normalmente de una hora cada una, más los viajes. Durante la pandemia, su cantidad de reuniones por vídeo se disparó a unas 14 cada día.

Era demasiado. Así que Libin redujo el número de reuniones a entre cuatro y cinco al día. Dice que las grabaciones audiovisuales, los textos y los correos electrónicos pueden ser sustitutos útiles. "Cambiamos todo a asíncrono. Lo único que teníamos que hacer de forma sincronizada era una conversación".

Su otra estrategia de reuniones fue aún más sencilla. "Simplemente cancelé la mayoría", dice.

Mientras los empleados se quejan del agotamiento y lidian con el trabajo híbrido (una mezcla de trabajo remoto y en la oficina), algunos empleadores están intentando reducir el "exceso de reuniones". Microsoft reportó un aumento del 150 por ciento en la cantidad de tiempo que un trabajador estadounidense promedio pasó en su plataforma Teams entre septiembre de 2019 y septiembre de 2020, con un ligero aumento al año siguiente. El número de reuniones por persona también aumentó, al igual que las reuniones fuera del horario de oficina convencional de 9 a 5, lo que llevó a la compañía tecnológica a concluir que un mayor número de personas se ha ajustado a una jornada laboral más larga.

Cómo reducir las reuniones

Como parte del cambio de Atom Bank a una semana de cuatro días, la compañía ha intentado reducir las reuniones, enviando una serie de consejos, entre ellos limitar el número de reuniones y aconsejarles a los empleados que "muy a menudo la reunión es el punto de partida para hacer las cosas. Que sea el último". Anne-Marie Lister, directora de personal, dice: "La gente se pregunta si realmente necesita estar en las reuniones. Están buscando la eficiencia".

Joe Allen, profesor de ciencias de la organización de la Universidad de Utah y coautor de Suddenly Hybrid: Managing the Modern Meeting (De repente híbrido: gestionar la reunión moderna), dice que el "exceso de reuniones" significa que los directivos les dedican aproximadamente tres cuartas partes de su tiempo a las reuniones o a su preparación. "Los directivos tienen que decir: '¿realmente necesito esta reunión?' Y luego cancelarla".

Un problema que se pasa por alto con las reuniones mal planeadas es que se convierten en una bola de nieve. "Una mala reunión provoca tres reuniones más", dice Allen. "Controla a quienes son dados a enfrascarse en monólogos; comienza a tiempo". Allen también recomienda tener en cuenta un "tiempo de recuperación", ya que ha descubierto que la gente necesita unos cinco minutos para recuperarse después de una buena reunión, pero 17 después de una mala. Allen se muestra escéptico sobre el valor de los días sin reuniones. "Luego se llenarán de reuniones los demás días".

Sin embargo, para Gihan Amarasiriwardena, cofundador de Ministry of Supply, una marca de ropa de venta minorista, los tiempos sin reuniones ayudaron a la compañía a reevaluar su forma de trabajar, y dice que ha reducido las reuniones de un promedio de 32 a la semana en abril de 2020, a unas 18 ahora. Esto lo logró alternando el tiempo de concentración con el trabajo colaborativo, sobre la base de dos tipos de estilos de trabajo — "creadores" y "gerentes" — un marco popularizado por Paul Graham, cofundador de Y Combinator, una aceleradora de empresas "startup".

Amarasiriwardena dice: "Si eres un fotógrafo o diseñador, te enfocas más en 'crear', lo cual requiere tres horas de concentración intensa. Si te dedicas a los servicios profesionales, eres más al estilo de los 'gerentes' [es decir, más reuniones]". La mayoría de los trabajos requieren una mezcla de ambos.

Antes de la pandemia, Ministry of Supply reservó las mañanas de los miércoles el trabajo desde casa, sin interrupciones por reuniones. Funcionó tan bien que se amplió a todo el día. "El cambio de contexto es costoso", dice, refiriéndose al esfuerzo necesario para pasar de una tarea a otra y de un estilo de trabajo a otro. "Media hora para hacer un trabajo profundo es difícil".

En las primeras fases de la pandemia, el personal se dio cuenta de que Zoom era lo que predominaba. "Uno de los miembros de nuestro equipo dijo que deberíamos tener una 'semana de los creadores' sin reuniones en toda la semana, a menos que sea muy urgente", dice Amarasiriwardena. Las semanas alternas de 'gerente' — con reuniones — se aprovechan para reunirse con los clientes y para ponerse al día con el personal de forma individual.

Planifica el trabajo en equipo

Bolt, la compañía de comercio electrónico, utiliza una guía llamada Conscious Culture playbook (Manual de la cultura consciente). Reserva un día a la semana para reuniones internas, como reuniones de equipo y con individuos. Luego, solicita uno o dos días de reuniones externas, incluyendo reuniones con clientes o entrevistas de contrataciones, y los días restantes los reserva el trabajo sin interrupciones.

Este tipo de planificación requiere un pensamiento estratégico en los altos niveles, dice Henrik Stenmann, director ejecutivo de Internet Intelligence House Nordic, una agencia de mercadotecnia digital, que introdujo una semana de cuatro días en 2017. Eso le dio ímpetu a la reducción del "tiempo muerto". La compañía acortó el sistema de reserva de reuniones por defecto: las reuniones de una hora pasaron a ser de 45 minutos y las de media hora se redujeron a 20 minutos.

También les dio a todos los miembros de la compañía la autoridad para rechazar una invitación a reunión si no tenía una agenda. Durante las reuniones, todos los dispositivos electrónicos tienen que ponerse en una caja. "Si crees que puedes hacer dos cosas al mismo tiempo, hay muchas pruebas de que no. Estamos tan acostumbrados a tener dos pantallas, que tenemos muchos malos hábitos", dice Stenmann.

James Macnamara, director de operaciones de Blink SEO, una agencia de mercadotecnia digital, se muestra escéptico a la hora de enfocarse en el exceso de reuniones. "La gente puede ser muy estricta en las reuniones y luego verter [ese intercambio de información] en Slack y otras comunicaciones". Blink promueve un marco de "horas en línea" entre las 12:30 p. m. y las 3:30 p. m. para las reuniones, con una ventana para las comunicaciones internas en cualquiera de los dos extremos del día, de 9:00 a. m. a 9:30 a. m. y de 5:00 p. m. a 5:30 p. m.

Macnamara dice que puede ser un desafío para los clientes adaptarse a la cultura de las reuniones reducidas. Blink SEO ha eliminado las reuniones rápidas dos veces a la semana en las que el personal les informaba a sus compañeros sobre su trabajo. En su lugar, ha creado oportunidades para que la gente charle, como un club de lectura y sesiones de juego. "Hay más cosas que podemos hacer para que la gente se reúna y hable con naturalidad", dice.

Existe el riesgo de que cualquier tipo de iniciativa de eficiencia corporativa extrema "dañe la vida social de la compañía", dice Alex Soojung-Kim Pang, autor de Shorter: Work Better, Smarter, and Less: Here’s How (Más corta: trabaja menos, mejor, y de forma más inteligente. He aquí cómo). "Hay muchas reuniones que les están dando a la gente la oportunidad de hablar y que los escuchen. Si el objetivo es tomar una decisión difícil, no se puede hacer en una reunión de 10 minutos; hay que darle a la gente el espacio y la oportunidad de respirar [en una reunión más larga]".

Allen también recomienda dejar un tiempo en las reuniones para preservar las convenciones sociales. "Una breve charla trivial hace que los introvertidos y los extrovertidos participen. Los extrovertidos probablemente intervendrán a pesar de todo; los introvertidos, no".