Trampas de las oficinas de planta abierta

Cuando Bill Arnold, un pionero de la gestión progresista, quiso mostrar su devoción por el “liderazgo transparente centrado en la persona” en el centro médico que dirigía en la década de 1990, él ordenó que se desmontara la puerta de su oficina y se colgara en el vestíbulo.

Habiendo abierto sus puertas, los líderes trasladaron su atención a las paredes. Después de asumir el cargo de director ejecutivo de Standard Life en 2009, David Nish buscó acelerar la transformación de la aseguradora de Edimburgo de una aburrida mutual a una compañía ágil que cotiza en bolsa eliminando las oficinas de sus ejecutivos. Él puso un escritorio redondo en un área abierta, en la cual podía celebrar reuniones improvisadas con hasta ocho colegas; instaló una sala de juntas rodeada de vidrio para reuniones más privadas; y abrió una cafetería para todo el personal en lo que solía ser el ‘santuario’ de los líderes.

Las presiones paralelas del trabajo híbrido, del distanciamiento social y de las medidas de eficiencia poscovid han renovado el asalto a los pisos ejecutivos.

La semana pasada, Noel Quinn, el director ejecutivo de HSBC (donde Nish ahora es, casualmente, director independiente senior), publicó una foto en LinkedIn de los escritorios para uso compartido en oficinas de planta abierta, u oficinas diáfanas, que él y su equipo ocuparán en la sede de Londres. Bloomberg ha reportado que Bill Winters, la contraparte de Quinn en Standard Chartered, está permitiendo que cualquiera reserve su antigua oficina, como parte del plan de trabajo flexible del banco.

Las complejidades del trabajo híbrido y los horrores del uso de escritorios compartidos en una oficina están bien documentados. Los directores ejecutivos proclaman las virtudes del trabajo en oficinas de planta abierta. Ellos son los que pueden ordenar que se contraten cuadrillas de demolición y, por lo general, se encuentran entre los beneficiarios de cualquier aumento de eficiencia. El personal tiende a ser menos entusiasta, atrapado entre los peligros del presentismo y la vigilancia constante de una especie de panóptico del director ejecutivo. Las oficinas de planta abierta pueden incluso inhibir la comunicación, según ciertos estudios.

Si acercar al líder y al equipo resulta en mejoras del desempeño y de la participación depende, en gran medida, del contexto.

Los principales líderes de AB InBev, el grupo global de bebidas, se sientan en escritorios ubicados en el corazón de sus oficinas de planta abierta a nivel mundial. El entusiasta personal ha comparado el acceso que tienen con trabajar en una empresa “startup”. Eso se hace eco del ejemplo dado por David Packard, de Silicon Valley, quien practicaba “la gestión caminando por la oficina” en Hewlett-Packard cuando estaba a cargo.

Anne Live Vaagaasar, de la Escuela de Negocios Noruega BI, ha entrevistado a líderes de proyectos que enfáticamente preferían trabajar cerca de sus equipos en oficinas de planta abierta. Ellos indicaron que podían “sentir el estado de ánimo” del grupo más fácilmente, compartir conocimientos tácitos y tomar decisiones más rápidamente.

Como yo he escrito, el espacio de oficina es menos relevante después de más de 12 meses de trabajo remoto. Los líderes que no han encontrado una manera de comunicarse con el personal que se sienta fuera de su línea de visión no se han esforzado lo suficiente. Ellos deberían haber aprendido a desmantelar las barreras tanto virtuales como físicas. Estos obstáculos a menudo están integrados de manera invisible en los conflictos de los calendarios en línea, o son evidentes solo si alguien se da cuenta de que cierto miembro del personal está ausente de las reuniones híbridas o está en silencio durante ellas.

La eficacia con la que lideran los líderes nunca ha estado realmente determinada por si están trabajando detrás de una puerta cerrada o en medio de un espacio común, como la oficina abierta que usó Michael Bloomberg en la alcaldía cuando era alcalde de Nueva York. El contexto también puede cambiar. Bloomberg fue completamente ridiculizado en 2019 por sugerir que él renunciaría al Despacho Oval y usaría un espacio abierto si ganaba la presidencia, con sus restricciones más estrictas de seguridad y de privacidad. Incluso las políticas de puertas abiertas pueden ser menos de lo que parecen. Según los informes, la oficina “abierta” de Mark Zuckerberg en la sede de Facebook está vigilada por un grupo de guardias de seguridad.

El simbolismo de la abolición del piso ejecutivo en HSBC, el cual alguna vez fuera una de las instituciones corporativas más ligadas a la tradición en nuestro planeta, no debe subestimarse.

Nish me dijo que su remodelación de la sede de Standard Life sirvió para enfatizar el radical cambio que se estaba produciendo en el grupo después de la desmutualización. Algunos miembros del personal se quejaron. Un alto directivo lamentó que Nish hubiera frustrado el sueño de su vida de que le asignaran una oficina privada con vistas al Castillo de Edimburgo. La mayoría se ajustó. Aquellos que no lo hicieron, se autocalificaron como adherentes a la vieja cultura.

La antigua oficina de Standard Life era, según Nish, “uno de los entornos más impersonales en el que yo jamás haya trabajado”. Sin embargo, el nuevo diseño de HSBC no parece estar lleno de calidez. Eso es una señal de los tiempos sanitarios. Pero el plano de la oficina importa menos de lo que los críticos creen. Tal como lo reconoció Quinn en LinkedIn, “sería una oportunidad perdida si volviéramos a nuestras antiguas formas de trabajar”. Los líderes tendrán que hacer más que reorganizar sus escritorios para aprovechar esa oportunidad, la cual se trata menos de trabajo en oficinas de planta abierta o de políticas de puertas abiertas, y más de mentes abiertas.