El regreso de los eventos corporativos presenciales

“Confiamos en que en las próximas semanas se empiece a mover más. Es un rubro dentro de los eventos muy importante y el año pasado hubo casi cero actividad. El tema con las empresas es que planifican mucho sus eventos y quizá quitaron el rubro de su presupuesto a principio de año”, apuntó.

Esa poca actividad que hubo se trasladó al formato virtual o híbrido, que implicó una adaptación de los organizadores de eventos y la creación de formatos innovadores de acercamiento a los participantes. “Los eventos virtuales cubrieron una necesidad imprescindible de las empresas de conectar y vincularse con sus públicos. Nada reemplaza el contacto cara a cara, pero fue una forma de mantener viva la llama y mostrar que la actividad seguía y las ganas de intercambiar de forma directa también. La forma de ser más efectivos es construir experiencias que permitan al asistente vivir algo más que una videollamada o un webinar”, expresó María Jesús Villagrán, directora de la consultora en comunicación Communicare

Desayunos, brunchs y coffee breaks a domicilio, propuestas interactivas con catas de vino con un sommelier en vivo, clases de cocina o un show de stand up, son solo algunos de los formatos que ofrecen estas empresas para llevar la experiencia del evento más allá de la pantalla.

“Todo debe apuntar a crear una experiencia memorable y diferente, que potencie el mensaje de la marca y demuestre creatividad y capacidad de innovación de la empresa ante el contexto”, remarcó Villagrán, para quien todo tipo de eventos puede adaptarse a esta modalidad, desde lanzamientos y aniversarios, eventos internos con los trabajadores, de relacionamiento con clientes.

Si bien hacer llegar a los participantes un obsequio puede requerir de mayores costos de logística, no necesariamente implica que un evento virtual o híbrido sea más caro que uno cien por ciento presencial. Pablo Cittadino, gerente de Alimentos y Bebidas del hotel Hyatt Centric, explicó que el costo dependerá de cada caso.

“A veces compensa, porque quizás antes hacías un evento para 200 personas que te requería un salón mucho más grande y más comida, en cambio ahora, —si bien la parte tecnológica es más cara porque las plataformas cobran en base a la cantidad de gente que está conectada—, no estás alquilando un salón enorme y la comida es más controlada porque armás una caja con algunas cosas, mientras que antes ponías una mesa buffet sin saber cómo iba a responder la gente. El que sea más caro un evento híbrido es muy relativo”.

Para Barcala, el formato híbrido es una tendencia que se mantendrá, sobre todo en los eventos corporativos de capacitación. “La presencialidad tiene ventajas insustituibles, una es el contacto personal, esa charla mano a mano que puede abrir oportunidades de negocios o de conocimiento, que en el formato online es mucho más difícil”, dijo el empresario.

Requerimientos

El tener un buen servicio de transmisión por streaming, una agenda y timing bien planificado, una propuesta dinámica para los participantes presenciales y virtuales, y espacios amplios o al aire libre son requerimientos que las empresas le hacen a la agencia Quatromanos a la hora de contratar un evento. “En el caso de los eventos híbridos es fundamental la calidad de la transmisión. Utilizar cámaras de alta calidad, personal técnico idóneo de filmación y un equipo que se haga responsable del streaming son piezas claves”, señaló Silvina Rocha, directora de Quatromanos.

Una de las ventajas de este tipo de eventos es que permite alcanzar a un mayor público y de forma descentralizada, con presencia de participantes de diferentes ciudades y países. Rocha destaca la importancia de generar instancias en las que lograr vínculos personales a pesar de la virtualidad, para lo cual utilizan todas las herramientas tecnológicas disponibles, como los chats abiertos. “El envío de un material previo a quienes están a distancia, que puede ser un desayuno, merchandising o el producto a presentar, es un diferencial importante para que lo virtual sea lo más cercano posible al presencial”.

Acceso Fácil es una plataforma de tecnología y marketing para organizadores de eventos, que se encarga de todo el proceso, desde el envío de las invitaciones, hasta el control de acceso. Enfocada inicialmente en eventos presenciales, este último año sumó los online e híbridos. Para setiembre ya tienen agendados eventos del sector bancario y farmacéutico, con participantes de forma presencial.

Para estos casos, la empresa agregó el servicio de control de Pase Verde (vacunación) automatizado aprobado por AGESIC, además de sumar cámaras para tomar la temperatura y tests rápidos al ingreso del evento, para los clientes que lo requieran. La empresa ha notado un aumento en las consultas y las confirmaciones para realizar eventos y no solo en formato virtual.

Desde la Cámara de Eventos tienen la expectativa de que a fines de setiembre pueda haber una nueva revisión del protocolo que permita una mayor amplitud de acción. “Estamos tratando de que las empresas vuelvan a confiar y que vuelvan a hacer algo, porque hay mucha gente que trabaja en esto”, señaló Barcala.

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