Cómo organizan nueve empresas uruguayas el retorno a la oficina

Muchas planean el regreso a las oficinas a partir de agosto y, si bien cada una está tomando medidas específicas según su industria y circunstancias, coinciden en mantener un formato híbrido y flexible, y afirman que la mayoría de sus empleados están pidiendo volver a la presencialidad al menos algunos días a la semana.

Por ejemplo, la tecnológica Isbel planea un retorno a mediados de agosto con un régimen híbrido y con medidas sanitarias (como presencialidad del 50% del equipo y distancia de un escritorio de por medio), pero no consideran el regreso total, al menos hasta el año próximo.

 “Nos interesa repensar el concepto de ir a la oficina, ya no como un lugar al que vamos a trabajar ocho horas, sino como un espacio de encuentro a partir de instancias colaborativas en las que los equipos trabajen en conjunto. También enfocado hacia momentos más informales; disfrutar de pequeñas cosas, como ir a almorzar, tomarse un café y charlar de manera descontracturada”, dijo a Café & Negocios Jessica Araújo, directora de Recursos Humanos de la compañía.

En la Fábrica Nacional de Cervezas (FNC) están pensando en un proceso híbrido y un retorno de forma gradual y opcional, en el que cada equipo vaya coordinando en función de su agenda los días de oficina y los de trabajo remoto. “También tenemos el desafío de explorar la aplicación de la flexibilidad para áreas que necesitan tener presencia en su puesto de trabajo”, señala Gerardo Da Prá, gerente de RRHH.

Desde el año pasado la empresa ha implementado cambios en los espacios, colocando mamparas y creando nuevas salas para las reuniones. Dice Da Prá: “Quedó demostrado que hay tareas que no requieren de la presencialidad, pero al mismo tiempo hay ideas e intercambios muy valiosos que se generan con la presencialidad, por lo que queremos retomar el encuentro entre las personas”.

Por su parte, Conaprole tiene planificado el retorno de su personal remoto a partir del 26 de julio y está incorporando la medición de CO2 en ambientes de trabajo como medida complementaria que asegure la adecuada renovación de aire.

“Podrán existir regímenes híbridos, con medidas específicas ajustadas a la disponibilidad de espacio, roles y cantidad de personas que se desempeñen en los distintos lugares. El porcentaje de presencialidad se determinará en función de las recomendaciones del departamento de Salud y Seguridad Ocupacional y cada una de las gerencias responsables, valorando también las eficiencias operativas demostradas con el teletrabajo y fundamentalmente contemplando trabajadores que se encuentran en una situación especial (embarazadas, con determinadas condiciones clínicas, etc.)”, explica Gabriel Valdés, gerente general de la cooperativa.

En el caso de McDonald’s, una de las empresas del ranking Great Place to Work, el esquema de retorno no está definido, pero tienen certeza de que esa presencialidad no será como la conocían antes. “Uno de los grandes aprendizajes tiene que ver con la adaptación y la flexibilidad”, dice Martín Palacio, gerente de RRHH de Arcos Dorados.

Hasta el presente mes de julio, la empresa Anda tiene a más de la mitad de los empleados trabajando tanto de manera remota de forma permanente como alternando equipos divididos de tal modo que se mantienen en burbujas. “La expectativa es que para el mes de octubre la totalidad de los funcionarios estén presenciales, para lo que se programaron tandas de regreso comenzando el 19 de julio”, dijo a Café & Negocios, Yaninna Mella, gerenta general de Anda.

Instalación de separadores, redistribución de los puestos de trabajo, aumento en la frecuencia de la desinfección de las áreas físicas y controles de aforo son algunas de las medidas que tomó la empresa, además de suprimir todas las reuniones presenciales. “Esta práctica se conservará hasta tanto se mantenga la situación sanitaria”, señala Mella.

Para la empresa Prosegur, el retorno a la presencialidad total no será una opción mientras continúe la emergencia sanitaria. “Muchas personas nos han consultado cuándo pueden empezar a venir a las oficinas y en general hay una tendencia a preferir el modelo combinado de días en casa y días en la oficina. El gusto por la virtualidad o la presencialidad en cada uno es tan variado como situaciones particulares existen: espacio en casa, convivientes, distancias al trabajo, facilidad de recursos”, dice Ximena Arroyo, directora de RRHH de Prosegur Uruguay.

Empresas con estructuras más pequeñas, como la agencia de comunicación Quatromanos, también tuvieron que hacer modificaciones para el regreso a la presencialidad. Durante los meses en que se trabajó a distancia la empresa invirtió en una ampliación de las oficinas, lo que permitió tener ocho nuevos puestos de trabajo. Eso hizo que puedan trabajar actualmente con las distancia recomendada, a lo que se suman las mamparas de protección, contó su directora, Silvina Rocha. En la empresa aseguran que los trabajadores recibieron la noticia del regreso con alegría, ya que muchos de ellos dijeron que extrañaban la interacción con sus compañeros y plantearon incluso la necesidad de volver a la oficina.

Grupo Santa Rosa también realizó algunas modificaciones edilicias para preparar el retorno del equipo de back office, como la apertura de ventanas que antes eran fijas para generar mayor ventilación de los espacios y la redistribución de escritorios. Según Karina Leites, jefa de RRHH, “la pandemia fue un aprendizaje de que hay un montón de cosas que no es necesario estar para hacerlas y sienta un precedente para un objetivo estratégico que tiene la organización de aquí a cinco años que es implementar más flexibilidad en tipos de contrato y carga horaria, algo que en nuestro rubro no se visualizaba como posible”.

La empresa Car One también está evaluando mantener un formato híbrido para sus cerca de 70 empleados y planea construir otro piso de oficinas dentro de su predio actual para ampliar el aforo de las salas de reuniones, que ahora es muy limitado. “Nos costó que quisieran quedarse en home office, todos quieren volver a la presencialidad porque la comunicación cara a cara es distinta”, dice Paola Fernández, gerenta de RRHH de Car One.

Para las empresas consultadas, el estado de vacunación de sus empleados no determinó la decisión de volver a la presencialidad, pero han realizado sondeos para conocer la situación y detectaron que un alto porcentaje (90%) ya se encontraba con las dos dosis de las vacunas o agendado.

Apuesta a futuro

Foto: Santiago ChaerUno de los sectores de ocio de las oficinas de Globant en Uruguay.

Adaptación a la pospandemia

Gonzalo Noya, socio de la consultora Xn Partners y líder de las prácticas de Gestión del Cambio y Gestión Organizacional de Proyectos, señala que las empresas deben tomar decisiones sobre cómo piensan el retorno a las oficinas. “Vemos que algunas están haciendo ese proceso y otras están ‘navegando a la deriva’, siguiendo la corriente para ver qué pasa más adelante”.

Según el especialista, las empresas deben evaluar cuatro puntos para definir su retorno: clarificar los beneficios esperados y los riesgos; identificar el alcance de la nueva modalidad; evaluar los impactos, y, finalmente, armar un plan de acción en función de la decisión tomada.

Otros aspectos a definir son la cantidad de días de trabajo presencial y de teletrabajo, qué tipo de roles pueden ser híbridos y cuáles no, y qué personas son las más aptas para trabajar de forma remota, ya que no todas tienen las habilidades o las condiciones en sus hogares para hacerlo.

Con respecto a las políticas de RRHH, las empresas deben decidir si tendrán políticas diferenciadas según la modalidad de trabajo y con qué indicadores medirán la gestión de sus empleados en términos de productividad. Por último, se debe evaluar también los factores económicos: ¿implicará la vuelta a la presencialidad una inversión en infraestructura, por ejemplo?

En general, las organizaciones delegan todas estas tareas en los departamentos de RRHH, pero, para Noya, eso es un error.

“Obviamente RRHH tiene que estar involucrado, pero hay que armar un equipo para tomar esta decisión; alguien que revise la parte de infraestructura, alguien especialista en temas legales, los gerentes que conocen el trabajo del día a día, etcétera”.

“Las organizaciones que no están tomando decisiones, en realidad, también están tomando decisiones”, señala Noya. Resalta que la falta de definición puede traer problemas en cuanto a pérdida de beneficios o a desigualdades en las políticas de recursos humanos. Por ejemplo, si una empresa cuenta con un comedor subsidiado para sus empleados, quienes teletrabajen no podrán hacer uso del beneficio.

En la consultora KPMG observan que para las empresas esta vuelta a la presencialidad también es una oportunidad para darle otro tipo de uso a los espacios e incluso para replantearse el tamaño físico y el lugar donde tienen sus oficinas.

Ítalo Elola, gerente sénior de Advisory Services en KPMG Uruguay, explica que una oficina para la nueva normalidad tiene que contar con espacios que respeten las distancias en caso de que se quiera estar de forma presencial, pero también con las condiciones para que pueda aplicarse un modelo híbrido, en caso de que parte del equipo esté remoto y otro en la oficina.

Con respecto a lo que quieren los trabajadores, detectan situaciones distintas de acuerdo a algunas variables. “Por ejemplo, las personas que tienen un rol de mucho relacionamiento y vínculo con terceros o de reuniones prefieren la virtualidad porque les permite eliminar los tiempos ineficientes de traslados”, dice Elola.

Juan Pablo Lara, director de la consultora Randstad Uruguay, plantea: “Si tenés una plantilla de 100 personas y estás dispuesto a hacer un 50% virtual y otro 50% presencial, ¿alquilarías una oficina para 100 puestos físicos si nunca vas a tener las 100 personas? La respuesta dependerá de la organización”.

Algunas empresas optan por readecuar sus oficinas a espacios más pequeños, mientras que otras buscan espacios amplios que les permitan una mayor libertad para la distribución del personal.

“Antes de la pandemia había una tendencia a la descentralización de las operaciones. Muchas organizaciones iban a mayor cantidad de lugares físicos pero más chicos. Ahora hubo un cambio, un vuelco. Las empresas están teniendo menos locaciones físicas y lo que se llama hubs. Mientras más grande sea el lugar, más flexibilidad da”, señala Lara.

Contract Workplaces es una empresa dedicada a la consultoría en diseño y construcción de oficinas a nivel regional. Para su director ejecutivo en Uruguay, Daniel Flom, no hay una única respuesta sobre cómo debe ser una oficina para la nueva normalidad, sin embargo, hay algunos aspectos que las empresas deben garantizar, como que sea un lugar seguro en términos sanitarios, con una correcta desinfección de los espacios, revisión de filtros de aire, distancia entre las personas y la posibilidad de mantener cierta trazabilidad en caso de que haya un contagio.

“La oficina que uno tiene en mente llena de escritorios alineados y con algunas salas empieza a cambiar y a transformarse más en un espacio de colaboración, de reuniones, de aprendizaje, de ocio, con lugares de relax, porque ahí es donde surge la innovación, donde se generan los lazos con los compañeros”, señala Flom.

En esa línea, la tendencia es que las oficinas se conviertan en espacios más dinámicos, donde nadie tiene un lugar fijo asignado y puede elegir dónde trabajar, lo que conlleva nuevas prácticas, como por ejemplo, la reserva de puestos de trabajo (escritorios o salas) mediante aplicaciones y la necesidad de disponer de computadores portátiles, lockers y mobiliario adecuado en diferentes lugares para que la gente pueda trasladarse de un sitio a otro.

“Las empresas empiezan a aceptar modelos más flexibles, donde los empleados trabajan en función de las actividades que tienen ese día y eligen si trabajar en la oficina, en la casa, en un café o en un cowork”, dice Flom.

Para las empresas, atraer a la gente a la oficina es un reto, ya que muchos ya acomodaron sus rutinas para trabajar desde su hogar y le “agarraron el gusto” al formato de home office, además de ahorrar tiempo en traslados. Por eso, para Flom, las oficinas tienen que ofrecer otros atractivos vinculados al bienestar.

En el caso de las empresas tecnológicas, donde el desempleo es tendiente a cero y la competencia por el talento muy grande, la oficina es una de las herramientas que tienen para darles más beneficios a sus empleados, por eso, en general, suelen estar a la vanguardia en los nuevos diseños.

“Pero los demás no se quedan atrás y no pasa por si son multinacionales o empresas locales, todas entendieron que el equipo es lo más importante y le tienen que dar mejores condiciones”, aclara Flom.

Para los expertos, la presencialidad tiene beneficios que se pierden con el trabajo remoto, como la generación del sentido de pertenencia y el desarrollo de una cultura organizacional, además de facilitar la integración de los nuevos integrantes en los procesos de inducción, potenciar la sinergia entre los equipos y fomentar el compañerismo y los aspectos que hacen al buen ambiente laboral.