Las oficinas uruguayas para la nueva normalidad

Se estima que la vacuna contra el virus tardará un año en producirse y el mundo de a poco va retomando la actividad dentro de una "nueva normalidad", que implica un pasaje paulatino del encierro hacia la movilidad pero con distancia social.

No resulta tan extraño, entonces, imaginar que volveremos a la oficina en tiempos de convivencia con un virus aún sin cura. No obstante, los especialistas aseguran que estos espacios ya no serán los mismos: El covid significó un antes y un después para las oficinas del mundo y de Uruguay, tanto en su diseño como en relación a la convivencia entre trabajadores. 

Los especialistas aseguran que habrá adaptaciones de las oficinas en el corto y mediano plazo, pero que algunos cambios llegaron para quedarse. Es urgente, por ejemplo, lograr la distancia recomendada entre las personas. En lo inmediato también se prestará mucha atención a la limpieza y renovación del aire. Pero también habrá personas que al volver a la oficina se encuentren con un túnel de sanitización y cámaras de control de temperatura, para no entrar con fiebre. 

Volver a separar

Generar distancia entre las personas implica dejar atrás -al menos durante la pandemia- la tendencia de oficinas abiertas y colaborativas que favorecían la integración. "Hoy en día las oficinas se convirtieron en una sucesión de puestos en espacios abiertos. La lógica de escritorios con mamparas altas fue desapareciendo en el mundo y Uruguay. Y hoy tenemos que volver a separarlos temporalmente", apuntó Daniel Flom, director regional de Contract Workplaces, empresa de consultoría, diseño y construcción de espacios de trabajo.  

Señales visuales

Contract implementó un protocolo regional con medidas a aplicar tanto dentro de la propia empresa como para sus clientes, con medidas para varias fases. Entre lo urgente, se define qué puestos se bloquearán. Las salas más pequeñas y de uso "muy rotativo", por ejemplo, están entre los lugares a bloquear debido a la dificultad de mantenerlas higienizadas.

Difícilmente se vean en el corto plazo islas de trabajo ocupadas por más de ocho o diez personas. Lo común será bloquear algunos puestos para que las personas mantengan la distancia. "Hay que definir una capacidad máxima para que las personas tengan cierto distanciamiento. A partir de eso, trabajar sobre el layout de la oficina y plantear los sectores que no se pueden utilizar, ya sea por dificultad de limpieza o cercanía entre personas", señaló Flom. 

En tanto, el director de Uruguay de 3g Office -empresa de servicios de consultoría y arquitectura de oficinas-, Pablo Rodríguez sugiere dejar un espacio de por medio entre asientos, suministrar manteles de papel desechables a la entrada (similares a los que colocan en mesas de restaurantes) y colocar paneles transparentes entre puestos. Una medida rápida para generar metros cuadrados de los espacios perdidos en las oficinas abiertas, es utilizar las salas de capacitaciones, ya que dejarán de usarse con ese fin al menos por un tiempo, según Rodríguez. 

La directora de gestión del cambio de 3g para Latinoamérica, Gabriela Corvetto, recomienda un primer ejercicio a las empresas: mirar la plantilla e identificar grupos vulnerables, tanto por edad como por afecciones. Pero también aconseja tener conversaciones "más directas" para entender la situación emocional de los empleados. "Algunas personas pueden estar más sensibles, pueden tener alguna fobia o miedo de volver", indicó. Añadió que en Lima se estima que un 35% de las plantillas de empleados regrese a la oficina. El resto continuaría trabajando desde la casa.

Espacios de innovación

En Mapfre, el primer paso de la preparación para el regreso -sin fecha estipulada- fue identificar qué empleados están habilitados para volver. Para eso se toman en cuenta diversos aspectos. Por ejemplo, estarían imposibilitados aquellos con familiares mayores, los que tengan patologías o quienes estén a cargo de niños que aún no hayan vuelto a la escuela.

"Si las autoridades nos piden que mantengamos el teletrabajo, así lo haremos. En el momento que inviten a regresar, iremos los que realmente sea necesario que vayamos, dando todos los elementos de seguridad", explicó la CEO de la empresa, Marianne Delgado. 

Comentó que recientemente hubo una modificación en la compañía que llevó a tener espacios más distribuidos y distantes, lo que considera una ventaja para este momento. Sin embargo, dijo que "no habría problema" en hacer modificaciones si resulta necesario. "Así como nos preparamos para salir de las oficinas, nos prepararamos también para regresar", contó. 

La consultora BDO también está elaborando un protocolo para volver a la oficina por grupos de trabajo. Se tomará la temperatura de los empleados y en la entrada habrá alfombras sanitarias. También habrá alcohol en gel y tapabocas a disposición, y se exhortará a los empleados a llevar plato y cubiertos, contó la socia de capital humano de BDO, Cinthia Elizaer.

Además de bloquear puestos, las empresas también señalizarán las oficinas para evitar cruces en la circulación. Eso implica colocar carteles, que pueden ser flechas o simplemente marcas en el piso que indiquen la distancia entre personas, como puede verse actualmente en algunos supermercados. 

Flom contó que las mamparas transparentes que se están colocando actualmente tienen unos 70 centímetros de altura. Esta es una medida "provisoria", sobre todo para oficinas abiertas, señaló. "Las mamparas estaban desapareciendo y ahora nos enfrentamos a volver a ponerlas, incluso más altas, tanto en escritorios convencionales como en mostradores de atención al público", detalló. 

Limpieza

Tranquilidad y seguridad

El regreso a la oficina se dará luego de meses de trabajo desde casa, donde se lleva mayor control (o absoluto) sobre las medidas de higiene y las que se toman a nivel social. ¿Cómo volver con tranquilidad a la oficina, cuya higiene no controlo, y donde se comparte con varias personas y sus diferentes formas de vivir este período?

Reforzar la limpieza, comunicarlo y mostrarlo en el día a día dará tranquilidad a los empleados, así como proporcionar tapabocas y tomar medidas de distanciamiento social. Corvetto señaló que un tapabocas brinda la seguridad de ver "algo tangible". "Es un virus, no lo podemos ver y tocar, lo que nos da nervios e incertidumbre. Los tapabocas y mostrar mayor limpieza ayudan a que la persona se sienta más tranquila a la hora de ir a trabajar", remarcó.

En esa línea, Rodríguez detalló que muchas empresas entregarán kits de bienvenida que inluyan tapabocas, alcohol el gel y mantel desechable para el escritorio o una felpa donde colocar la laptop. 

Pero a la hora de transmitir seguridad, la comunicación es tanto o más importante que las propias medidas. El rol del departamento de recursos humanos aquí es clave, según Corvetto. "Hay que dar explicaciones a los empleados con el argumento detrás del protocolo. Explicar por qué se tomó la medida, si elijo que vaya un porcentaje de personas a la oficina, y otros que pueden seguir desde la casa, por qué los elegimos. Argumentar cada una de las decisiones que tomamos es la regla número uno de la gestión del cambio. Todo tiene que tener sentido, un porqué y un para qué", agregó. 

También es fundamental comunicar qué protocolos elige la empresa (si sigue los de la Organización Mundial de la Salud o los del gobierno, por ejemplo) y transmitir un único mensaje como compañía. "Hay que poner la cara, no que el mensaje llegue por todos lados. Los líderes deben hacer reuniones virtuales para anunciar los próximos pasos de esa vuelta a la oficina, con espacio para hacer preguntar y resolver los miedos. Lo peor que te puede pasar como compañía es tomar decisiones importantes y que los empleados se queden con propias preocupaciones sin resolver", aseveró.

Sin tocar

Canillas infrarrojas, encendido de luces y llamado de ascensor por voz y abertura automática de puertas son solo ejemplos de algo que cobrará mayor fuerza en las oficinas: la automatización. Antes del covid-19, unas pocas empresas domotizaban sus oficinas para lograr mayor eficiencia. A esto hoy se le suma el riesgo de contagio por contacto con superficies. "Son tecnologías un poco caras pero seguramente se masifiquen", señaló Flom. 

El director de Espacio Domótica, Juan Andrés Papich, dijo que la empresa está por lanzar a la venta cámaras térmicas, y que costarán alrededor de US$ 3000, aunque a mayor demnada, el precio iría bajando. La usarán no solo oficinas, sino que otros espacios de concentración de personas, como los shoppings. "En un shopping un guardia te va a decir que estás con fiebre y no entres. Puede dar un poco de miedo porque es la próxima discriminación", manifestó.

Los parlantes de Google o Amazon que ahora instalan principalmente en edificios, podrían entrar a las oficinas para poder manejar todos los dispositivos mediante la voz (desde el ascensor hasta el aire acondicionado y las puertas). 

La tecnología también se aplicará para medir el uso de los espacios a través de sensores. Flom contó que se colocan para conocer la ocupación de las oficinas y las salas de reuniones en tiempo real.