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Equipos remotos

Construir equipos eficientes es una de las claves del éxito para lograr resultados destacados.  Quizá por eso, es una necesidad de larga data, identificada por las organizaciones.

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10 de mayo de 2020 a las 05:00

El home office pone nuevos desafíos sobre la mesa, ya sea como práctica al 100% o en aquellos casos que funciona alternando en una semi presencialidad. Lo cierto es que el desempeño de cada persona sea cual sea su rol, se hace más evidente.  Es una práctica que trae oportunidades para fortalecer o recalcular.
Lo que funcionaba bien sigue igual y aún mejor, así como lo que aún era una oportunidad de desarrollo, se ha profundizado como tal.  De alguna manera se expone nuestra forma de hacer y sus resultados. Tanto si sos bueno liderando, como si necesitas trabajar en ello, esta situación te lo hará saber.

El trabajo en casa, trae beneficios como una reducción de costos significativa para la empresa y también para los colaboradores.  Se instala como ventaja competitiva.  Asimismo, la flexiblidad trae aparejada mayor productividad a nivel global.  Regus asegura que el 68% de empresas con entornos flexibles refieren mayores ingresos.

¿Cómo se da este resultado? Cuando los colaboradores logran articular su vida personal con el trabajo y desarrollar actividades que en entornos de horarios rígido no les es posible, logran una mejor calidad de vida.  El aumentar su  bienestar, conlleva mayor productividad, mayor creatividad e innovación, asi como una notoria disminución de la tasa de deserción. Esto no se instala de un día para el otro, requiere de un proceso con su respectiva curva de aprendizaje y de un líder real.
Líderes reales que articulan el negocio, las personas y los resultados.  Se enfocan más en gestionar que en actividades operativas. Estas últimas sabemos que son necesarias y llevan tiempo, por eso delegar se hace cada vez más necesario y alejarse del riesgo de la microgestión.  Este líder real, invierte su tiempo en promover prácticas que favorezcan la productividad.  ¿En qué tendrá que enfocarse para lograr equipos y personas productivas en entornos remotos?

Primero que todo en la comunicación, entendida como combustible de alto octanaje. Esta debe ser constante y de calidad.  Para lograrlo recomendamos mantener varias reuniones semanales, de corta duración y con agenda pre establecida.  De esta forma se asegura la coordinación y la participación. Favorece que cada persona se organice en sus tiempos y tenga una elaboración previa de cada tema a tratar.  Sin duda, se aumentará la eficiencia y las actividades colaborativas.

Para lograr comunicación de calidad en entornos remotos, se requieren herramientas tecnológicas que funcionen.  Existen muchas aplicaciones -desde chats, redes sociales, pizarras digitales, entre otros- que facilitan reuniones dinámicas e interactivas.  Es importante asegurar buenas conexiones y dispositivos adecuados, para cada miembro del equipo. ¿Para qué?  Para realizar videoconferencias o videollamadas. No es lo mismo solo llamadas, las primeras favorecen cercanía y foco.
Establecer objetivos acordados con un plazo determinado, tanto a largo, mediano o corto, es algo de lo que venimos hablando mucho. 

En entornos remotos es indispensable esta práctica. Así como lo es promover el establecimiento conjunto de indicadores, con sus respectivos plazos y frecuencias de monitoreo.  Nuestra recomendación es que tengamos un seguimiento frecuente, del cual se haga cargo cada colaborador. Podemos utilizar minutas de reunión, donde queden registrados responsables y estándares esperados.  Figurará quien hace qué, con quién, en qué plazo y cuáles son los resultados que se esperan.  Todo esto sin olvidar que es importante promover autonomía y confianza, en contraposición al control. Así cada persona aumentará su sentido de responsabilidad y compromiso.

Es cierto que algunas personas son más o menos organizadas así que asegurar la disciplina permitirá cumplir objetivos.  Para esto, se hacen claves la organización del tiempo y la disponibilidad de recursos. Si mantenemos objetivos claros y una agenda organizada, disminuimos las múltiples llamadas, mails y mensajes, que están generando tanto desborde, hasta cierto estrés y un sentido de pérdida de tiempo e ineficiencias.
Asegurate de atender lo importante sin descuidar lo pendiente y lo urgente. Balanceando el tiempo y la energía para detectar oportunidades y lograr avances estratégicos.

Adicional a las reuniones con el equipo, es importante que el líder mantenga conversaciones uno a uno con sus colaboradores.  También en formato de video llamada y con una frecuencia quincenal o al menos mensual.  Recordemos que además de gestionar avances y resultados, es importante la gestión de las emociones. Mucho más en entornos de alta incertidumbre como la que estamos viviendo. ¿para qué estas reuniones? Para saber cómo están, qué necesitan, cómo lo logran juntos y qué están dispuestos a hacer para lograrlo, entre otras preguntas que sean pertinentes en cada caso particular. Es un momento para dar feedback y medir resultados en función de los objetivos e indicadores establecidos y acordados. Esta práctica que también aporta en la cercanía, promueve visión común y prácticas colaborativas.

Establecer procesos claros provee de estructura y dirección para que las cosas pasen. Cada jefe, cada líder desde el conocimiento de su área y disponiendo de un espacio de pensamiento y análisis estratégico, podrá proponer mejores prácticas para el momento y para lo que se viene. Mucho más si integra la mirada de sus colaboradores y sus propuestas de mejora.

Si ya lograste lo anterior podrías proponer actividades como cross meetings -reuniones entre áreas-. Favorecerás la sinergia y el conocimiento compartido, la interacción y el trabajo en equipo.  Recordá que un equipo exitoso articula el trabajo y las relaciones, logrando un equilibrio entre ambas.

En está línea, ¿qué tal una práctica de reuniones al estilo, nos tomamos un café?  Tan reducido o amplio según sea la oportunidad, es una forma de intercambiar vivencias, en un entorno que permita eso que pasaba en la cocina o en el almuerzo compartido.  
Activando estas prácticas no solo mejorarás los resultados actuales sino que estarás creando un equipo de verdad.
Estamos llamados a adaptarnos a la nueva normalidad y tenemos que hacer cosas diferentes. Integrar el modelo digital como nuevo paradigma es algo que viene desde antes del COVID-19.  Son muchas las empresas y empresarios que lo están haciendo. Seamos resilientes y salgamos favorecidos nosotros y las generaciones futuras.

 

Karina Pittini es socia directora de Human Capital Consulting (HCC) Uruguay y HCC Academy para Uruguay y Chile. Representantes exclusivos de ICC Londres. Entrenadora oficial para la ICC global. Consultora de empresas nacionales e internacionales, especializada en Capital Humano y Gestión del Talento, apoyando el desarrollo estratégico de personas, equipos y organizaciones, para la transformación y generación de resultados de alto impacto. Líder de proyectos, columnista, conferencista y capacitadora en diversos países.
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