Cómo organizar tu día de trabajo en seis pasos

Uno de los grandes desafíos del mundo actual es aprender a organizar el tiempo. El día pasa volando, y existe la sensación de que no logramos disfrutar de la vida en sus aspectos esenciales. Una clave fundamental para gestionar mejor el uso del tiempo es aprender a organizar la jornada laboral.

Muchas personas consideran que solamente con llevar una agenda al día es suficiente; y, sin embargo, están inmersos en multitud de tareas superpuestas, en las que el cuerpo, el cerebro y el espíritu no sabe por dónde empezar.

De allí que es esencial priorizar entre lo urgente y lo importante, tener rutinas de productividad y aprender a generar mejoras permanentemente ya que, de esta forma, lograrás adquirir la destreza de gestionar decenas de flujos de trabajo y no procrastinar. Así disminuirás notablemente tu cansancio, abatimiento y el desgaste excesivo de tu energía.

Para ayudar a lograr una buena organización laboral diaria, es importante seguir esta secuencia. 

Definir tus objetivos al comenzar el día

Aunque no lo parezca, tener el mapa de ruta antes de lanzarte a la calle rumbo al trabajo es muy alentador para conseguir la energía que necesitas. Definí claramente antes de cerrar el día anterior cuáles serán las prioridades del siguiente, y registralas para no olvidarte. Si te despertás en la noche con algún tema laboral en mente, anotalo en una libreta y luego volcalo a tu sistema de organización.

Empezar por lo más difícil

Uno de los principales problemas de la organización del tiempo de trabajo es que no se sabe por dónde comenzar. Cuando llegues, eligí de acuerdo a tu ritmo circadiano (el reloj biológico interno que marca en qué horario funcionas mejor: mañana, tarde o noche) las tareas que vas a encarar primero. La sugerencia es que avances en primer lugar con aquellas desafiantes y que requieren un alto nivel de enfoque y energía. En paralelo podrás resolver todos los temas que lleven menos de un minuto: cerrarás cada círculo pequeño que abren estos asuntos, ya sea derivándolos, delegando o respondiendo un email rápidamente. Comenzar por lo más difícil te traerá una sensación de alivio en la sobrecarga laboral que podés experimentar si lo vas posponiendo durante el día.

Programar las tareas

Es conveniente trabajar con un sistema de organización que te permita volcar todas las tareas. Podés utilizar tu agenda para hacerlo o cualquier programa o aplicación de gestión del trabajo. La clave está en que vas a programar absolutamente todas las acciones que necesites realizar (no sólo las más relevantes para vos o las reuniones). Este es un gran déficit que tienen las personas sobreocupadas, ya que indican como importantes ciertas cosas, y otras -que son las que suman detalles de valor- no las registran. Un sistema que funciona es trabajar con listas dinámicas: por áreas (por ejemplo, temas con el gerente, para la reunión de tal cosa, recordatorios personales) abrís unas tres o cuatro categorías de listas, donde, a su vez, anotás en orden de relevancia las tareas a realizar. Y vas tachando de forma visible cuando has completado cada secuencia: este acto de resaltar lo que ya está terminado es fundamental para que tu cerebro te habilite la energía suficiente para continuar con las demás tareas.

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Mantener solo reuniones indispensables y bien organizadas

En muchas empresas de Iberoamérica parece que existe el síndrome de la "reunionitis". Las programan a toda hora, con personas que quizás no deberían estar, y derrochan una cantidad de recursos extraordinarios. La sugerencia es que las reuniones sean programadas a consciencia, con el temario circulado entre todos los presentes tres días antes, registro de las decisiones tomadas, plazos y responsables. Además, una reunión general y frecuente no debería durar más de 30 o 40 minutos. El seguimiento posterior es clave para empezar a adquirir la gimnasia de hacer que sean productivas desde que comienzan hasta que terminan.

Administrar correctamente el flujo de trabajo

Otro punto débil de las personas que no saben gestionar la organización del trabajo es que por lo general asumen tareas sin consultar el propósito de ellas, o bien, en qué orden de prioridad hay que colocarlas. En los últimos años se observa una tendencia en las empresas a que se agotan más rápido los mejores empleados, ya que son ellos los que suelen estar abrumados de tareas que los mas flojos no hacen por distintos motivos. El aprender a priorizar entre urgente e importante, qué se puede delegar y qué dejar de lado por el momento es esencial para administrar el flujo. La mayoría están operando a ras del piso, cuando lo ideal es que puedan empezar a despegar hacia los asuntos más pesados e importantes del día, y complementar luego con el residual de tareas menores.

Dedicarse momentos personales cada día

Tan importante como cumplir en el trabajo, es dedicarse tiempo personal, hacer pausas y encontrar sentido en lo que estás haciendo. Muchas veces en la velocidad de lo laboral te postergás y dejás de lado la parte humana, esencial para que sigas viviendo lo que hacés con pasión y energía. Dentro de tu agenda registrá las pausas y también las actividades personales impostergables: hacelas importantes. En el trabajo es fundamental que hagas pausas: lo recomendable es que cada hora y media estires tu cuerpo, aprendas a respirar con diversas técnicas o practiques meditación y mindfulness para cargar las pilas. También es clave que establezcas lo más claramente posible tus horarios laborales. Recordá que tenés una vida personal que es la que le da sentido a tu existencia: no la postergues.

Fuente: El Cronista - RIPE