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¿Por qué no deberías responder "ocupado" cuando te preguntan cómo estás?
"¿Cómo vas?” te preguntan en el trabajo, y una de las primeras respuestas que se nos ocurre es “bien, un poco ocupado”. Pero estar en actividad no nos hace más productivos, ni más felices. Expertos en liderazgo coinciden en que la palabra "ocupado", a menudo, significa que simplemente estamos haciendo mal uso de nuestro tiempo.
La revista especializada en empresas Inc. compartió algunos detalles al respecto. Señala que frases como 'no hay suficiente tiempo' o ‘estoy ocupado’ son excusas que todos deben sacar de su vocabulario. Si estás esperando que llegue este tiempo libre, eso nunca va a suceder. Se trata de lo que se prioriza y cómo se usa el tiempo. Los líderes eficaces saben cómo priorizar lo que es más importante.
¿Qué hacen los grandes triunfadores en lugar de decir que están ocupados?
Dar prioridad a "importante" frente a "urgente"
El tiempo es tu recurso más valioso. Debes pensar detenidamente en tus prioridades principales y eliminar cosas innecesarias de tu agenda.
Un error común es priorizar las tareas urgentes, no las importantes. Asegúrate de dedicar tiempo a esas tareas, en lugar de obstruir su agenda con un trabajo que es urgente, pero no importante. Esto reducirá la sensación de estar ocupado y dedicará su tiempo a los objetivos a largo plazo.
Los ocupados se pasan en su escritorio. Los productivos saben cuándo tomarse un descanso
Mientras que las personas "ocupadas" raramente se toman un recreo entre su jornada laboral con el argumento de que son pura procrastinación, los más productivos se regalan momentos de descanso. Por ejemplo, se toman unos minutos de caminata escuchando su música preferida, mirando algún corto sketch cómico, meditando o comiendo un snack. Tienen claro que lograrán mayor eficiencia si permiten que su cerebro descanse.
Horario basado en tus valores fundamentales
Muchas personas descubren que cuanto más exitosos son, más personas y cosas exigen su tiempo. Los grandes triunfadores saben que es fundamental priorizar las cosas que están alineadas con sus valores personales y de la empresa, por ello dedican su tiempo a las personas más importantes. Invariablemente, estas son las cosas que traerán la mayor satisfacción y aumentarán en lugar de agotar su energía.
¿Estás perdiendo el tiempo en cosas que no importarán a largo plazo? La respuesta a esa pregunta te dirá mucho acerca de qué tan bien está diseñada tu agenda.
Eres responsable de cómo gastas el tiempo
Peter Drucker, experto en administración, decía que los líderes efectivos administran y consolidan su tiempo. Si se responsabiliza por la forma en que gasta su tiempo, puede tomar decisiones conscientes para limitar su actividad y centrarse en las prioridades principales.
Es contraproducente reservar el 100% de su tiempo; las personas exitosas saben que el descanso y la relajación son necesarios.
Cuando una tarea importante no se realiza, es vital reconocer que ha elegido usar su tiempo haciendo algo menos productivo. En lugar de decir "Se me acabó el tiempo", intente decir "Elegí hacer X hoy en lugar de Y" o "Me estoy centrando en las cosas equivocadas". Una vez que reconozcas que controlas tu tiempo, podés responsabilizarte por el mal uso y decidir mejorar.
Administrar su tiempo no es fácil: muchas personas pasan toda su vida sin saber cómo hacerlo. Pero simplemente decir "Estoy ocupado" es una muletilla que impide a los líderes evaluar y mejorar su gestión del tiempo. Priorice lo que es importante, tómese un tiempo para las personas que importan y entienda que solo usted controla su tiempo.
Luego, cuando la gente pregunte cómo estás, tendrá una mejor respuesta que "ocupado".
Ocupados están siempre distraídos. Productivos crean un sistema
Las personas que parecen estar siempre ocupadas, chequean sus mails de manera compulsiva a lo largo del día e interrumpen su trabajo cada vez que suena el teléfono.
Un estudio de la Universidad King's de Londres encontró que interrumpir permanentemente el proyecto en el que está trabajando con respuestas a mails, altera la estructura del cerebro y reduce la capacidad de enfocarse. La gente productiva, en cambio, crea un sistema para cualquiera de las tareas rutinarias, como chequear los mails. Se reservan un tiempo corto y específico para esa tarea, y así pueden concentrarse más en las metas para ese día.
Los que están siempre ocupados, hacen unas quince tareas a la vez. Tienen montones de pestañas y documentos abiertos en la computadora. Las personas productivas, en cambio, se enfocan en tareas importantes con la mayor eficiencia posible
