La importancia del conteo de inventarios

El conteo de inventarios (o recuento físico) es uno de los procedimientos a realizar con el fin de determinar la existencia de mercadería que una entidad posee a una fecha determinada.

Es un procedimiento que le permite a la Gerencia una serie de beneficios, entre los que se destacan:

• Identificar mercadería obsoleta, dañada o caducada y evitar que pueda, por error, ser despachada a un cliente de la entidad.
• Identificar faltantes, ya sea por robo o errores al momento de ingresar las compras al depósito. Pueden figurar existencias en los sistemas de stock cuando no existen en la realidad, pudiendo generar problemas de “sobre venta” e incumplimientos contractuales con clientes.
• Permite una mejor gestión del inventario: al conocer las existencias reales en la entidad, permite una mejor planificación de recursos y compras.
• Son muchos los beneficios de gestión que se obtienen de la realización de conteos de inventario.

Elementos a tener en cuenta en la realización de conteos de inventario

Lo primero que la Gerencia debería de analizar es la oportunidad y alcance del recuento de inventario, es decir, si es conveniente realizarlo sólo al cierre de ejercicio o si es conveniente realizar conteos esporádicos a lo largo del año. En caso de optar por conteos esporádicos, se deberá definir si se realizará un conteo del 100% de la mercadería o sólo de una proporción de ella.

La oportunidad y alcance va de la mano con el negocio y la gestión de riesgos determinados por la Gerencia. Es importante recordar que no tener una política adecuada para analizar los inventarios puede generar pérdidas monetarias ya sea por faltantes como robos o por pérdidas de oportunidades de ventas.

Una vez definidas las oportunidades y alcance de las políticas de conteo, la Gerencia debería de contar con instrucciones para el personal que realizará el mismo. El personal a cargo de éste debe de contar con las herramientas necesarias para la resolución de las diferentes casuísticas que se pueden ir identificando a lo largo del recuento de inventarios, como, por ejemplo, qué hacer frente a la mercadería dañada u obsoleta o cómo proceder en caso de diferencias entre las unidades existentes en el sistema de stock y las observadas en oportunidad de la realización del conteo.

Algunas recomendaciones

Existen algunas recomendaciones a la hora de plantearse realizar conteos de inventarios, tales como:

• Establecer instrucciones claras sobre cómo debe de realizarse los conteos y cómo proceder frente a las diferencias o mercadería dañada u obsoleta.
• Establecer equipos de conteos. Lo ideal es que en los equipos exista personal ajeno a la operación del inventario, como puede ser personal de administración.
• Realizar reuniones informativas para el personal que participará de los conteos, con el fin de garantizar que el mismo esté en conocimiento de las instrucciones y evacuar dudas.
• Realizar segundos conteos cuando existan diferencias entre las unidades contadas y las existencias en stock. Lo ideal es que dicho conteo sea realizado por un equipo de conteo diferente de quienes realizaron el primer conteo.
• Resolver y ajustar a nivel contable y de sistemas de stock las diferencias una vez que el recuento ha finalizado.
• Realizar Actas donde se documenten los hallazgos y las resoluciones del conteo realizado.
• Notificar al auditor de la entidad sobre el conteo anual, haciéndolo partícipe de este, tanto en la etapa de planificación como en la ejecución.

Impacto contable de los conteos de inventario

No existe una norma contable que establezca la necesidad de realizar un conteo de inventario, sin embargo, la ausencia del mismo puede llevar a que los Estados Financieros de la entidad contengan errores que pudieran resultar significativos y eventualmente con impactos fiscales.

Las entidades que se encuentran en la necesidad de contratar un auditor externo por primera vez, ya sea por un endeudamiento bancario o porque desean obtener una revisión externa de sus Estados Financieros, deben de tener en cuenta que el mismo realizará una muestra y conteo del inventario.

Una auditoría de Estados Financieros debe de ser elaborada cumpliendo con lo establecido en las Normas Internacionales de Auditoria (NIA), establecidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC). Dentro de dichas normas se encuentra la NIA 501 “Evidencia de auditoría: consideraciones específicas para partidas seleccionadas” la cual establece: “Si el inventario es un rubro de importancia relativa en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario…” esto se realiza a través del recuento de inventario.

Es un procedimiento que realizará un profesional externo con el fin de concluir sobre la razonabilidad de los Estados Financieros.

El conteo de inventarios es una práctica que otorga una mejor gestión de los activos de la entidad y mejora la toma de decisiones.