Por Elaine Moore
La pesadilla de ‘responder a todos’ por accidente en un correo electrónico
¿Cómo es posible que el correo electrónico, que ahora tiene casi 50 años, todavía sea capaz de causar tanta humillación?
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23 de julio de 2020 14:20 hs
Cuando Microsoft lanzó una nueva y brillante función para evitar los problemas que surgen de responder a todos en los correos electrónicos, señaló que la herramienta había sido de gran utilidad para la compañía misma. "Los humanos todavía se comportan como humanos sin importar para qué compañía trabajan", escribió un bloguero interno.
Incluso los gigantes tecnológicos no son inmunes al infinitamente aburrido ciclo de empleados pidiendo "por favor sáquenme de esta lista". Una herramienta que pueda intervenir y bloquear mensajes suena útil. Pero no resuelve los problemas causados por el verdadero villano de la bandeja de entrada: responder a todos por accidente.
¿Cómo es posible que el correo electrónico, que ahora tiene casi 50 años, todavía sea capaz de causar tanta humillación? Esa horrible sensación que te invade cuando te das cuenta de que le has enviado algo a alguien que nunca debió verlo sigue siendo un rito de iniciación en todas las oficinas.
Cuando escuché el grito de dolor de un colega al darse cuenta de que había respondido a una solicitud personal con un mensaje para toda la compañía aprendí una lección que me motivó a actuar cautelosamente con respecto a mis propios correos electrónicos durante años.
Cuando les pedí a varios colegas que me contaran su peor historia de terror de responder a todos, las respuestas incluyeron agregar un contacto irritante a un correo electrónico grupal, con la frase "increíblemente tonto" en la línea de asunto; ser incluido en el mensaje de un jefe que enumeraba sus propias deficiencias; y llamar a un cliente "estúpido" en una correspondencia que nunca debió haber salido la oficina.
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Hubo tantos ejemplos que me asusté y cambié mi propia configuración de Gmail a la opción máxima de "deshacer el envío" de 30 segundos.
¿Cuál es la respuesta? Hace unos años, se creó una aplicación inteligente llamada Modo Borracho para evitar que los usuarios enviaran mensajes de texto imprudentes cuando tenían más probabilidades de tomar malas decisiones.
La única forma de acceder a los contactos bloqueados era responder a una pregunta de matemáticas y demostrar que estabas lo suficientemente sobrio como para ser confiable. Otro mensaje similar "¿estás seguro de que esto es una buena idea?" pudiera ser útil en el caso de responder a todos.
Aunque no cuentes con este aviso, todavía hay algunas maneras en las que puedes protegerte. El servicio de correo electrónico pagado Superhuman tiene características adicionales que incluyen la opción de deshacer un correo electrónico enviado. Superhuman, lanzado en 2016 como una aplicación sólo por invitación, tiene cierto prestigio en la costa oeste de EEUU, aunque no todos están impresionados. El sitio web de tecnología The Verge lo ha llamado un "club exclusivo para los remitentes de correos electrónicos más autoimportantes en los negocios".
Incluso aquellos con proveedores de correo electrónico comunes pueden modificar su configuración. Si estás en el extremo receptor de una tormenta de respuestas, puedes silenciar las respuestas en Gmail. Si deseas eliminar la opción de responder a todos al enviar correos electrónicos, puedes colocar a los destinatarios en CCO (copia oculta). Microsoft y Gmail ofrecen una función de retraso. La función de retirada de Microsoft también elimina los mensajes enviados, pero sólo si estás en la misma compañía que el destinatario.
En un mundo de Snapchat, Slack, y mensajes instantáneos, el problema de responder a todos de los correos electrónicos debería desaparecer. La pandemia parece estar acelerando la adopción de plataformas de mensajería alternativas. El equipo de escritores con los que trabajo nunca habían usado Slack hasta que comenzó el confinamiento. Ahora lo usamos todo el día.
Sin embargo, el uso del correo electrónico en el trabajo sigue siendo muy popular. Alrededor de 269 mil millones de correos electrónicos fueron enviados y recibidos todos los días en 2017, según Statista. Este año se espera que el número supere 306 mil millones. Mi teoría es que los empleados tardaron tanto en descubrir cómo usar el correo electrónico en el trabajo –desde escoger un cierre adecuado hasta encontrar el tono correcto– que ahora les resulta difícil abandonarlo.
Revisé los archivos de los periódicos para ver cuántos artículos prematuros sobre “éste es el final del correo electrónico” podía encontrar y había más de una década de ellos.
Una de los ejemplos más llamativos fue la decisión del grupo tecnológico francés Atos de eliminar el correo electrónico en 2011. Thierry Breton, quien era director ejecutivo en ese momento, declaró que Atos tenía como objetivo ser una empresa de correo electrónico cero después de una investigación que encontró que sólo el 10 por ciento de los mensajes que recibían los empleados eran útiles.
Quise ver cómo había resultado el experimento y busqué la información de contacto de un portavoz de la compañía, sólo para ver que tenía una dirección de correo electrónico junto a su nombre. Resulta que nunca hubo una prohibición del correo electrónico, sólo un plan para alentar formas alternativas de comunicación. Incluso en Atos, el correo electrónico no ha desaparecido.