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Consejos para tener reuniones más productivas
El consultor e investigador Steven G. Rogelberg sugirió para Forbes cinco recomendaciones para mejorar las reuniones entre los empleados y líderes. El especialista discute sobre la agenda, asientos y otros factores que pueden ayudar a optimizar el tiempo e ideas durante estos encuentros.
1. Preguntas en lugar de temas
Para que el uso de la agenda sea efectiva, los líderes deben pensar los temas que incluirá cuidadosamente. El experto sugiere que el jefe de la reunión coloque los temas más importantes a tratar al inicio de la agenda. Además, si tiene trabajadores que raramente participan, asígneles un tema de la agenda para desarrollar sus habilidades de liderazgo. Además, considere la posibilidad de enmarcar su agenda como preguntas a ser respondidas, en lugar de temas a tratar.
2. Rotar la posición de los asientos en las reuniones
Las ubicaciones de los asientos en la sala de reuniones influyen en la dinámica de liderazgo del equipo. También, afecta el flujo de la comunicación y con quien es más propenso a estar en desacuerdo. Los sitios predispuestos pueden ser un problema que afecte la efectividad de las reuniones, la toma de decisiones críticas, la creatividad, el disfrute y la energía. Por eso, el portal recomienda que nadie en el equipo tenga un asiento asignado y que siempre, en lo posible, roten los sitios.
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3. Reuniones ambulantes
Estas consisten en salir de la oficina a conversar sobre los temas pendientes. “Hay muchos aspectos positivos, pero aun así deben ser planificados con una agenda”, recomienda Rogelberg. De esta manera, para que la reunión llegue a su punto óptimo, lo mejor sería que sean de dos o tres personas como máximo.
4. Personal multitasking
Muchas de las grandes empresas están adoptando la modalidad de prohibir los celulares en las reuniones; de esta manera, los empleados logran una mayor concentración. Sin embargo, para Rogelberg, esta medida no es necesaria. El especialista recomienda prohibir la tecnología solo en reuniones cortas y enfocadas.
5. Lluvia de ideas
Una actividad muy común en las reuniones es que el equipo realice una lluvia de ideas. Pero, esta no es una situación muy provechosa, señala el medio. ¿La razón? Los empleados se sesgarán por la línea que dictó el jefe. En cambio, si cada uno lleva a la reunión ideas ya pensadas, obtendrá el doble de ideas, de mayor calidad y más creativas.
Fuente: Gestión - RIPE
