Querido e-mail: por favor no me interrumpas más

Cuenta la leyenda –y esto de Internet es pródigo en leyendas, aunque sean pocos los años de historia para cosecharlas- que el primer mail lo mandó un señor llamado Ray Tomlinson. Bueno, es una leyenda confirmada, al menos por él, aunque luego surgieron los infaltables disputadores, incluyendo alguien que hace ahora exactamente 30 años inventó algo que bautizó e-mail (que es como que si quién inventó la palabra vino hubiera intentado disputarle el invento a quien se le ocurrió hacer una bebida alcohólica con uvas fermentadas).
Pero de vuelta a Tomlinson, el señor mandó lo que hoy se considera fue el primer mail mucho antes de que existiera incluso un sitio web. Fue en 1971, como parte del trabajo que estaba haciendo Arpanet http://es.wikipedia.org/wiki/ARPANET, un derivado de la Darpa, la agencia que había sido creada por el departamento de Defensa de Estados Unidos para que los sistemas de comunicación evolucionaran para resistir una todavía bastante probable debacle atómica. El resultado inesperado al que llegaron los científicos de esta agencia fue Internet, pero esa es ya otra historia. Y aunque el temor al invierno nuclear se disipó a medida que el "enemigo" ruso se fue hundiendo por la presión de su propia hoz y martillo, Arpanet es hoy protagonista de lujo en la evolución de Internet.
Una tarde Tomlinson estaba aburrido y decidió intentar mandar un mensaje a otra computadora (no eran las notebooks de ahora, cada una ocupaba mucho espacio), de hecho una que estaba al lado de aquella en la que él escribía. Empezó a escribir letras y caracteres sin sentido. Luego de varios intentos logró mandar ese primer e mail, en el que escribió -y esto sí que parece leyenda, pero podría ser ehh!- QWERTYUIOP”. No fue original: escribió automáticamente la sucesión de letras que integran la primera línea de un teclado. Y sí, también en eso se origina la denominación que se le suele dar a los celulares QWERTY, que son los que incluyen teclados físicos y no -o no solo- táctiles.
Pero vuelvo al email. Esto es lo que tiene la historia; te pesca la curiosidad, no te la suelta cuando comenzás a descubrir relaciones que te hacen entender fenómenos y hechos del presente...pero también es posible que te desvíe del objetivo primario, que en este caso era describirles algunas herramientas y trucos que pueden ayudarles a mantener a raya al hijo no buscado de Tomlinson: el correo elecrónico. El hombre creó el e-mail pero nunca imaginó que el “niño” iba a terminar cambiando la forma misma en que nos comunicamos, los procesos de trabajo y en particular, la productividad del ser humano conectado. Y es que el mail es un grande -quién podría vivir sin él- pero como todo genio...cómo joroba a veces.
Se estima que hay unos 3.300 millones de cuentas de email en todo el mundo; cada día se envían 145.000 millones de mensajes que atraviesan el planeta en todas las direcciones (datos de Radicati Group http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2011/05/Email-Statistics-Report-2011-2015-Executive-Summary.pdf). Cinco años atrás se calculaba que existían 543 millones de cuentas. Los números, que a veces agobian, en este caso sirven para discutir la hipótesis que algunos han manejado luego de la llegada y auge de las redes sociales: el e-mail está lejos de morir y, de hecho, parece ser el medio favorito para enterarse incluso de las novedades que se generan en las redes sociales.Pero una herramienta tan útil como el mail también puede derivar en una relación amor odio. Te amo porque me dejás comunicarme al instante, solucionar en pocos minutos problemas que antes requerían cinco llamadas telefónicas, desestimar proveedores insistentes y tantas otras cosas. Te odio porque no puedo dejar de mirarte y atenderte, porque me interrumpís cada minuto cuando salta esa ventanita que indica que alguien me está buscando, alguien requiere de mi respuesta, alguien creerá que si no le contesto ya no lo quiero/atiendo/considero.Los gurúes de la productividad aconsejan olvidarte del mail y chequearlo en determinados períodos, por ejemplo cada dos horas y durante 15 minutos. Si alguien alguna vez lo logró, que avise. No creo que exista la fórmula perfecta para lograr que el mail no nos interrumpa a cada paso (sobre todo si consideramos que ahora nos acosa desde la PC, el smartphone y la tableta), pero si utilizamos algunas de las herramientas disponibles para amainar a este gran aliado, tal vez cada usuario podrá desarrollar con el mail una relación más inclinada hacia el amor que hacia el odio. Les paso algunas de las claves, al menos aquellas que yo estoy explorando (y confieso que todavía sigo en el eje amor-odio, inamovible, pero hay que perseverar):Interrumpir. Un reporte de McKinsey Global señaló que las personas ocupan el 28% de su tiempo laboral escribiendo, leyendo y contestando correos electrónicos. Muchas de estas acciones son poco productivas, porque lo que genera el mail es algo así como un desafío inútil que nunca se logra resolver a favor del usuario; el imperativo suele ser “tengo que vaciar mi bandeja de entrada”. Es como un videojuego en cuanto al nivel de adicción: el mail no me va a ganar. Cada vez que contestamos, archivamos, borramos o enviamos un correo a una categoría en especial, sentimos que es una pequeña batalla ganada. La cuestión es a quién se la ganamos; al tiempo indudablemente no.Inboxpause http://inboxpause.com/ es una nueva herramienta que permite lo que su nombre promete: pausar la bandeja de entrada y devolver el control al usuario. Cuando se comienza la pausa el sistema envía todos los mails que llegan a una carpeta especial, y luego los devuelve a la bandeja de entrada, cuando el usuario decide terminar la pausa. Cuando esta se activa es posible personalizar un mensaje que recibirá automáticamente quien le mandó un mail, advirtiéndole –por ejemplo- que usted no está disponible y que no le contestará hasta dentro de xx minutos u horas.Si es efectivo o no, ya me lo contarán ustedes. Yo lo instalé en mi Gmail y hasta lo usé una vez, luego de mirar de reojo y con desconfianza el gran botón turquesa que promete “Pausa”, sin muchas ganas de presionarlo. El sistema funciona, sobre todo cuando uno debe concentrarse en algo para terminarlo de una vez por todas. Entre sus desventajas es que sólo puede utilizarse en Gmail, aunque seguramente pronto habrá desarrollos para otras plataformasPero hay otras herramientas y técnicas que permiten amigarnos con el e-mail y usarlo aún más para nuestro provecho.
Simplificar. Gmail ofrece las llamadas “Respuestas almacenadas” http://gmailblog.blogspot.com/2008/10/new-in-labs-canned-responses.html (en inglés Canned Responses) que son algo así como formatos prehechos que el usuario puede generar y que salen en segundos, sin necesidad de escribir cada respuesta. Es cierto, no sirven para muchos casos. Las que uso yo son: “Gracias por la información. Me contactaré a la brevedad”. “OK. Voy” (simple pero efectivo, ¿cuántas reuniones hay que confirmar por día?) Para generarlas hay que crear un mensaje en Gmail y cliquear en Respuestas Almacenadas (debajo del campo de Asunto, a la derecha). Allí se pueden generar nuevas respuestas que luego quedan disponibles para el futuro. Si no las encuentran tienen que activar esta función en Google Labs (Configuración/Labs y allí cliquear en Respuestas Almacenadas).
Discriminar. Si, discriminá y eliminá todos los correos que recibís porque alguna vez creíste que el contenido de aquel blog te iba a interesar, o que te vendría bien recibir las ofertas de la tienda remeritas.com, o el catálogo de aquel supermercado que nunca mirás. Buena parte de la pérdida de productividad que sufrimos como consecuencia del e-mail superpotenciado deriva de nuestra curiosidad malsana de querer saberlo todo. O intentarlo, al menos. No todo el mundo es adicto a las newsletters; de hecho conozco mucha gente que defiende su dirección de correo electrónico como si fuera un castillo medieval. “Ni loco le doy mi mail”, contestan cuando la empleada de un comercio se los pide para incluirlos en una base de datos. Tal vez hacen bien. Esa evidente muestra de antipatía ante un desconocido al menos les evitará mails indeseados con ofertas, promesas y pichinchas que en la mayoría nunca llegarán a leer porque se acumularán en alguna carpeta del e-mail.Para los que no somos así y ofrecemos nuestro mail ante cualquier solicitud, hay herramientas que permiten administrar esta superproducción de newsletters y mails institucionales. Tanto Unroll.me http://unroll.me/ como Swizzle https://inboxmanager.theswizzle.com/ hacen un escaneo de todos los mails contenidos guardados en una cuenta (no importa si están en la carpeta Spam o si crearon una especial para Masivos), detectan aquellos que tienen toda la pinta de ser newsletters y permiten que el usuario decida, desde un solo lugar, cuáles quiere seguir recibiendo y cuáles cortar, para lo cual elimina suscripciones en masa.
Espiar. Ya que contestar cientos de mails por semana nos lleva tanto tiempo, no hay derecho a que alguien no abra alguno que costó minutos, tiempo y esfuerzo. Bananatag http://www.bananatag.com/ y Toutapp http://www1.toutapp.com/ permiten traquear qué mails fueron abiertos, para que la próxima vez que el compañero de trabajo se haga el sota cuando le preguntás –después de un día sin novedades- si va a solucionar ese problema que le planteaste por mail, no pueda decir con cara angelical “yo no recibí nada”. Atrapado! Se lo que leíste el… al menos se que abriste mi mail, ergo lo recibiste. Tal vez no lo leíste pero ahí ya no culpes a la red, la tecnología o al malvado webmail del laburo en el que todo se tranca. Ambos servicios tienen planes gratuitos y pagos, según el tipo de funciones que se utilicen.Ahorrar. Hay muchas formas de ahorrar tiempo con el correo electrónico. Algunas ya las hemos visto en este blog. Pero lo que permite hacer Attachments.me https://attachments.me todavía no lo había detectado. Mientras que cada vez se hace más común guardar materiales, documentos y archivos de todo tipo en servicios “en la nube” como Google Drive, Dropbox, Skydrive, Box y otros, esta nueva herramienta permite utilizar este material como adjunto de un mail que se envía desde Gmail. Hasta ahora, cada vez que quería adjuntar una foto o documento que había archivado en Dropbox, por ejemplo, debía copiar ese archivo en el disco duro de la computadora para luego poder incluirlo en un mail. Con Attachments.me se puede adjuntar directamente desde uno de estos cuatro servicios (Dropbox, Google Drive, Skydrive y Box), que además son los más populares. Basta instalar la extensión para Chrome https://chrome.google.com/webstore/detail/gdgofjdapkmlgpgjfielacjckplcdjjk?hl=es y cualquier archivo que se guardó en la nube se convierte en adjunto. Lo que es incluso más útil es que cualquier adjunto que se reciba en un mail (foto, documento, ppt, cualquier archivo) se puede luego cargar directamente a uno de los servicios en la nube. Al instalar la extensión para Chrome se genera un pequeño cuadro que, cuando en un mail se adjunta un archivo, permite subirlo al servicio deseado (o a varios).