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¿Cómo convertir al tiempo en tu aliado?

Las mejores recomendaciones para gestionar mejor el tiempo a nivel laboral y así incrementar la productividad y los resultados en el trabajo cotidiano

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17 de octubre de 2018 a las 05:03

El tiempo es el mismo para todos por lo que sacarle partido depende solo de uno mismo. Este concepto, como una especie de mantra, es uno de los más repetidos por expertos y gurús de productividad. Lo es también el de concentrarse en una tarea y terminarla antes de pasar a la siguiente como una de las mejores recomendaciones para avanzar en el trabajo.  

Y si bien es sabido que disfrutar de lo que se hace es la mejor terapia para rendir más en el trabajo,  el problema surge cuando el entorno laboral es tan exigente que es difícil cumplir los objetivos.  

¿Sabía que destinamos un 35% de la jornada laboral a tareas que no aportan nada? ¿Y que sólo siete de las 10 horas que requieren estos trabajos son productivas? Mucho se ha escrito sobre la gestión del tiempo. Detenerse, diferenciar entre el ‘quiero’ o ‘tengo que hacer’, definir las intenciones, identificar lo urgente y saber decir ‘no’ son cinco acciones para ganar tiempo sin perder un minuto. Y aún se puede añadir mucho más.

Tiempo para todo

“Dime qué haces con tu tiempo y te diré quién eres”, es una frase que repite seguido Santiago Álvarez de Mon, profesor del IESE  y consultor de empresas y profesionales en temas de coaching, gestión de equipos y liderazgo. Con esto quiere decir que si alguien piensa que el deporte es muy importante y, sin embargo, no se consigue meterlo en la agenda, debería plantearse que quizá no es tan importante como se cree. Y esta reflexión, según dice, debería servir para todos los aspectos de la vida.  

El profesor del IESE cree que “muchas personas deberían plantearse no lo que hacen, sino lo que deberían dejar de hacer porque ya no les aporta nada. Quizá uno de los errores más destacados que cometemos es no saber delegar y asumir nuevas responsabilidades sin soltar las anteriores y sin dejar que otros las asuman como propias”. Este control sobre la agenda es esencial para controlar también nuestro tiempo. 

“Si no controlas la agenda, la sociedad te la roba, entendiendo como sociedad todos los que nos rodean. El jefe, nuestro hijo, un amigo. Hay ladrones de tiempo y hay que saber identificarlos, como las reuniones improductivas o el presentismo”.  

Por eso, no hay que tener agendas “apelmazadas”. En su opinión, “hay que tener colchones que te permitan incluir imprevistos y que no te lleven a anular aquello que te hace vivir”. 

Uno de los últimos análisis para ganar la batalla al tiempo es el que ha realizado la compañía de recursos humanos Nexian. A partir de un estudio interno -la compañía forma parte del grupo empresarial Pitma en el que trabajan más de 3.000 profesionales- ha llegado conclusiones del tipo que solo el 50% de la jornada laboral es 100% rentable o que un 15% de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etcétera. 

También que consultamos el e-mail cerca de 20 veces por hora. Basta con sumar los minutos para llegar a la conclusión que apenas aprovechamos 40 minutos de cada hora completa.

Con estos datos, la agencia española Nexian ha elaborado siete recomendaciones para incrementar los resultados de nuestro trabajo.

1. Identificar el problema
Tome conciencia del problema e identifique las causas de su pérdida de tiempo. En algunos casos se debe a la falta de orden, o de planificación, y a no saber decir ‘no’ a los compromisos o no evitar las distracciones. Álvarez de Mon recomienda mirar la agenda de la última semana o del último mes y analizar todo lo que hemos hecho en ese tiempo. “¿A qué me he dedicado? ¿Cómo he utilizado mi tiempo? Según el experto, se debe incluir todo en la agenda: ocio y familia, al igual que una reunión de trabajo.  

2. Planificar y organizar
La falta de orden y de planificación es la primera responsable de dejar tareas sin terminar o sin entregar a tiempo. “Un minuto invertido en organización, ahorra hasta diez en la ejecución”. Defina objetivos y establezca prioridades antes de empezar. Planear significa definir las actividades que tienes que realizar para lograr lo que te has propuesto, y prever o anticipar las consecuencias que te ocasionaría no realizarlas. Sería oportuno preguntarse cuáles son los propósitos y qué hay que hacer para lograrlos. 

3. Atajar ladrones de tiempo
“Estos pueden venir disfrazados de amables compañeros que vienen a invitarnos a un breve café, como una reunión mal planificada, o son los 200 e-mails que recibimos a diario”. Asigne un tiempo justo a cada tarea.  

4. Urgente versus importante
Es necesario asegurarse de establecer las prioridades. Realice las tareas urgentes e importantes. Continúe por las importantes, pero no urgentes. Deje para el final las no importantes ni urgentes. Para poder diferenciar entre ambas, piense que siempre que dos tareas impliquen la misma cantidad de tiempo, es más urgente la de fecha límite anterior. 

5. Aprender a delegar
Supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados. En muchos casos es tarea pendiente, pues se confunde la acción de delegar con quitarse trabajo de encima o con que otros hagan por ti lo que es tu responsabilidad. Delegar no es ‘ordeno y mando’, sino que significa confiar en el equipo y darle las herramientas necesarias para hacer aflorar y brillar las máximas capacidades de todos los miembros, además de dirigirlas hacia la construcción de un objetivo común. Eso sí, resistir a la tentación de micro-administrar requerirá de fuerza de voluntad. 

6. No postergar lo que no te gusta
Procrastinar significa en muchos casos hacer mil cosas para sentirnos más tranquilos, y tener una excusa para afrontar la tarea verdaderamente necesaria. La reconocida “regla de los dos minutos” dice que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hazla. Puedes extender ese tiempo a 5 ó 10 minutos.  

7. Enfocarse
La multitarea no vale para todas las actividades y los últimos estudios demuestran que reduce el nivel de concentración, de rendimiento intelectual y es una amenaza para la calidad del trabajo y la productividad. Además, debe controlar el correo electrónico y las reuniones. Consultamos el mail unas 20 veces por hora y destinamos más de una hora al día a conversaciones, o reuniones, inútiles. En promedio, lleva seis segundos recibir un e-mail típico en la bandeja de entrada pero luego de leerlo suele llevar 25 minutos volver al estado de productividad anterior. 

(Con información de Expansión - RIPE)

Es hora de volvernos realistas
Julie Morgenstern, experta en productividad y gestión del tiempo, no nació siendo organizada. 

Siempre llegaba tarde, nunca sabía dónde había dejado algo y era tremendamente desorganizada, así que vivía en un estado de caos. Luego, se convirtió en madre. Usó las lecciones que aprendió sobre tomar el control de su tiempo para desarrollar una carrera como asesora y guía personal. 

Es autora de seis libros y el más reciente, Time to Parent, salió a la venta el 4 de setiembre. En su obra, no encontrarán ninguna categorización trillada de tipos de personalidad según su gestión del tiempo ni tampoco un indicador para identificar preferencias personales como el desarrollado por Myers-Briggs con las cuales identificarse.
Los patrones
Tal vez, debido a su propio pasado caótico, Morgenstern evita encasillar a las personas porque, dice, “cuando nos etiquetan, podemos sentirnos muy limitados y sentir que no hay oportunidades de cambio ni desarrollo”. 

No obstante, hay patrones que Morgenstern ha identificado que pueden ayudar a las personas a entender y mejorar la forma en la que administran su tiempo.
Según Morgenstern, nos dividimos en realistas del tiempo y optimistas del tiempo. 

Los realistas ven una tarea y sacan cuentas del tiempo que necesitan para llevarla a cabo; son conscientes de cuánto tiempo se necesita para hacer algo y lo factorizan en sus planes para ese día.

En cambio, los optimistas son solo eso: tienen la esperanza de hacer las cosas que les gustaría hacer, lo que los lleva a sobrecargar sus días y sentirse frustrados cuando su lista de pendientes no se completa. 

Para ser realista del tiempo debes hacer lo siguiente: Morgenstern sugiere no decir que sí de manera automática, sin importar quién lo pida. Incluso si se trata de tu jefe, piensa: “¿Cómo puedo incluir eso?”. 

Si después de calcular cuánto tiempo te tomará llevar a cabo esa tarea, considerar las demás cosas que ibas a hacer en ese tiempo y lo que podrías dejar de hacer, aún necesitas ayuda, ve con tu jefe y dile: “Podría hacerlo, pero entonces necesitaría posponer esto otro. ¿Qué prefieres que haga?”.

Morgenstern recomienda ver hacia el futuro. Dice que hacerlo te permite prever si planeas bien tu calendario para los días siguientes. Es como “armar un rompecabezas”, explica.

Agrupa las actividades como trabajo administrativo, proyectos creativos, pasatiempos y actividades sociales por función mental a fin de identificar tus umbrales de concentración para cada una. Agrupar actividades ayuda a dividir los días en momentos más pequeños, para crear horarios límites que hacen más manejable concentrarte y completar tareas indeseables.

Hablando de tareas indeseables, les tenemos una buena noticia a los que tienen 16.942 correos electrónicos sin leer en su bandeja de entrada: Morgenstern cree que es posible declararse en quiebra de correos electrónicos. Sugiere clasificar todos los correos no leídos por fecha, luego mover los más recientes a una carpeta aparte y borrar los demás sin verlos.  

“Qué tanto quieras retroceder (tres días, tres semanas, un mes) depende de tu trabajo y tu vida. Si un correo tiene más de un mes que lo recibiste, no hay nada ahí: o va a regresar o se fue para siempre”. Si algo va a tomarte más de tres a cinco minutos en ese momento, asígnale tiempo en tu calendario, sugiere la experta.
Morgenstern adopta una postura firme en cuanto a la proliferación de canales de comunicación —correo electrónico, mensajes de texto, mensajes de Facebook, Twitter o Instagram, llamadas telefónicas— y los límites que necesitamos otorgarles. 
Administrar energía
Para ella, “la gestión del tiempo tiene que ver con administrar nuestra energía física y mental para el máximo desempeño, así que debemos poner orden a todo ese caos”.

“Sin importar lo mucho que quieras procrastinar algo grande que tienes que hacer, la campana todavía no suena”. Morgenstern compara el uso de una alarma con estar en la escuela: no puedes salirte de la clase de matemáticas e irte a la de manualidades, que es donde realmente quieres estar, hasta que suene la campana.
De acuerdo con la autora, si puedes recordar “Ah, escribí eso hace tres páginas en la esquina superior izquierda”, aprendes con ayuda de lo visual y lo táctil y, por ende, deberías usar un planificador en papel. 
Alcanzar el equilibrio
Si piensas más cronológicamente —por ejemplo, si alguien les da una fecha, como 14 de abril, y piensas: “Ah, eso fue un miércoles”—, estás más orientado hacia lo digital y lo técnico, y deberías usar un calendario electrónico.

Para ser eficiente, Morgenstern aconseja añadir el trabajo y las obligaciones personales en el mismo calendario e integrar todos los distintos sistemas de planeación en uno solo. 

Tendemos a percibir el tiempo como algo “etéreo, relativo, conceptual y huidizo. No lo es. Son ciclos de veinticuatro horas y siete días a la semana. Dispones de 168 horas a la semana. Hay que hacerse el tiempo para todo si realmente quieres alcanzar el equilibrio”.
(The New York Times)
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