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Es hora de volvernos realistas con el tiempo

Qué tan difícil es ser consciente de cuánto se necesita para cada tarea y optimizar la gestión de tu día

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11 de octubre de 2018 a las 12:04

Julie Morgenstern, experta en productividad y gestión del tiempo, no nació siendo organizada. Siempre llegaba tarde, nunca sabía dónde había dejado algo y era tremendamente desorganizada, así que vivía en un estado de caos.

Luego, se convirtió en madre. Usó las lecciones que aprendió sobre tomar el control de su tiempo para desarrollar una carrera como asesora y guía personal. Es autora de seis libros y el más reciente, Time to Parent, salió a la venta el 4 de setiembre.

En su obra, no encontrarán ninguna categorización trillada de tipos de personalidad según su gestión del tiempo ni tampoco un indicador para identificar preferencias personales como el desarrollado por Myers-Briggs con las cuales identificarse.

Tal vez, debido a su propio pasado caótico, Morgenstern evita encasillar a las personas porque, dice, “cuando nos etiquetan, podemos sentirnos muy limitados y sentir que no hay oportunidades de cambio ni desarrollo”. No obstante, hay patrones que Morgenstern ha identificado que pueden ayudar a las personas a entender y mejorar la forma en la que administran su tiempo.

Según Morgenstern, nos dividimos en realistas del tiempo y optimistas del tiempo. Los realistas ven una tarea y sacan cuentas del tiempo que necesitan para llevarla a cabo; son conscientes de cuánto tiempo se necesita para hacer algo y lo factorizan en sus planes para ese día.

En cambio, los optimistas son solo eso: tienen la esperanza de hacer las cosas que les gustaría hacer, lo que los lleva a sobrecargar sus días y sentirse frustrados cuando su lista de pendientes no se completa.

Para ser realista del tiempo debes hacer lo siguiente:

Morgenstern sugiere no decir que sí de manera automática, sin importar quién lo pida. Incluso si se trata de tu jefe, piensa: “¿Cómo puedo incluir eso?”. Si después de calcular cuánto tiempo te tomará llevar a cabo esa tarea, considerar las demás cosas que ibas a hacer en ese tiempo y lo que podrías dejar de hacer, aún necesitas ayuda, ve con tu jefe y dile: “Podría hacerlo, pero entonces necesitaría posponer esto otro. ¿Qué prefieres que haga?”.

Morgenstern recomienda ver hacia el futuro. Dice que hacerlo te permite prever si planeas bien tu calendario para los días siguientes. Es como “armar un rompecabezas”, explica.

Agrupa las actividades como trabajo administrativo, proyectos creativos, pasatiempos y actividades sociales por función mental a fin de identificar tus umbrales de concentración para cada una. Agrupar actividades ayuda a dividir los días en momentos más pequeños, para crear horarios límites que hacen más manejable concentrarte y completar tareas indeseables.

Hablando de tareas indeseables, les tenemos una buena noticia a los que tienen 16.942 correos electrónicos sin leer en su bandeja de entrada: Morgenstern cree que es posible declararse en quiebra de correos electrónicos.

Sugiere clasificar todos los correos no leídos por fecha, luego mover los más recientes a una carpeta aparte y borrar los demás sin verlos. “Qué tanto quieras retroceder (tres días, tres semanas, un mes) depende de tu trabajo y tu vida. Si un correo tiene más de un mes que lo recibiste, no hay nada ahí: o va a regresar o se fue para siempre”.

Si algo va a tomarte más de tres a cinco minutos en ese momento, asígnale tiempo en tu calendario, sugiere la experta.

Morgenstern adopta una postura firme en cuanto a la proliferación de canales de comunicación —correo electrónico, mensajes de texto, mensajes de Facebook, Twitter o Instagram, llamadas telefónicas— y los límites que necesitamos otorgarles. Para ella, “la gestión del tiempo tiene que ver con administrar nuestra energía física y mental para el máximo desempeño, así que debemos poner orden a todo ese caos”.

“Sin importar lo mucho que quieras procrastinar algo grande que tienes que hacer, la campana todavía no suena”. Morgenstern compara el uso de una alarma con estar en la escuela: no puedes salirte de la clase de matemáticas e irte a la de manualidades, que es donde realmente quieres estar, hasta que suene la campana.

De acuerdo con la autora, si puedes recordar “Ah, escribí eso hace tres páginas en la esquina superior izquierda”, aprendes con ayuda de lo visual y lo táctil y, por ende, deberías usar un planificador en papel. Si piensas más cronológicamente —por ejemplo, si alguien les da una fecha, como 14 de abril, y piensas: “Ah, eso fue un miércoles”—, estás más orientado hacia lo digital y lo técnico, y deberías usar un calendario electrónico.

Para ser eficiente, Morgenstern aconseja añadir el trabajo y las obligaciones personales en el mismo calendario e integrar todos los distintos sistemas de planeación en uno solo.

Tendemos a percibir el tiempo como algo “etéreo, relativo, conceptual y huidizo. No lo es. Son ciclos de veinticuatro horas y siete días a la semana. Dispones de 168 horas a la semana. Hay que hacerse el tiempo para todo si realmente quieres alcanzar el equilibrio”.

(The New York Times)

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