La triste verdad sobre el correo electrónico

Cuando se trata del tedio de la oficina, yo pensaba que ya se había dicho todo lo que se podía sobre la cucaracha agotadora e imposible de matar del Internet: el correo electrónico del trabajo.

La semana pasada descubrí que ése no era el caso, cuando una amiga del trabajo me contó sobre lo emocionado que estaba su hijo de 10 años por tener su primera cuenta de correo electrónico.

“Se emociona increíblemente cada vez que llega un correo nuevo a su bandeja de entrada”, dijo. La mayoría provenían de ella o de su maestro, pero él los contaba a medida que llegaban y acababa de anunciar que tenía 175 en total.

Mientras absorbía el terrible pensamiento de cuán pronto su alegría se convertiría en temor ante la sobrecarga de la bandeja de entrada, mi amiga dijo: “Adivina cuántos correos electrónicos tengo. No leídos".

"¿100,000?", le dije, segura de que tendría menos de mis 120,000. "No", dijo ella. “300,000”. Cuando le comenté esto a un compañero de trabajo, me dijo que no era nada porque él tenía más de 500,000. Suponiendo que los periodistas corrían un riesgo especial de inundación, le pregunté a una inversionista que vi al día siguiente cuántos correos electrónicos no leídos tenía. “Más de 400,000”, dijo, haciendo una mueca.

Al igual que el resto de nosotros, se había rendido ante el bombardeo digital incesante. Como miembro sénior de su firma, recibía copias de un sinfín de mensajes internos insignificantes, mientras que toda clase de vendedores, promotores y lanzadores la inundaban con basura externa no deseada.

Cuando le mencioné esto a otro colega la semana pasada, dijo que estaba pensando en hacer algo que yo misma había estado considerando: configurar un mensaje permanente de "fuera de la oficina" para advertir que debido a la avalancha de correos electrónicos, era posible que no pudiéramos responder en el corto plazo.

Y esto es sólo cuando se trata del correo electrónico, que los trabajadores de EEUU revisaron durante más de tres horas al día en 2019. Agrega los pings continuos de Slack, Teams, G-chat o WhatsApp, y es sorprendente que alguien todavía esté realizando tareas importantes.

Por supuesto, algunos mensajes son necesarios, al igual que algunas de las reuniones y llamadas en línea que han surgido desde que comenzó la pandemia. Pero hemos llegado al punto en que los beneficios de la comunicación han sido superados por una desalentadora pérdida de producción.

Esto fue confirmado por un informe de Microsoft el mes pasado que encontró que los trabajadores de todo el mundo están luchando para mantenerse al día con una "aglomeración de datos, información y comunicaciones siempre activas".

La investigación mostró que las personas dedican el 57 por ciento de su jornada laboral al correo electrónico, las reuniones y otras comunicaciones, pero sólo el 43 por ciento a la creación productiva.

Según Microsoft, gran inversor en inteligencia artificial generativa, la solución a este dilema es, increíblemente, la inteligencia artificial. El gigante tecnológico afirma que la IA liberará a los empleados estresados de la monotonía que les quita el tiempo y dará rienda suelta a su creatividad.

Tal vez. Pero se necesitará mucho más que eso.

Para empezar, los empleados deben dejar de pensar que los consejos despiadados sobre "trucos de productividad" ayudarán. Puedes filtrar correos electrónicos, bloquear suscripciones y detener de notificaciones hasta el cansancio, pero nunca solucionarás tu problema de sobrecarga porque tú no lo estás causando.

Más bien, proviene de organizaciones que adoptan capa tras capa de tecnologías de comunicación sin pensar en cómo afectan sus objetivos más amplios, o la productividad y la energía mental de sus empleados.

Me he encontrado con muy pocas empresas como GitLab, una empresa de software con pautas detalladas sobre cuándo usar el correo electrónico, Slack u otra cosa para diversas tareas.

GitLab hizo esto por necesidad: durante mucho tiempo ha tenido que reunir una gran fuerza de trabajo remota. Pero sus esfuerzos para evitar lo que llama “la división caótica de la comunicación” que atormenta a las organizaciones más grandes se aplican ampliamente.

Es alentador ver a una empresa como VW probar medidas como desactivar el acceso a los correos electrónicos fuera del horario laboral normal, incluso si son difíciles de implementar en la práctica.

También me gusta la medida del grupo automotriz alemán Daimler que permite que los empleados usen configuraciones que eliminan automáticamente los correos electrónicos entrantes mientras están de vacaciones. La difusión de las políticas de derecho a la desconexión que limitan el contacto laboral fuera del horario laboral también es bienvenida.

Pero es la forma en que hacemos el trabajo durante el horario de oficina lo que necesita atención. Hasta que eso se arregle, estamos condenados a soportar una vida de oficina agotadora y frustrante.