Estos encuentros se vuelven clave para conectar al equipo y mantener la energía
La imagen de aquel hombre de traje y corbata que era entrevistado por videollamada por la BBC, cuando detrás aparecieron sus hijos haciendo morisquetas y la madre de apuro sacándolos de allí, es una situación que se puede estar presentando y de manera masiva en estos días en los que se mezclan la cuarentena y el teletrabajo.
El trabajo desde casa tiene de por sí sus particularidades y aspectos que hay que atender para no bajar la productividad. Y en el contexto de crisis mundial en el que tantas empresas se vieron forzadas a implementar esta modalidad sin el tiempo de preparación que hubieran deseado, las reuniones virtuales se vuelven una parte clave no solo a la hora de planificar el trabajo, sino que también de "generar equipos, conectar y mantener los niveles de energía", apuntó la líder regional para las prácticas de talento y liderazgo de Deloitte, Lucía Muñoz.
Para Fabio Boggino, fundador de la consultora en teletrabajo argentina Jobing, los consejos para tener reuniones virtuales efectivas son similares a los que se manejan para las presenciales, pero potenciados; más aún en el contexto actual. En ese sentido, Muñoz acotó que hay que tener en cuenta que "estamos todos pasando situaciones de vida distintas" y que no es lo mismo alguien que trabaja solo desde la casa, que quien tiene hijos pequeños a cargo y puede verse interrumpido por ellos en plena reunión de trabajo. "Vamos a usar video pero sabemos que pueden aparecer factores externos y no hay problema. En la medida que no nos sintamos tironeados con eso, funcionará un poco mejor", añadió.
Es probable que las reuniones virtuales sean más cortas que las presenciales, aunque cubran los mismos puntos. Esto será un "descubrimiento" para muchos trabajadores, comentó Muñoz.
¿Cómo generar reuniones de trabajo efectivas en cuarentena? Boggino y Muñoz compartieron tips a tener en cuenta para el "antes, durante y después" de una reunión virtual.
Planificación. Antes de la reunión, lo ideal es crear una agenda y compartirla con el equipo, dijo Muñoz. Aconseja marcar un tiempo de inicio y finalización y " más que nunca" ser puntuales. Boggino indicó que la convocatoria a la reunión debe ser "seductora": con un objetivo, duración y temas a tratar. En esta etapa del "antes", es importante también marcar la duración para hablar de cada punto. Por su parte, Muñoz agregó que es clave invitar a quienes realmente tienen que participar a la reunión. Sobre el horario, Boggino aconseja realizar reuniones de mañana para fijar objetivos.
La ejecutiva resaltó la importancia de no pensar en una reunión como una instancia que se extenderá al menos media hora. "Empecemos a ensayar reuniones de 15 minutos", dijo.
Elegir video. Para Muñoz de Deloitte, es clave utilizar el video, lo que además ayuda a mantener el hábito de la prolijidad.
El lugar. Según Boggino, es necesario encontrar un lugar aislado para concentrarse y en cuanto a sonorización. También se debe priorizar la comodidad y disponibilidad de internet. "Hay que elegir el lugar apto y hablar con la familia para que, por ejemplo, no use Netflix en ese momento que necesitarás ancho de banda", puntualizó Boggino.
Entrada en calor. Para el fundador de Jobing, una vez que arranca la llamada conviene hacer una "entrada en calor", generando algún contexto virtual, antes de pasar a cumplir estrictamente con cada punto de la agenda. Muñoz cree conveniente dejar cinco minutos para conversar. Luego, "muy políticamente" frenar la charla si se extiende. "Busquemos elaborar una estructura que permita conectar para mantener niveles de energía del equipo, que en este momento va a ser lo principal. Que los líderes puedan generar instancias donde puedan conectar, preguntar cómo está la gente", recomendó.
Presencia. El fundador de Jobing dejó claro que por más que se esté en casa, la persona sigue siendo parte de una compañía y debe reflejarlo con la presencia al momento de la reunión. "La imagen desde el aseo hasta la vestimenta, es fundamental", indicó.
Fomentar la participación. Muñoz señaló que en estas reuniones suele haber distintos perfiles que se vuelven más notorios que en las que se dan de forma presencial: "Vamos a tener a aquel que no es muy ducho en esto, que normalmente no habla o piensa antes de hablar, y otros orientados a pensar y hablar al mismo tiempo. Recordemos que todos somos distintos y tratemos de asegurar que todos puedan aportar", apuntó. Un tip para que todos participen es marcar previamente un rol para cada persona del equipo.