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La odisea de enfrentarse a la burocracia en pandemia para legalizar documentos

Con las normas sanitarias adoptadas por el covid-19 la realización de trámites se ha aplazado y los empleados no dan a basto

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26 de julio de 2021 a las 05:00

Por Sofía Gard

En estas últimas semanas tuve que realizar trámites de legalizaciones para una visa en el exterior y me enfrenté a una situación estresante con la que deben lidiar los escribanos y abogados a diario. Entre los tantos y tantos trámites que debía realizar, uno de ellos se trataba de legalizar firmas en las oficinas de Inspección General del Registro Notarial del Poder Judicial en el noveno piso del Edificio Notarial. 

Desde febrero en la web del Poder Judicial se anunció que se incorporarían nuevas funciones en el sistema de agenda web por parte de la División Tecnología. Las “mejoras” implican “la confirmación de la reserva” vía web, según allí se indica.

La odisea comenzó con el intento de reservar hora, porque se libera agenda dos veces al mes con una cantidad limitada de cupos por trámite, que es menor a la cantidad de personas que necesitan realizarlos, considerando lo rápido que se agotan los cupos. Pese a que me presenté previamente en la oficina y escuchaba cómo llamaban a los agendados que no aparecían –faltaron a la cita–, no pude ingresar los documentos para legalizar porque había que consultar previamente por mail, y desde allí te mandaban a esperar a la agenda.

El día de la agenda, que abría a las 10 de la mañana, el sitio web estaba caído. No se podía ingresar, y cuando se podía, se caía de nuevo a la mitad del proceso. Entre los intentos desesperados logré entrar, pero el sistema no dejaba seleccionar fechas. Cuando sí pude seleccionar fechas y rellenar los campos de información, no funcionaba el botón de “confirmar” la reserva. Una vez que logré que funcionara el botón, me saltó un aviso que indicaba que mi horario ya había sido reservado unos segundos antes por alguien más. Y así volvía al principio, viendo cómo cada minuto que pasaba eran días enteros que se ocupaban las agendas, sin poder concretar.

En un determinado momento en el que varias personas –a las que pedí ayuda– estaban ingresando al sitio web, la escribana logró agendar el ingreso de las legalizaciones a través de la Ventanilla Única Judicial. Pero ahora el desafío estaba en conseguir horario para el retiro de la legalización, porque se deben sacar por turnos separados. Este estaba menos colapsado y funcionaba mejor, pero cuando logré conseguir horario, en el apuro, escribí mal el correo con el que debía confirmar la reserva por las mejoras del sistema realizadas en febrero. Intentando comunicarme con el correo de ayuda que se mostraba en la página, recibí su respuesta el lunes de la siguiente semana avisándome que no era con ellos con quienes me debía contactar.

Así, enviando nuevamente un mail pidiendo cupos por la urgencia, avisaron que debía esperar al 2 de agosto que reabriría la agenda una vez más. 

Estos inconvenientes se han visto agravados por pandemia del coronavirus en el último año, ya que la actividad de las oficinas judiciales bajó un 60% debido a las normas sanitarias. Según el vocero del Poder Judicial, Raúl Oxandabarat, al no existir la posibilidad de teletrabajo por el tipo de tareas que se llevan a cabo, esta inactividad parcial ha causado grandes demoras en todas las áreas. Hasta hace unas semanas el regreso había sido progresivo, con el 50% de los empleados en las oficinas un día, y al siguiente la otra mitad. No obstante, desde el 5 de julio han regresado totalmente a la presencialidad los funcionarios, pero de momento se enfrentan a un atraso que viene acumulado desde hace tiempo.

El vocero agregó que desde la Suprema Corte de Justicia se valoró el uso de la agenda web que fue “muy provechosa” al momento de organizar y disminuir los tiempos de espera aunque reconoció que no colmó las expectativas de los profesionales por la cantidad de cupos disponibles, pero explicó que eso se debe a las posibilidades de funcionamiento de la oficina. Por otra parte, señaló que parte del sistema se vio afectado porque “muchos profesionales reservaban cupos por las dudas, sabiendo que era difícil conseguir hora, y luego no asistían”. Para él esto fue un motivo de colapso de este sistema, el hecho del “abuso y viveza criolla” a la hora de la reserva. 

Diego Stirling, presidente de la Asociación de Escribanos (AEU) del Uruguay, dijo a El Observador que, sin lugar a dudas, en la pandemia el sistema está "totalmente colapsado, lejos de una situación normal". Aclaró que los escribanos utilizan esta oficina para legalizaciones de firmas y rúbricas, y que en ambos casos se trata de documentos que se requieren con urgencia. Remarcó que una digitalización sería buena a futuro, pero de modo que se haga de una forma completamente virtual como sucede en otros países.

Al respecto de la posibilidad de continuar con la agenda web una vez finalizada la pandemia, como manejó Oxandabarat, Stirling declaró que "si la agenda vino para quedarse, que sea con más cupos, más recursos humanos o más documentos trabajados por hora" porque de momento se transformó en un proceso "muy tedioso" para los profesionales del área. 

A grandes rasgos, es esperable que se sigan atrasado los trámites de este estilo en el Poder Judicial porque hace pocas semanas ese 60% de actividad que había estado inactiva volvió a su normal funcionamiento. Pero ahora debe afrontarse el atraso de meses. Como indicó el vocero del Poder Judicial, no se trata de esta oficina en particular, sino que son todas las dependencias las que están con dificultades. 

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