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Las reuniones deben ser sistemáticas y de buena calidad

Economía y Empresas > Por Álvaro Pérez de Xn

Los hábitos y la gestión

Alcanzar las metas en una organización requiere disciplina en la gestión, lo que implica instalar hábitos. Uno de ellos tiene que ver con optimizar las reuniones de trabajo

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12 de septiembre de 2021 a las 05:00

Por Álvaro Pérez - Líder de Práctica, Estrategia y Gestión de Xn Partners

Si son como la mayoría de las personas, seguramente alguna vez habrán querido modificar alguna de sus rutinas más arraigadas y descubierto lo difícil que resulta hacerlo. Ya sea mejorar nuestra alimentación, ser menos sedentarios o proponernos leer más, instalar un nuevo hábito no es fácil, pero es un excelente mecanismo para mejorar como individuos. En las organizaciones sucede exactamente lo mismo.

El logro es uno de los mayores motivadores del ser humano, por lo tanto, no es llamativo que alcanzar las metas que nos habíamos establecido sea de las cosas más reconfortantes que podemos experimentar cuando formamos parte de una organización. Nos llena de energía y de orgullo, nos impulsa a seguir.

Pero las metas no se alcanzan solas. Alcanzar las metas en forma sistemática requiere disciplina en la gestión. Y lograr disciplina en la gestión implica instalar hábitos.

Para seguir con rigor los resultados, una de las herramientas más potentes de gestión son las reuniones. Deben ser reuniones sistemáticas y de buena calidad.

Para establecer el hábito de mantener estas reuniones de buena calidad es fundamental tener un buen sistema de reuniones establecido.

Un sistema de reuniones es una definición en la que se detalla cuál es el mínimo (pero necesario) conjunto de reuniones que debemos mantener para gestionar la organización. Se especifica, además, cuál es el tipo y objetivo de cada una de ellas (no todas las reuniones son iguales), quiénes deben participar, quién lidera la reunión, cuánto dura, qué periodicidad tiene y cuándo es, y cuáles son los requisitos (qué hay que traer preparado a la reunión y quién es el responsable de que suceda).

¿Cómo nos ayuda entonces un buen sistema de reuniones a instalar el hábito de reunirnos para gestionar la organización? En el libro Atomic Habits, James Clear habla sobre la formación de nuevos hábitos en las personas.

El autor desarrolla las “cuatro leyes de cambio del comportamiento”:

1. Hacerlo obvio

Disponer de elementos que nos recuerden, que visibilicen, que nos hagan obvio que hay que realizar la acción que queremos instalar como hábito.

Con respecto al sistema de reuniones, que todos tengan claro en qué reuniones periódicas debemos participar y tenerlas agendadas en nuestro calendario de antemano. Verlas ahí cuando revisamos nuestra semana, no solaparlas con otras actividades.

2. Hacerlo fácil

Disponer todo de forma de que sea sencillo ejecutar la acción; debemos eliminar cualquier elemento de fricción que nos genere pereza o represente una barrera.

Por ejemplo, que la sala para reunirnos ya esté reservada (o el link de acceso creado, en el caso de reuniones virtuales). Al tener una periodicidad definida el resto del equipo sabe que ese espacio está reservado y es “sagrado”, elegimos para las reuniones el momento más adecuado (día de la semana de menos carga, semana del mes cuando no hay cierres, etc.)

3. Hacerlo atractivo

Buscar elementos que hagan que ejecutar la acción sea algo disfrutable o, por lo menos, que no sea incómodo o aburrido.

En la definición de cada una de las reuniones podemos incorporar algún elemento “menos duro” (nos turnamos para traer bizcochos, incorporamos al principio un espacio acotado para buenas noticias o intercambios de camaradería). Recordemos que ser serios en la gestión, no implica ser aburridos o acartonados, son falsos opuestos.

4. Hacerlo satisfactorio:

Identificar la forma en que finalizar la acción nos genera satisfacción, la manera en que nos sentimos recompensados. Está muy vinculado a la sensación de logro y es lo que nos deja con ganas de repetir la acción en el futuro.

Esta parte puede costar un poco al principio, pero cuando empezamos a ser disciplinados en la ejecución de las reuniones, empieza a surgir la satisfacción que da el sentir que estamos “poniendo la casa en orden”, de que trabajamos más coordinados.

Sin embargo, la satisfacción mayor aparece cuando empezamos a ver el impacto que esto tiene en el desempeño de la organización, cuando se evidencia que el haber “agarrado el toro por las astas” realmente hace la diferencia.

Desarrollar una sólida disciplina de gestión en una organización no es un camino lineal y, cuando empezamos a recorrerlo, es normal tener épocas de mucho progreso y también momentos de recaída. Por eso es muy importante tener herramientas, como un buen sistema de reuniones, que nos ayuden en el proceso cumpliendo con las cuatro reglas.

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