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Auditoría en Sanidad Militar detectó falta de controles en la gestión de medicamentos
Una auditoría realizada por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) en la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas detectó falta de controles en el registro y control de medicamentos en los centros de atención periférica (CAP) y en las unidades militares (UM).
El informe, realizado por la Auditoría Interna de la Nación (AIN) fue elaborado en noviembre de este año, luego que técnicos del organismo analizaran el funcionamiento de diversas direcciones por un año y nueve meses (entre el 1º de enero de 2021 y el 31 de agosto de este año), con el objetivo evaluar los “controles implementados en la gestión de medicamentos” en Sanidad Militar.
En el documento, al que accedió El Observador, los auditores concluyen que si bien los controles implementados en la farmacia del Hospital Central y la división Abastecimiento se consideran “suficientes” y permiten garantizar “razonablemente su administración”, hay debilidades en la descentralización de la gestión, esto es en los centros de atención periférica y en las unidades militares.
En este sentido, mencionan que la información contenida en los sistemas “no permite un adecuado control de stock de los medicamentos en los centros de atención periféricos (CAP)”, que hay falta “oposición de intereses entre la custodia, almacenamiento y registro, para un adecuado seguimiento y control”, y que no existen actividades efectivas de “coordinación y de control” sobre la gestión de los medicamentos en las unidades militares (UM).
Para los auditores, también hay “controles insuficientes” en la dispensación que no aseguran si se están reutilzando las recetas, y “carencias en áreas claves” de la estructura de la Dirección General de Atención Periférica (DGAP) que “dificultan” el cumplimiento de sus “principales cometidos”.
“Se recomienda la evaluación integral de los controles implementados en la gestión realizada a través de los CAP y las UM, con el propósito de adoptar las acciones necesarias a fin de minimizar los riesgos a los cuales se encuentra expuesto el organismo y que podrían impactar en la: integridad, oportunidad y confiabilidad de la información; salvaguarda de recursos; y cumplimiento de la normativa vigente”, señala el documento.
El informe señala ocho hallazgos, de los cuales tres tienen un nivel de criticidad “extremo”, otros tres “alto” y los dos restantes son de carácter “medio”.
Los hallazgos de criticidad “extrema”
En la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas se atienden unas 130 mil personas, de las cuales 78 mil son militares y el resto son sus parejas o hijos. Además del hospital central, hay 15 centros de atención periférica (CAP), situados 8 en la zona metropolitana y 7 en el interior del país. También existen 106 unidades militares que custodian y administran sus propios stocks de medicamentos.
Uno de los principales hallazgos, señalado como “extremo”, refiere a las debilidades en el control de stock de los CAP. Señala que las tareas que realiza la Dirección General de Atención Periférica (DGAP) “no son suficientes” para asegurar su “adecuada custodia” porque no participa “sistemáticamente de los recuentos físicos realizados por los centros”.
Para hacer esta afirmación, los auditores mencionan que en 6 de los 9 CAP visitados por la DGAP no se realizaron “controles de stock”. Asimismo, según lo informado, no todas los CAP cumplen con la disposición de realizar balances mensuales.
“La DGAP habilitó al encargado de farmacia a realizar los ajustes en el stock cuando se detecten diferencias, sin un doble control que asegure la supervisión correspondiente. Cabe mencionar que las funciones de recepción, registro y custodia son realizadas por la misma persona. Solicitados los últimos recuentos efectuados no se presentaron los ajustes realizados, ni la justificación, y autorización de estos”, agrega el informe.
Señalan que en la visita a uno de los CAP, de una muestra de 43 medicamentos recontados, el 91% presentaba diferencias. También cuentan que el sistema presentaba medicamentos con saldo negativo cuyo stock físico superaba las 100 unidades, así como faltantes de mercadería que superan las 50 unidades.
Esta situación tiene como riesgo, dicen los auditores, que se pierdan o deterioren medicamentos, por lo que recomiendan establecer actividades de control que permitan a la DGAP participar de los recuentos físicos y asegurar la realización y presentación de los balances por parte de los CAP, con la participación de algún externo a la farmacia que asegure una adecuada oposición de intereses.
También piden delimitar las funciones de los participantes en el proceso de modo de establecer oposición de intereses sobre tareas incompatibles permitiendo a su vez identificar las responsabilidades, y recontar los medicamentos en custodia de los CAP, establecer un corte de operaciones que permita actualizar el inventario. Establecer controles periódicos y sistemáticos, identificar las diferencias y realizar los ajustes correspondientes con la debida supervisión y autorización.
Respecto al registro de los medicamentos en los CAP, los auditores dicen que la información para la gestión no es “íntegra y confiable” porque el sistema informático no posee fichas de stocks, ni se utilizan registros alternativos, no existe el concepto de “ajuste de inventario” en los asientos definidos por lo que no se pueden identificar, y no distingue perfiles de usuarios, con sus correspondientes implicancias en la seguridad de los datos.
Esta situación hace que exista riesgo de “sustracción de medicamentos” así como toma de decisiones inadecuadas sobre la gestión y falta de identificación de responsables.
Los auditores también consideran de una criticidad extrema los hallazgos en las unidades militares, donde hay “información insuficiente sobre la gestión de medicamentos”.
Las unidades militares no dependen jerárquicamente de Sanidad Militar, pero no hay actividades de coordinación, ni de control sobre la gestión de los medicamentos que reciben.
“Solicitada la información sobre el consumo de medicamentos en unidades y monto discriminado por UM, la misma no se pudo obtener dado que el sistema no cuenta con dicho reporte y el organismo no lo definió como un requerimiento”, dice el documento.
De acuerdo con los auditores, la DGAP no tiene acceso a los sistemas informáticos de las unidades militares ni a la información contenida en los mismos, ya que utilizan sistemas propios, no comunicados ni integrados con los de la Dirección de Sanidad. Esto supone varios riesgos como: dificultades en la toma de decisiones estratégicas y operativas; dificultad en el monitoreo de los bienes administrados; pérdida de recursos e ineficiencia en su uso.
Dada esta situación, recomiendan coordinar con los servicios sanitarios de las Fuerzas Armadas e implementar mecanismos de control sobre las unidades militares que permitan tener información íntegra y confiable de los consumos.
El informe también da cuenta de otros problemas en el control de la dispensación en los centros periféricos que pueden llevar a que se entreguen medicamentos a personas que no son usuarias o que se entreguen más de los que corresponden.
Ninguna farmacia está habilitada
Los auditores también se concentraron en analizar la estructura de la Dirección General de Atención Periférica (DGAP) y encontraron varias debilidades en la gestión que realiza en áreas claves para el cumplimiento de sus principales cometidos.
Entre los hallazgos mencionan que la jefatura del departamento de Logística se encuentra acéfala, y que la sección Control de Stock está sin conformar.
Estas funciones están siendo llevadas a cabo por la responsable de la sección Material Farmacéutico, que se integra por un químico encargado y 2 idóneos.
De hecho, el mismo químico farmacéutico tiene a su cargo la Dirección Técnica de las 15 farmacias correspondientes a los CAP, lo que tiene como consecuencia que “ninguna se encuentra habilitada por el MSP” dado que la ley establece que podrá tener a su cargo la dirección técnica de hasta dos establecimientos de 1ª o 2ª categoría en Montevideo y un máximo de tres en el interior.
